BÀI TOÁN ĐẶT HÀNG TỐI ƯU

Bài trước: Bài toán đánh giá hiệu quả của nhân viên kinh doanh

I. Giới thiệu chung

Mục tiêu của mua hàng là: – Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ về số lượng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá. – Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lượng mà khách hàng có thể chấp nhận được. Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản xuất, lưu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lượng tối ưu. Chất lượng tối ưu là mức chất lượng mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của người mua và như vậy người bán hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất. – Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá bán hàng. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình. Chi phí mua hàng không chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số lượng là bao nhiêu… để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất. Với nhiều bài toán nhỏ trong tổng thể bài toán đặt hàng tối ưu, Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP đã được nghiên cứu để giải quyết tất cả những vấn đề trên. Để mua hàng tối ưu, người mua hàng phải đưa ra các quyết định mua hàng chính xác: – Mua gì? Số lượng bao nhiêu? – Thời điểm nào? – Nhà cung cấp nào? II. Chi tiết giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP 1. Quy trình mua hàng

Chức năng đặt hàng tối ưu của hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP – MRP (hoạch định nhu cầu vật tư) chính là đầu vào quan trọng hỗ trợ quyết định mua hàng. Trong khuôn khổ bài này, tôi chỉ giới thiệu về chức năng này của hệ thống. 2. Chi tiết về MRP a) Xác định Mua gì? Số lượng bao nhiêu? -Đối với doanh nghiệp nhập khẩu và phân phối, việc xác định vấn đề trên dựa vào:

• Khả năng tiêu thụ: được hệ thống tính toán dựa trên các số liệu bán hàng từ các kì gần nhất, phân tích.

Ví dụ: Trong 3 tháng (6-9/2014), số lượng tiêu thụ mặt hàng A liên tục tăng từ 500 đến 1500 sản phẩm /tháng. Vậy khả năng tiêu thụ trong tháng 10/2014 có thể đạt được >=1500 sản phẩm. Đây cũng là một căn cứ quan trọng để đặt hàng.

• Tồn kho tức thời: Hệ thống cũng tính toán được lượng tồn kho tức thời dựa vào các số liệu hàng bán, số liệu tồn kho, nhập kho được lưu trong hệ thống.
• Số lượng hàng hóa đã đặt hàng chờ nhập kho
• Số lượng trên các đơn đặt hàng
• Tồn min-max: Lượng tồn min-max do người dùng tự quy định dựa trên các kinh nghiệm kinh doanh về sản phẩm đủ để hoạt động bình thường khi có đơn hàng gấp, chờ hàng mới về, khả năng lưu kho của doanh nghiệp,…

– Đối với doanh nghiệp sản xuất:

• Ngoài các yếu tố trên: Các doanh nghiệp sản xuất còn tính toán số lượng mua hàng theo định mức sản xuất.

Nhu cầu vật tư=(số lượng đặt hàng + dự báo tiêu thụ) x định mức sản xuất Trong đó: – định mức sản xuất chính là định mức các nguyên vật liệu cần để sản xuất ra 1 đơn vị sản phẩm. b) Xác định Thời điểm nào? -Xác định thời điểm mua hàng được thông báo trên hệ thống khi: (số lượng yêu cầu-số lượng tồn kho) > tồn min -Số lượng yêu cầu mua hàng được tính toán trên hệ thống, cùng với lượng tồn kho tức thời so sánh với tồn min để đưa ra các cảnh báo về mua hàng. c) Xác định Nhà cung cấp? – Việc xác định mua hàng của nhà cung cấp nào cũng rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hóa và tiến độ hoàn thành đơn hàng. – Xác định nhà cung cấp trên hệ thống dựa trên lịch sử giao dịch đã cập nhật: số lần giao hàng trễ hẹn? Các sản phẩm lỗi hỏng, phải trả lại? Giá sản phẩm? Khả năng đáp ứng?… – Việc xác định nhà cung cấp cũng ảnh hưởng đến thời điểm đặt hàng dựa trên thời gian đáp ứng số lượng đặt hàng của nhà cung cấp. Ví dụ: có nhà cung cấp cần 5 ngày mới có hàng nhưng cũng có nơi chỉ cần 3 ngày. Như vậy, hệ thống MRP đã giúp hoàn thiện tính năng hỗ trợ ra quyết định của giải pháp phần mềm ERP thông qua các phân tích từ số liệu trong hệ thống để giải quyết bài toán đặt hàng tối ưu, giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Bài tiếp: Quản trị bán hàng hiệu quả trong giải pháp ERP