8 Lợi ích của ERP trong quản trị doanh nghiệp

Quản trị doanh nghiệp dựa trên phỏng đoán không còn là cách làm hiệu quả trong thời đại số. Những vấn đề nan giải trong khâu quản lý có thể được giải quyết dễ dàng hơn bằng cách sử dụng phần mềm ERP. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu!

Tại sao nên ứng dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp?

Trong nền kinh tế hội nhập, các doanh nghiệp có chung cơ hội và môi trường cạnh tranh bình đẳng: Cùng hoạt động trong thị trường toàn cầu hóa; có khả năng tiếp cận hàng hóa, nguyên liệu và dịch vụ giống nhau. Vì vậy, điểm tạo nên sự khác biệt giữa các doanh nghiệp nằm ở năng lực quản trị, khả năng điều hành và ra quyết định.

Một doanh nghiệp được quản trị tốt sẽ có nhiều lợi thế cạnh tranh hơn so với các doanh nghiệp khác. Việc “bám cứng” vào các cách làm cũ sẽ chỉ khiến doanh nghiệp khó thích nghi và phát triển. Chính vì vậy, phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning) đã ra đời như một giải pháp toàn diện và hữu hiệu, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các hoạt động, từ quản lý sản xuất, mua hàng, bán hàng, kho, tài chính đến tương tác với khách hàng…

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP mang lại nhiều lợi ích lớn khi áp dụng

Tại các tập đoàn đa quốc gia như: Unilever, P&G, Abbott, Samsung, Honda, Panasonic, Colgate, Nestlé…  việc ứng dụng ERP là hiển nhiên bởi đó là yếu tố cơ bản về quản trị. Lợi ích của ERP đã trở thành nhân tố tạo nên sự tăng trưởng vượt bậc của các tập đoàn này trong thời kỳ kinh tế khó khăn, đồng thời là chìa khóa giúp họ thực hiện chiến lược toàn cầu hóa nhanh chóng và dễ dàng. Các quyết định được thực hiện với các dữ liệu chính xác và một quy trình kết nối cung – cầu xuyên biên giới.

Ví dụ, Unilever hiện phân phối sản phẩm đến hơn 170 quốc gia trên toàn cầu. Tại sao tập đoàn này có thể quản lý và điều hành mạng lưới phân phối ở nhiều quốc gia như vậy? Đơn giản là bởi Unilever đã sử dụng hệ thống quản trị ERP để điều hành xuyên biên giới. Với sự hỗ trợ của ERP, các nhà lãnh đạo của Unilever có thể đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác. Nhờ đó, đem lại giá trị hàng tỷ USD hằng năm cho doanh nghiệp.

Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp lớn cũng đã nhận thấy lợi ích của ERP và quyết định đầu tư phần mềm này để nâng cao hiệu quả vận hành cho tổ chức. Một số cái tên tiêu biểu có thể kể đến như: Canon, Panasonic, Hitachi Astemo, Cosmos, Traphaco CNC, Aristino, Goshi Thăng Long, VIPIC1, Total Energy, Ngọc Khánh, Bao bì APP,…

Xem thêm: Case study các công ty sử dụng phần mềm ERP thành công tại Việt Nam

Đơn vị đứng sau sự thành công của những dự án ERP này chính là ITG Technology. Công ty đã và đang đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp FDI Nhật Bản, Hàn Quốc tại Việt Nam và các công ty VNR500 trong hành trình tư vấn, triển khai giải pháp ERP. Phần mềm 3S ERP do ITG nghiên cứu và phát triển nằm trong hệ sinh thái chuyển đổi số toàn diện, có thể kết nối toàn bộ quy trình tác nghiệp lõi của tổ chức trên một hệ thống duy nhất giúp doanh nghiệp dễ dàng hoạch định và tối ưu các nguồn lực quan trọng như: Tài chính, Con người, Nguyên vật liệu, Máy móc, Nhà xưởng,…

Đăng ký ngay để trải nghiệm những lợi ích nổi bật mà phần mềm 3S ERP mang lại:

8 Lợi ích của ERP trong công tác quản trị doanh nghiệp

Lợi ích ERP mang lại khi áp dụng trong doanh nghiệp bao gồm:

1. Cung cấp dữ liệu tập trung, minh bạch
2. Hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh, chính xác
3. Chuẩn hóa và tự động hóa quy trình nghiệp vụ
4. Nâng cao khả năng lập kế hoạch và dự báo
5. Tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp
6. Tăng cường khả năng phối hợp giữa các phòng ban
7. Nâng cao trải nghiệm khách hàng
8. Bảo mật dữ liệu và tăng cường kiểm soát nội bộ

8 Lợi ích nổi bật của ERP

Cung cấp dữ liệu tập trung, minh bạch

ERP giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản trị tập trung bằng cách kết nối dữ liệu và quy trình của tất cả bộ phận, chi nhánh trên cùng một nền tảng thống nhất. Mọi dữ liệu phát sinh đều được kết nối và đồng bộ với nhau, đảm bảo các bộ phận, chi nhánh cùng khai thác một nguồn thông tin duy nhất.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể loại bỏ tình trạng sai lệch số liệu giữa các phòng ban, giảm thời gian tổng hợp và đối chiếu số liệu, đồng thời nâng cao tính minh bạch trong công tác quản trị.

ERP cung cấp các báo cáo trực quan giúp nhà lãnh đạo có cái nhìn toàn diện về mọi hoạt động trong tổ chức

Hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh, chính xác

Một trong những lợi ích nổi bật nhất của ERP là giúp ban lãnh đạo rút ngắn thời gian ra quyết định. Thông qua hệ thống báo cáo và dashboard trực quan, đa chiều; phần mềm ERP sẽ cung cấp cho nhà quản trị bức tranh toàn cảnh về các hoạt động sản xuất – kinh doanh của tổ chức.

Các chỉ số như doanh thu, lợi nhuận, tồn kho, dòng tiền,… đều được cập nhật liên tục. Thay vì mất nhiều ngày tổng hợp báo cáo từ nhiều phòng ban, lãnh đạo có thể truy cập ngay các dữ liệu cần thiết chỉ với vài thao tác. Điều này giúp các lãnh đạo có thể đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn để doanh nghiệp thích ứng linh hoạt với những thay đổi của thị trường.

ERP cung cấp các dashboard, báo cáo trực quan giúp nhà quản trị ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn

Chuẩn hóa và tự động hóa quy trình nghiệp vụ

Phần mềm ERP có thể tự động hóa nhiều tác vụ trong doanh nghiệp như: Lập phiếu mua hàng, ghi nhận thông tin nhập – xuất kho, luân chuyển hồ sơ, phê duyệt chứng từ, gửi thông báo, lập báo cáo,… Từ đó, giải phóng nhân viên khỏi các công việc lặp đi lặp lại thường ngày để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và mang lại nhiều giá trị hơn.

Nhờ giảm đáng kể các thao tác thủ công, doanh nghiệp vừa nâng cao năng suất làm việc, vừa hạn chế lỗi phát sinh trong quá trình xử lý nghiệp vụ.

Nâng cao khả năng lập kế hoạch và dự báo

Hệ thống ERP không chỉ cung cấp các thông tin cần thiết liên quan đến hoạt động sản xuất, mua hàng, bán hàng, kho, tài chính… ở thời điểm hiện tại mà còn có thể đưa ra dự đoán về xu hướng thị trường và nhu cầu khách hàng dựa trên các dữ liệu lịch sử.

Bên cạnh đó, ERP còn tạo ra các báo cáo tự động với độ chính xác và độ tin cậy cao, cho phép các nhà quản trị đưa ra chiến lược nhập hàng, bán hàng, kế hoạch sản xuất và chuẩn bị chi phí, nguồn lực cần thiết… kịp thời. Nhờ khả năng lập kế hoạch chủ động dựa trên dữ liệu, doanh nghiệp có thể giảm rủi ro, tối ưu chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Chẳng hạn, trong phần mềm 3S ERP, phân hệ Trục kế hoạch sản xuất thông minh 3S SPS hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất dựa trên dữ liệu thực tế về đơn hàng, năng lực sản xuất và nguồn lực hiện có. Hệ thống tự động cân đối vật tư, máy móc và nhân lực, đồng thời cho phép điều chỉnh kế hoạch nhanh chóng khi có thay đổi, giúp nâng cao độ chính xác của dự báo và tối ưu hiệu quả sản xuất.

Đăng ký để trải nghiệm khả năng lập kế hoạch và dự báo toàn diện của 3S SPS tại đây:

Khám phá 3S SPS

Tăng cường khả năng phối hợp giữa các phòng ban

Cải thiện sự cộng tác trong tổ chức cũng là một lợi ích tiêu biểu của ERP. Phần mềm có thể thu thập dữ liệu từ các phòng ban khác nhau và tập hợp trên cùng một hệ thống. Nhờ đó, nhân viên của các bộ phận có thể phối hợp công việc chặt chẽ, hiệu quả hơn.

Ví dụ, khi sử dụng phần mềm quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp 3S ERP, nhân viên ở bộ phận bán hàng có thể theo dõi được số lượng hàng tồn kho trên hệ thống để biết đâu là mặt hàng đang bán chạy hay mặt hàng nào còn tồn nhiều để lên chiến dịch kinh doanh phù hợp.

Cải thiện sự cộng tác trong doanh nghiệp là một trong những lợi ích của ERP

Tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp

Ngoài khả năng cung cấp báo cáo và quản trị thông minh hỗ trợ cho việc ra quyết định, lợi ích của ERP còn được thể hiện ở khía cạnh tiết giảm chi phí vận hành tổng thể của doanh nghiệp.

Bằng cách giản lược hoặc loại bỏ các quy trình nhập liệu thủ công và công việc giấy tờ hành chính tốn thời gian, ERP giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí cho nhân sự nhập liệu. Các dữ liệu tài chính minh bạch liên tục được cập nhật theo thời gian thực cũng giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa các khoản chi phí bị thất thoát trong quá trình kinh doanh.

Bên cạnh đó, khả năng dự báo chính xác của ERP còn giúp doanh nghiệp lập kế hoạch mua hàng hiệu quả hơn, tránh tình trạng thiếu nguyên vật liệu phục vụ sản xuất hoặc dư thừa hàng tồn kho gây lãng phí.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Với sự trợ giúp của ERP, các tổ chức kinh doanh có thể tạo ra trải nghiệm khách hàng liền mạch và hoàn hảo. Thông qua khả năng tự động hóa quy trình, phần mềm giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian xử lý và tăng tốc độ phục vụ. Ngoài ra, phần mềm còn có thể lưu trữ các thông tin về lịch sử mua hàng cũng như dự báo nhu cầu chính xác giúp doanh nghiệp cung cấp đúng sản phẩm, dịch vụ vào đúng thời điểm. Nhờ đó, nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Giải pháp ERP giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng

Bảo mật dữ liệu và tăng cường kiểm soát nội bộ

Không chỉ đóng vai trò là “kho lưu trữ dữ liệu khổng lồ”, lợi ích của ERP còn được thể hiện ở khả năng bảo mật thông tin tuyệt đối. Việc lưu trữ dữ liệu trên một nền tảng thống nhất giúp giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu do các tác nhân bên ngoài và đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin.

Bên cạnh đó, quyền truy cập vào phần mềm cũng được quản lý chặt chẽ, đảm bảo chỉ có những người dùng được phân quyền mới có thể xem, nhập, truy cập dữ liệu. Ngoài ra, mỗi người dùng sẽ chỉ được truy cập vào những dữ liệu liên quan đến công việc của mình, nhờ đó hạn chế rủi ro rò rỉ thông tin.

Xem thêm: Khi nào doanh nghiệp nên ứng dụng ERP? 8 dấu hiệu nhận biết không nên bỏ qua

ERP mang lại giá trị gì cho từng bộ phận?

Mặc dù được triển khai trên toàn doanh nghiệp, lợi ích của ERP mang lại cho mỗi bộ phận lại không giống nhau:

• Ban giám đốc: ERP giúp lãnh đạo theo dõi sát tình hình vận hành của tổ chức thông qua dashboard tổng hợp; kiểm soát KPI, doanh thu, chi phí và hiệu quả hoạt động của từng phòng ban trên cơ sở dữ liệu chính xác để đưa ra quyết định nhanh hơn.
• Kế toán: Phần mềm ERP có thể tự động hóa nhiều nghiệp vụ như ghi nhận chứng từ, đối chiếu công nợ, hạch toán, lập báo cáo tài chính,… Dữ liệu được liên thông với bộ phận bán hàng, mua hàng, kho và sản xuất giúp kế toán giảm đáng kể thời gian tổng hợp số liệu.
• Sản xuất: ERP giúp bộ phận sản xuất dự báo nhu cầu và lập kế hoạch sản xuất chính xác hơn. Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ theo dõi lệnh sản xuất và nhu cầu nguyên vật liệu để giảm chậm tiến độ và tối ưu nguồn lực.
• Kho: Hệ thống ERP giúp bộ phận kho quản lý nhập – xuất – tồn chính xác theo mã hàng, vị trí và cảnh báo tồn kho tối thiểu, từ đó giảm hàng tồn, tránh thiếu hụt nguyên vật liệu hiệu quả.
• Mua hàng: Thông qua ERP, bộ phận mua hàng có thể theo dõi nhu cầu vật tư, quản lý nhà cung cấp, kiểm soát đơn mua và tối ưu kế hoạch cung ứng nhằm hạn chế thiếu hụt hoặc tồn kho dư thừa.
• Kinh doanh: Quản lý báo giá, đơn hàng, hợp đồng và công nợ khách hàng trên cùng một hệ thống, nâng cao tốc độ phản hồi và chất lượng dịch vụ.

Xem thêm: Các giai đoạn triển khai ERP. 10 bước triển khai phần mềm ERP thành công!

Những chỉ số doanh nghiệp có thể cải thiện sau khi triển khai ERP

Triển khai ERP thành công giúp doanh nghiệp cải thiện các chỉ số: Lead time, inventory, chi phí vận hành, độ chính xác tồn kho và tỷ lệ giao hàng đúng hạn.

Một số chỉ số được cải thiện sau khi triển khai phần mềm ERP

• Lead Time: ERP kết nối xuyên suốt các quy trình từ bán hàng, mua hàng, kho đến sản xuất, giúp thông tin được luân chuyển nhanh chóng mà không cần nhập liệu nhiều lần. Nhờ đó, thời gian xử lý đơn hàng, phê duyệt yêu cầu, chuẩn bị nguyên vật liệu và tổ chức sản xuất được rút ngắn đáng kể. Doanh nghiệp có thể đáp ứng đơn hàng nhanh hơn, giảm thời gian chờ của khách hàng.
• Inventory (Hàng tồn kho): ERP hỗ trợ lập kế hoạch mua hàng và sản xuất dựa trên nhu cầu thực tế. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho hợp lý, tránh tình trạng nhập hàng quá nhiều gây ứ đọng vốn hoặc thiếu nguyên vật liệu làm gián đoạn sản xuất.
• Chi phí vận hành: Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp nhiều nghiệp vụ như nhập liệu, phê duyệt, đối chiếu số liệu và lập báo cáo. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm các chi phí phát sinh do quy trình thủ công và dữ liệu rời rạc.
• Độ chính xác tồn kho: Ứng dụng ERP cho phép doanh nghiệp quản lý thống nhất các nghiệp vụ nhập, xuất, điều chuyển và kiểm kê trên một nền tảng duy nhất. Điều này giúp giảm sai lệch dữ liệu giữa các phòng ban và nâng cao độ tin cậy của báo cáo tồn kho.
• Tỷ lệ giao hàng đúng hạn: ERP giúp đồng bộ kế hoạch bán hàng, mua hàng, sản xuất và kho vận trên cùng một hệ thống. Từ đó, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc chuẩn bị nguyên vật liệu, bố trí năng lực sản xuất để đảm bảo tiến độ giao hàng.

Trên đây là 8 lợi ích của ERP mang lại cho doanh nghiệp giúp nâng cao năng lực quản trị, tối ưu chi phí và tăng khả năng cạnh tranh khi tham gia sân chơi toàn cầu. Quý doanh nghiệp cần tư vấn về phần mềm ERP mời liên hệ với chuyên gia của chúng tôi: 092.6886.855.