Khi nào doanh nghiệp cần ứng dụng giải pháp ERP?

Doanh nghiệp bạn mất nhiều thời gian để tổng hợp tài chính vào cuối tháng? Dự báo bán hàng dựa nhiều vào phỏng đoán hơn là số liệu chính xác? Doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc theo kịp khối lượng đơn đặt hàng và kết quả là sự hài lòng của khách hàng đang chững lại? Bạn không biết mình có bao nhiêu hàng tồn kho trong kho?… Khi bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh nào phát triển, khối lượng công việc cũng tăng theo cấp số nhân. Với việc thực hiện công việc trên các phần mềm riêng lẻ hoặc Excel đã không còn mang lại hiệu quả. Nếu điều này đang xảy ra thì đã đến lúc doanh nghiệp của bạn xem xét việc ứng dụng một giải pháp ERP.

>>> Đọc thêm: Tại sao giải pháp 3S ERP là lựa chọn hàng đầu cho nhiều doanh nghiệp lớn?

Không có gì ngạc nhiên khi ngày càng có nhiều công ty lựa chọn triển khai các giải pháp ERP để cải thiện hiệu quả kinh doanh của họ và định vị công ty của họ để tăng trưởng. Các giải pháp phần mềm này đóng vai trò là công cụ toàn diện cho phép bạn tích hợp tất cả các chức năng trên một phần mềm duy nhất, bạn chắc chắn sẽ đơn giản hóa công việc của mình trong khi vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

4 thời điểm cho thấy một doanh nghiệp cần ứng dụng giải pháp ERP

• Quá nhiều phần mềm cho các quy trình khác nhau

Nhân viên công ty bạn lưu trữ, theo dõi và xử lý thông tin như thế nào? Nhân viên kế toán có sử dụng một hệ thống để làm sổ sách trong khi nhân viên sales sử dụng một hệ thống khác để nhập các đơn hàng của khách vào không? Nhân viên ở kho cũng sử dụng một hệ thống giải pháp hoàn toàn khác? Nếu hầu hết các câu trả lời là ‘có’ thì khả năng tương tác kém là điều không tránh khỏi.

Nhiều doanh nghiệp sử dụng các hệ thống phần mềm khác nhau để quản lý các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Mặc dù một hệ thống phần mềm duy nhất có thể đủ để quản lý bộ phận nơi nó được sử dụng, thông tin mà nó nắm giữ có thể là vô hình đối với phần còn lại của doanh nghiệp. Để một doanh nghiệp hoạt động như một thực thể duy nhất, điều cần thiết là dữ liệu có thể kết nối giữa tất cả các bộ phận.

Sự thiếu nhất quán trong hệ thống có thể tàn phá cả một quá trình. Bắt đầu ở các hệ thống đầu-cuối hoạt động tách biệt với nhau khiến thông tin không chính xác từ doanh số bán hàng ảnh hưởng tiêu cực đến quản lý tồn kho. Kế đó bộ phận kế toán cũng không nhận được thông tin chính thức, kéo theo một loạt các hệ lụy cho ngân sách marketing và lương bổng.

Trong trường hợp đó, giải pháp ERP chính là bí quyết cho các doanh nghiệp khi gom tất cả các phần mềm lại thành một. Với một nguồn thông tin, dữ liệu cung cấp sẽ chính xác, thực tế hơn. Phần mềm ERP sẽ tích hợp các hệ thống để các hoạt động kinh doanh đều dựa trên một cơ sở dữ liệu đơn lẻ.

Bằng cách đầu tư vào giải pháp ERP và giữ tất cả thông tin ở một nơi đảm bảo rằng mọi người đều có quyền truy cập vào cùng một nhóm thông tin chính xác, cập nhật.

• Bộ phận kế toán mất nhiều thời gian hơn và gặp nhiều khó khăn

Thông thường, những dấu hiệu đáng chú ý đầu tiên cho thấy công ty của bạn cần phần mềm ERP sẽ đến từ bộ phận kế toán của bạn. Nếu nhân viên của bạn dựa vào hóa đơn trên giấy và đơn đặt hàng bán hàng và dành hàng giờ mỗi tuần để nhập chúng vào các hệ thống kế toán và bán hàng khác nhau thì bạn cần xem xét có bao nhiêu thời gian bị lãng phí cho các nhiệm vụ mà giải pháp ERP có thể xử lý ngay lập tức.

Điều tương tự cũng xảy ra với báo cáo tài chính, nếu mất nhiều thời gian để hợp nhất hoặc đối chiếu thông tin tài chính trên các hệ thống và thông qua vô số bảng tính, một giải pháp ERP có thể tạo ra tác động đáng kể. Với tất cả tài chính trong một cơ sở dữ liệu, nhân viên kế toán sẽ không phải mất hàng giờ để đăng tải thông tin, nhập lại số hoặc điều chỉnh dữ liệu theo cách thủ công. Nhân viên kế toán của bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn.

Hiệu quả của ứng dụng giải pháp ERP được thể hiện trên hai yếu tố: Thời gian tiết kiệm và độ chính xác và phân tích các con số trong kinh doanh là lợi thế thứ hai.

Với tất cả dữ liệu tài chính trong một cơ sở đơn nhất, nhân viên kế toán của công ty sẽ được giải phóng khỏi công việc giấy tờ khô khan, làm việc có năng suất hơn và cho ra những báo cáo quan trọng mà không có sự chậm trễ hay chống đối nào. Điều này hết sức quan trọng với hoạt động vận hành cơ bản của công ty và đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện năng suất.

>>> Đọc thêm: Nhân viên tư vấn hệ thống ERP – Họ là ai?

• Chưa có những trải nghiệm khách hàng tốt

Khi các công ty phát triển, một trong những thách thức lớn nhất của họ thường là quản lý hàng tồn kho. Đảm bảo rằng số lượng sản phẩm phù hợp ở đúng vị trí vào đúng thời điểm là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh.

Khi doanh số, hàng tồn kho và dữ liệu khách hàng tách biệt, nó có thể tạo ra các vấn đề nghiêm trọng trên toàn công ty của bạn. Nếu bạn hết một sản phẩm phổ biến, doanh số sẽ giảm cho đến khi lô hàng tiếp theo đến. Trong khi đó, nếu khách hàng gọi để hỏi về đơn hàng và nhân viên không thể theo dõi đơn hàng đó để xem liệu nó có được vận chuyển hay không, ngay cả trong kho, công ty của bạn sẽ bắt đầu phát triển tiếng tăm kém về độ tin cậy và dịch vụ.

Ứng dụng giải pháp ERP, nhân viên ở mọi bộ phận sẽ có quyền truy cập vào cùng một thông tin, cập nhật từng phút. Bộ phận kinh doanh có thể trả lời các câu hỏi của khách hàng về đơn hàng và tình trạng vận chuyển. Không cần phải cúp điện thoại và kiểm tra với bộ phận khác. Tốt hơn nữa, khách hàng sẽ có thể chỉ cần truy cập trực tuyến vào tài khoản của họ và xem thông tin trạng thái.

• Thật khó để nắm bắt thông tin doanh nghiệp ngay tại thời gian thực

Nếu ai đó hỏi bạn mức lợi nhuận trung bình của bạn là bao nhiêu, đơn đặt hàng mỗi ngày hoặc doanh số cho đến nay? Bạn sẽ mất bao lâu để tìm hiểu? Đối với các công ty phụ thuộc vào các phần mềm riêng lẻ hoặc Excel cần thời gian để đối chiếu thủ công và lập báo cáo. Tuy nhiên khi ứng dụng giải pháp ERP thì hoàn toàn khác, giám đốc điều hành có thể có được cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh bất cứ lúc nào, trong khi các nhân viên khác có thể nhận được thông tin họ cần để thực hiện công việc hiệu quả hơn. Ví dụ: đại diện bán hàng sẽ có thể xem lịch sử giao dịch đầy đủ của khách hàng và chủ động cải thiện tỷ lệ gia hạn trong khi tăng cơ hội bán hàng và bán chéo.

Kết luận

Doanh nghiệp ngày nay cần các công nghệ với các chức năng hoàn chỉnh có thể thu hẹp khoảng cách giữa quy trình kinh doanh và con người. Ứng dụng giải pháp ERP mang lại rất nhiều lợi ích về hoạt động, chiến lược và tổ chức. Điều này bao gồm từ: giảm chi phí và rút ngắn thời gian chu kỳ để cải thiện quản lý cung ứng và chuẩn hóa quy trình làm việc. Trên hết, các hệ thống ERP cung cấp một số lợi ích vô hình như tinh thần nhân viên cao hơn và hình ảnh công ty tốt hơn.