QUẢN TRỊ KHO (PHẦN 2)

2. Các mô hình tồn kho Các mô hình tồn kho sau đây đều tìm cách giải đáp 2 câu hỏi quan trọng là: Nên đặt mua hàng với số lượng là bao nhiêu? Và khi nào thì tiến hành đặt hàng? 2.1. Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ – The Basic Economic Order Quantity Model) Mô hình này là một trong những kỹ thuật kiểm soát tồn kho phổ biến và lâu đời nhất, nó được nghiên cứu và đề xuất từ năm 1915 do ông Ford. W. Harris đề xuất, nhưng đến nay nó vẫn được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng. Khi sử dụng mô hình này, người ta phải tuân theo các giả định quan trọng sau đây: (1) Nhu cầu vật tư trong 1 năm được biết trước và ổn định (không đổi); (2) Thời gian chờ hàng (kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận hàng) không thay đổi và phải được biết trước; (3) Sự thiếu hụt dự trữ hoàn toàn không xảy ra nếu đơn hàng được thực hiện đúng; (4) Toàn bộ số lượng đặt mua hàng được nhận cùng một lúc; (5) Không có chiết khấu theo số lượng. Với những giả thiết trên đây, sơ đồ biểu diễn mô hình EOQ được thể hiện trong sơ đồ sau:

Theo mô hình này có 2 loại chi phí thay đổi theo lượng đặt hàng là chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng (Do trong mô hình này không cho phép thiếu hàng nên không tính chi phí do thiếu hàng, còn chi phí mua hàng cũng không ảnh hưởng đến sự thay đổi lượng hàng lưu kho trong mô hình này nên chúng ta không xét đến 2 loại chi phí này). Như vậy, mục tiêu của mô hình này là nhằm làm tối thiểu hóa tổng chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Hai chi phí này phản ứng ngược chiều nhau. Khi quy mô đơn hàng tăng lên, ít đơn hàng hơn được yêu cầu làm cho chi phí đặt hàng giảm, trong mức dự trữ bình quân sẽ tăng lên, đưa đến tăng chi phí lưu kho. Do đó mà trên thực tế số lượng đặt hàng tối ưu là kết quả của một sự dung hòa giữa hai chi phí có liên hệ nghịch nhau này.Để quá trình phân tích đơn giản hơn ta qui ước các ký hiệu như sau:

• D: Nhu cầu hàng năm;
• S: Chi phí đặt hàng cho 1 đơn hàng;
• H: Chi phí lưu kho cho 1 đơn vị hàng hoá;
• Q: Lượng hàng đặt mua trong 1 đơn đặt hàng(Qui mô đơn hàng);
• Cđh : Chi phí đặt hàng hàng năm;
• Clk : Chi phí lưu kho hàng năm;
• TC: Tổng chi phí tồn kho;
• Q*: Lượng đặt hàng tối ưu;
• T: Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng;
• ROP: Điểm đặt hàng lại;
• d: Nhu cầu hàng ngày;
• L: Thời gian chờ hàng

* Xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ: Chi phí đặt hàng hàng năm (Cđh) được tính bằng cách nhân chi phí đặt hàng cho 1 đơn hàng (S), với số đơn hàng mỗi năm. Mà số đơn hàng mỗi năm được tính bằng cách lấy nhu cầu hàng năm (D) chia cho số lượng hàng đặt mua trong 1 đơn hàng (Q). Như vậy, ta sẽ có được:

Biến số duy nhất trong phương trình này là Q; cả S và D đều là các tham số không đổi. Do đó, độ lớn tương đối của chi phí đặt hàng phụ thuộc vào số lượng hàng đặt mua trong 1 đơn hàng. Tổng chi phí lưu kho hàng năm (Clk) được tính bằng cách nhân chi phí lưu kho cho 1 đơn vị hàng hoá(H), với mức dự trữ bình quân -được xác định bằng cách chia số lượng hàng đặt mua trong một đơn hàng (Q) cho 2. Ta sẽ được:

Tổng chi phí tồn kho trong năm (TC) là tổng của chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho:

Ta có thể mô tả mối quan hệ của hai loại chi phí này bằng đồ thị sau:

Qua đồ thị trên, ta thấy lượng đặt hàng tối ưu (Q*) khi tổng chi phí đạt giá trị nhỏ nhất. Tổng chi phí nhỏ nhất tại điểm đường cong chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng cắt nhau. Do đó, lượng đặt hàng tối ưu sẽ được xác định như sau:

Như vậy, tổng chi phí tồn kho tối thiểu được xác định bằng cách thay giá trị qui mô đơn hàng tối ưu (Q*) vào phương trình tổng chi phí:

*Xác định điểm đặt hàng lại (ROP –Re-order Point) Thời gian chờ hàng (L) là thời gian cần thiết từ lúc đặt hàng đến khi nhận được hàng. Thời gian này có thể ngắn vài giờ, có thể dài tới vài tháng. Do đó phải tính toán được thời gian chờ hàng chính xác để tiến hành đặt hàng. Thời điểm đặt hàng được xác định tại thời điểm có mức tồn kho đủ cho nhu cầu sử dụng trong thời gian chờ hàng. Mức tồn kho đó gọi là điểm đặt hàng lại (ROP). ROP = Nhu cầu hàng ngày (d) x Thời gian chờ hàng (L) (6.4) Trong đó:

2.2. Mô hình lượng đặt hàng theo lô sản xuất (POQ – Production Order Quantity Model ) Trong mô hình EOQ, chúng ta đã giả định toàn bộ lượng hàng của một đơn hàng được nhận ngay trong một chuyến hàng. Tuy nhiên, có những trường hợp doanh nghiệp nhận hàng dần dần trong một thời gian nhất định. Trong trường hợp như thế chúng ta phải tìm kiếm một mô hình đặt hàng khác với EOQ. Một biến thể của mô hình EOQ cơ bản là mô hình lượng đặt hàng theo lô sản xuất (POQ). Mô hình lượng đặt hàng theo lô sản xuất được áp dụng trong trường hợp lượng hàng được đưa đến một cách liên tục, hàng được tích luỹ dần cho đến khi lượng đặt hàng được tập kết hết. Mô hình này cũng được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp vừa sản xuất vừa bán hoặc doanh nghiệp tự sản xuất lấy vật liệu để dùng. Trong những trường hợp này cần phải quan tâm đến mức sản xuất hàng ngày của nhà sản xuất hoặc mức cung ứng của nhà cung ứng. Trong mô hình POQ, cơ bản giống như mô hình EOQ, điểm khác biệt duy nhất là hàng được đưa đến nhiều chuyến. Bằng phương pháp giống như EOQ có thể tính được lượng hàng tối ưu Q*. Nếu ta gọi: p: Mức cung ứng(hay mức sản xuất) hàng ngày; d : Nhu cầu sử dụng hàng ngày; t : Thời gian cung ứng

2.3. Mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM – Quantity Discount Model) Để tăng doanh số bán hàng, nhiều công ty thường đưa ra chính sách giảm giá khi người mua mua với số lượng lớn. Chính sách bán hàng như vậy được gọi là bán hàng khấu trừ theo số lượng mua. Nếu chúng ta mua với số lượng lớn sẽ được hưởng giá thấp.Nhưng lượng dự trữ sẽ tăng lên và do đó chi phí lưu kho sẽ tăng. Xét về mức chi phí đặt hàng thì lượng đặt hàng tăng lên, sẽ dẫn đến chi phí đặt hàng giảm đi. Mục tiêu đặt ra là chọn mức đặt hàng sao cho tổng chi phí về hàng dự trữ hàng năm là bé nhất. Trường hợp này ta áp dụng mô hình khấu trừ theo số lượng DQM. Tổng chi phí về hàng tồn kho được tính như sau: Trong đó: Chi phí mua hàng = P.D Để xác định được lượng hàng tối ưu (Q*) trong một đơn hàng, ta tiến hành 4bước sau đây:

• Bước 1: Xác định các mức sản lượng đặt hàng tối ưu theo các mức đơn giá khác nhau, theo công thức:

Trong đó: I: Tỷ lệ % chi phí tồn kho tính theo giá mua một đơn vị hàng. P: Giá mua 1 đơn vị hàng. Chi phí lưu kho Hgiờ đây là I.P (vì giá cả của hàng hoá là 1 biến số trong tổng chi phí lưu kho).

• Bước 2: Điều chỉnh các mức sản lượng lên mức sản lượng được hưởng giá khấu trừ.
• Bước 3: Tính tổng chi phí của hàng tồn kho cho các mức sản lượng đã điều chỉnh, theo công thức :

• Bước 4: Chọn *Q nào có tổng chi phí của hàng tồn kho thấp nhất đã được xác định ở bước 3. *Q được chọn chính là sản lượng tối ưu của đơn hàng (qui mô đơn hàng tối ưu) với min TC .

2.4. Ứng dụng mô hình phân tích cận biên Một mô hình dự trữ khác thường được áp dụng là kỹ thuật phân tích cận biên. Nội dung của kỹ thuật này là khảo sát lợi nhuận cận biên trong mối quan hệ tương quan với tổn thất cận biên. Nhờ vào kỹ thuật phân tích cận biên nên ta có thể xác định mức tồn kho tối ưu cho nhiều mô hình tồn kho qua việc tính toán lợi nhuận cận biên MP (Marginal Profit) và tổn thất cận biên ML (Marginal Loss). Nguyên tắc: Chỉ tăng thêm 1 đơn vị hàng tồn kho khi MP >= ML

• Gọi P là tổng xác suất xuất hiện tính cho tất cả các trường hợp nhu cầu >= khả năng (hay là xác suất bán hết).

• (1-P) là tổng xác suất xuất hiện tính cho các trường hợp nhu cầu < khả năng (hay là xác suất không bán hết).

Như vậy, lợi nhuận cận biên mong đợi sẽ bằng xác suất bán hết hàng (P) nhân với lợi nhuận cận biên (MP). Tương tự, khoảng tổn thất cận biên cũng được tính bằng cách lấy xác suất không bán hết hàng (1-P) nhân với tổn thất cận biên. Nguyên tắc này được thể hiện bằng bất phương trình sau:

Từ biểu thức cuối cùng này, ta có thể định ra chính sách tồn kho để quản trị tồn kho hiệu quả: chỉ tăng thêm 1 đơn vị tồn kho nếu xác suất bán được cao hơn hoặc bằng tỷ số giữa tổn thất cận biên và tổng lợi nhuận cân biên với tổn thất cận biên. Áp dụng giải pháp ERP, hệ thống sẽ tự động tính toán chính xác các chỉ số theo các mô hình tồn kho, tùy thuộc vào hoạt động đặc thù của từng doanh nghiệp.