Cách sử dụng hệ thống ERP đầy đủ, chi tiết

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đã trở thành công cụ thiết yếu trong nhiều tổ chức hiện nay. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách áp dụng ERP hiệu quả vào hoạt động quản trị và điều hành. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng hệ thống ERP để doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa lợi ích của phần mềm này.

Hướng dẫn sử dụng hệ thống ERP chi tiết

Cách sử dụng hệ thống ERP chi tiết từ A-Z

Sau khi cài đặt hệ thống, nhà cung cấp sẽ tiến hành đào tạo và cung cấp các tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP chi tiết nhằm giúp tất cả nhân viên có thể áp dụng hệ thống thành thạo vào công việc. Cần lưu ý là cách sử dụng phần mềm ERP của mỗi nhà cung cấp sẽ có sự khác biệt. Trong phần dưới đây, ITG sẽ hướng dẫn một số bước cơ bản có thể áp dụng cho hầu hết giải pháp ERP để doanh nghiệp sử dụng hệ thống này một cách hiệu quả:

Đăng nhập và cấu hình hệ thống ERP

Trong hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP, bước đầu tiên mà người dùng cần làm là cài đặt hệ thống. Bước này bao gồm:

• Cấu hình chung cho các thông số như ngôn ngữ, đơn vị tiền tệ, và thiết lập máy chủ email để gửi thông báo từ hệ thống
• Cấu hình bảo mật giúp đảm bảo an toàn thông tin, bao gồm các tiêu chí như độ dài mật khẩu và chính sách khóa tài khoản

Đăng nhập và cấu hình hệ thống ERP

Hoàn tất các bước này giúp doanh nghiệp thiết lập hệ thống ERP cơ bản, đảm bảo người dùng có thể truy cập và sử dụng các chức năng cần thiết một cách hiệu quả và an toàn. Ngoài ra, các nhà cung cấp dịch vụ ERP cũng có trách nhiệm hướng dẫn doanh nghiệp về cách sử dụng phần mềm ERP, cài đặt và cấu hình hệ thống nếu cần thiết.

Chuẩn hóa dữ liệu kinh doanh và thông tin cần thiết

Một bước quan trọng cần lưu ý trong cách sử dụng hệ thống ERP là cấu trúc lại toàn bộ dữ liệu và chuẩn hóa quy trình hoạt động chung. Doanh nghiệp cần đặt ra các quy định về việc nhập dữ liệu như: Quy ước đặt tên, các trường bắt buộc, quy tắc cấu trúc lại dữ liệu cũ, xóa bớt dữ liệu rác/dữ liệu trùng lặp… nhằm đảm bảo tính đồng bộ trong hệ thống, giúp việc truy xuất và quản lý thông tin trở nên dễ dàng.

Bên cạnh đó, quy trình phối hợp, luồng thông tin đầu vào – đầu ra và dòng chảy dữ liệu giữa các bộ phận cũng cần được hệ thống lại để hệ thống vận hành hiệu quả hơn, giảm thiểu tình trạng tắc nghẽn thông tin.

Phân quyền quản lý và truy cập hệ thống

Hệ thống ERP cho phép các cấp quản lý và lãnh đạo có thể phân quyền cho những phòng ban hoặc cá nhân cụ thể trong doanh nghiệp xem, nhập, truy cập dữ liệu, và thao tác chức năng nhất định.

Thông thường, trong các tài liệu hướng dẫn cách sử dụng phần mềm ERP, nhà cung cấp sẽ có những chỉ dẫn chi tiết về cách chia sẻ và cấp quyền cho một tài khoản. Các thao tác thường khá đơn giản. Người dùng có thể đọc kỹ hướng dẫn để áp dụng hiệu quả.

Thiết lập luồng công việc (workflow) phù hợp với các module trong phần mềm ERP

Giải pháp ERP bao gồm nhiều chức năng: Mua hàng, bán hàng, tài chính kế toán, kho, nhân sự,…Sau khi đã phân quyền người dùng, cấp lãnh đạo có thể thiết lập luồng công việc (workflow) cho từng module chức năng theo thứ tự các bước, tác vụ, sự kiện và tương tác liên quan một cách khoa học để tự động hóa quy trình làm việc, đảm bảo thông tin, tài liệu và nhiệm vụ có thể luân chuyển dễ dàng cho các cá nhân, bộ phận khác nhau, giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót trong quá trình trao đổi thông tin.

Thiết lập quy trình kho trong ERP giúp doanh nghiệp quản lý xuất – nhập kho hiệu quả

Ví dụ, để sử dụng hiệu quả module quản trị hàng tồn kho trong phần mềm 3S ERP, nhà quản lý cần thiết lập luồng công việc khoa học từ quy trình nhập kho, quản lý hiện trạng kho, đến kiểm kê và xuất kho. Khi hàng hóa nhập kho, nhân viên chỉ cần quét mã QR code/Barcode, dữ liệu nhập hàng tự động cập nhật trên hệ thống ERP, đồng thời đề xuất vị trí sắp xếp hàng hóa phù hợp. Giao diện kho trên phần mềm ERP sẽ cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quan về tình trạng hàng hóa, giúp người quản lý theo dõi chi tiết các lô hàng, hạn sử dụng và các thông tin liên quan khác một cách dễ dàng. Khi xuất hàng, chỉ cần quét QR Code/Barcode, thông tin xuất hàng sẽ được hiển thị tức thời trên phần mềm.

Xem thêm: Tìm hiểu chức năng quản trị kho trong phần mềm 3S ERP

Sử dụng công cụ phân tích, báo cáo

Công cụ phân tích của ERP cung cấp báo cáo thực tế về tiến độ thực hiện những mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp đã đặt ra. Các báo cáo thường được thể hiện dưới dạng số liệu, biểu đồ trực quan giúp cấp quản lý theo dõi, đánh giá hiệu quả hoạt động của các phòng ban trong tổ chức dễ dàng, nhanh chóng nhìn ra những điểm tắc nghẽn và xu hướng của thị trường để đưa ra quyết định chính xác, kịp thời.

Dashboard báo cáo quản trị trong phần mềm 3S ERP

Thông thường, việc cài đặt màn hình dashboard và dữ liệu sẽ được ghi nhận đưa vào hệ thống báo cáo được nhà cung cấp phần mềm ERP thực hiện theo yêu cầu của doanh nghiệp trong quá trình thiết kế hệ thống hoặc được ghi lại trong tài liệu hướng dẫn cách sử dụng hệ thống ERP.

Sử dụng ERP hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất – kinh doanh mà còn mang lại sự minh bạch, chính xác trong việc ra quyết định của cấp lãnh đạo. 

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để triển khai ERP hiệu quả?

Triển khai ERP là một “bước tiến nhảy vọt” giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, tăng cường hiệu quả và đảm bảo tính minh bạch trong các hoạt động sản xuất – kinh doanh. Tuy nhiên, để việc sử dụng ERP đơn giản, dễ dàng hơn, doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống được triển khai hiệu quả, đáp ứng đúng các chức năng và yêu cầu đưa ra. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần chuẩn bị khi xây dựng hệ thống ERP:

Doanh nghiệp cần chuẩn bị triển khai ERP hiệu quả

• Xác định mục tiêu rõ ràng: Điều này giúp đảm bảo rằng hệ thống ERP sẽ phục vụ đúng nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
• Đánh giá hiện trạng hệ thống: Trước khi triển khai, lãnh đạo cần đánh giá hiện trạng sử dụng phần mềm tại doanh nghiệp, các hệ thống đang được sử dụng và hiệu quả mang lại để xác định những điểm mạnh và điểm yếu, từ đó xây dựng kế hoạch triển khai ERP hiệu quả hơn.
• Lựa chọn giải pháp ERP phù hợp: Doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô, ngành nghề và nhu cầu cụ thể của mình bằng cách xem xét các tính năng, khả năng tùy chỉnh, và khả năng mở rộng của hệ thống.
• Đào tạo và phát triển nhân sự: Đầu tư vào đào tạo, nâng cao kỹ năng cho nhân viên để nhằm giảm thiểu các rủi ro và sai sót trong quá trình vận hành.
• Lập kế hoạch: Một kế hoạch chi tiết bao gồm các bước triển khai, thời gian, nguồn lực và ngân sách cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát quá trình triển khai ERP. 
• Phân bổ nguồn lực: Phân bổ nguồn lực (nhân sự, tài chính) hợp lý là điều cần thiết để đảm bảo quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ.

Xem thêm: Bảng giá phần mềm ERP mới nhất

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp vẫn chưa biết nên bắt đầu triển khai ERP từ đâu, có thể tìm đến các đơn vị cung cấp và tư vấn ERP uy tín để được hỗ trợ.

ITG Technology là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực phát triển giải pháp ERP tại Việt Nam. Xuyên suốt gần 2 thập kỷ, ITG đã và đang đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp lớn trong hoạt động khảo sát, tư vấn và triển khai hệ thống ERP. Với kiến thức và kinh nghiệm được tích lũy từ các dự án thực tế, đội ngũ chuyên gia của ITG sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng lộ trình triển khai ERP phù hợp, tiết kiệm thời gian và chi phí nhất. ITG cũng cam kết sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp xuyên suốt quá trình từ khi tư vấn xây dựng dự án đến khi triển khai thành công, hỗ trợ đào tạo cách sử dụng hệ thống ERP sau golive và bảo hành sau nghiệm thu.

Nếu Quý khách hàng có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm ERP xin vui lòng liên hệ:

Công ty Cổ phần Công nghệ ITG – ITG Technology

Tầng 14, Tòa nhà Lilama 10, Đường Tố Hữu, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Email: info@itgtechnology.vn

Hotline tư vấn giải pháp: 092.6886.855