8 lý do tại sao hệ thống ERP quan trọng trong năm 2022

Với thị trường phần mềm ERP toàn cầu vào năm 2022, tác động của các hệ thống ERP là rõ ràng.

Lợi ích của hệ thống ERP là gì?

Các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được sử dụng bởi các tổ chức muốn quản lý các chức năng kinh doanh của họ trong một hệ thống tập trung và tích hợp. ERP thường được sử dụng bởi các công ty làm việc trong chuỗi cung ứng để giúp theo dõi tất cả các bộ phận chuyển động của sản xuất và phân phối. Phần mềm ERP có thể được sử dụng bởi một số ngành công nghiệp khác nhau bao gồm những ngành trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, các nhóm phi lợi nhuận, xây dựng và khách sạn. Tổ chức cần quản lý nhân viên, khách hàng và hàng tồn kho của họ đều có thể dựa vào lợi ích của ERP.

Phần mềm ERP lưu trữ tất cả dữ liệu đã nhập vào một cơ sở dữ liệu duy nhất, cho phép tất cả các bộ phận làm việc với cùng một luồng thông tin. Ngoài ra, tất cả các dữ liệu này có thể được tổ chức, phân tích và lập thành các báo cáo. Hệ thống ERP tập hợp quản lý khách hàng, nguồn nhân lực, kinh doanh thông minh, quản lý tài chính, hàng tồn kho và khả năng chuỗi cung ứng vào một hệ thống.

Tại sao nên sử dụng ERP?

Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được sử dụng để quản lý một số chức năng kinh doanh, nhưng làm thế nào nó tốt hơn các giải pháp khác? Mặc dù ERP có thể có các mục tiêu tương tự như các giải pháp khác, các tính năng độc đáo của nó khiến nó trở thành đối thủ cạnh tranh đặc biệt trong thị trường phần mềm. Dưới đây là 8 lý do tại sao tầm quan trọng của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) nên được xem xét bởi bất kỳ tổ chức nào.

1. Tiết kiệm nhiều tiền hơn

Mặc dù nhiều nhà cung cấp đã giới thiệu giá linh hoạt trong những năm gần đây, các gói ERP vẫn là một khoản đầu tư lớn. Đối với nhiều người, chỉ riêng chi phí lớn có thể có thể khiến công ty phải chi nhiều tiền. Tuy nhiên hệ thống ERP có thể cung cấp ROI tuyệt vời.

Đầu tiên, ERP thống nhất nhiều hệ thống phần mềm riêng lẻ trong tổ chức của bạn thành một hệ thống tập trung. Bằng cách thống nhất các hệ thống, bạn giúp nhân viên của bạn sử dụng thời gian của họ hiệu quả hơn. Với ERP, người dùng không phải tìm kiếm một phần thông tin trên nhiều hệ thống. Với cơ sở dữ liệu trung tâm, thông tin dễ lấy hơn nhiều. Hơn nữa, tổ chức của bạn tiết kiệm tiền với ERP bằng cách loại bỏ nhu cầu người dùng được đào tạo trên một số hệ thống. Điều này không chỉ làm giảm số tiền chi cho đào tạo mà còn làm giảm nỗ lực hậu cần. Thay vì lên lịch một vài buổi đào tạo với một số nhà cung cấp khác nhau, bạn chỉ cần liên lạc với một nhà cung cấp.

2. Hợp tác cải tiến

Các tính năng của ứng dụng ERP có thể thay đổi tùy thuộc vào yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp bạn.Như đã đề cập trước đây, cơ sở dữ liệu tập trung là một phần không thể thiếu làm nên sự độc đáo của ERP. Với cơ sở dữ liệu này, bạn cung cấp cho công ty của bạn một nguồn sự thật duy nhất để làm việc. Điều này giúp giảm bất kỳ lỗi nào do làm việc với dữ liệu không chính xác, giảm thêm chi phí.

Hơn nữa, một cơ sở dữ liệu trung tâm làm giảm sự đình trệ trong các dự án, vì tất cả các thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào dữ liệu mà họ cần. Không cần mất thời gian thủ công để tập hợp thông tin từ các nguồn khác nhau. Vì tất cả dữ liệu được lưu trữ, chia sẻ và truy cập thông qua một hệ thống duy nhất, không có vấn đề gì về mức độ chính xác, đầy đủ hoặc an toàn của các tệp dữ liệu.

3. Phân tích tốt hơn

Một cơ sở dữ liệu trung tâm về thông tin cũng hỗ trợ cải thiện phân tích và báo cáo của bạn. Vì hệ thống ERP và lưu trữ tất cả dữ liệu người dùng nhập vào, nó tạo nên một công cụ kinh doanh thông minh tuyệt vời. Miễn là nhà cung cấp của bạn cung cấp chức năng mạnh mẽ, phần mềm ERP giúp nhóm của bạn tạo các báo cáo khác nhau dễ dàng và nhanh hơn. Nếu như trước đây báo cáo có thể mất nhiều ngày nghiên cứu và tổng hợp thì với ERP chỉ mất vài phút.

Hầu hết các hệ thống ERP cung cấp bảng điều khiển có thể tùy chỉnh để giám đốc điều hành có thể xem báo cáo khi lần đầu tiên đăng nhập vào hệ thống. Các báo cáo này có thể bao gồm mọi thứ từ báo cáo thu nhập và chi phí đến KPI tùy chỉnh cung cấp cái nhìn sâu sắc về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Khả năng có quyền truy cập vào các báo cáo này nhanh chóng cho phép bạn và nhóm của bạn đưa ra quyết định tốt hơn nhanh hơn. Bạn không còn cần phải dựa vào nhân viên CNTT của mình để tạo các báo cáo mà bạn cần. Cuối cùng, các báo cáo thường đi kèm với các cấp truy cập, đảm bảo chỉ nhân viên có liên quan mới thấy dữ liệu của công ty có giá trị.

4. Cải thiện năng suất

Với các phương pháp truyền thống, các nhiệm vụ tẻ nhạt là hoàn toàn không thể tránh khỏi. Các nhiệm vụ như tạo báo cáo, theo dõi mức tồn kho, theo dõi bảng thời gian và xử lý đơn đặt hàng đã khiến nhân viên mất hàng giờ để hoàn thành. Ngoài việc chiếm thời gian, các quy trình này làm giảm tinh thần của nhân viên và có thể bị lỗi do con người. Sau giờ thứ mười một của việc nhập cùng một dòng dữ liệu vào các hình thức khác nhau, ngay cả những nhân viên giỏi nhất cũng bị ràng buộc mắc lỗi.

Nếu bạn chọn giải pháp phù hợp, một hệ thống ERP có thể tự động hóa các nhiệm vụ tẻ nhạt nhất của bạn. Cơ sở dữ liệu trong phần mềm ERP giúp loại bỏ các tác vụ dư thừa như nhập dữ liệu và cho phép hệ thống thực hiện các tính toán nâng cao trong vòng vài phút. Điều này giải phóng thời gian của các thành viên trong nhóm của bạn để làm công việc chu đáo hơn, tăng ROI của bạn. Từ đó, ERP tăng năng suất, hiệu quả và lợi nhuận của tổ chức của bạn.

5. Khách hàng hạnh phúc hơn

Quản lý khách hàng của bạn chưa bao giờ quan trọng như vậy. Trong thời đại kỹ thuật số của chúng ta, ngày càng có nhiều người chuyển sang internet để nhận được lời khuyên về việc nên mặc quần áo gì, ăn gì và sống như thế nào. Và với 84 % người tiêu dùng tin tưởng đánh giá trực tuyến nhiều như họ sẽ là một người bạn , ý kiến ​​khách hàng trước đây có tác động mạnh mẽ hơn bao giờ hết.

Cách tốt nhất để cải thiện sự hài lòng của khách hàng là cung cấp hàng hóa và dịch vụ lấy khách hàng làm trung tâm. ERP cung cấp điều này theo một vài cách khác nhau. Đầu tiên, hầu hết các hệ thống ERP đều được trang bị công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hoặc có thể dễ dàng tích hợp với một công cụ. Với một ERP, CRM của bạn có quyền truy cập dữ liệu trên các chức năng kinh doanh.

Cùng với thông tin liên hệ, một CRM tích hợp có thể hiển thị cho bạn các chi tiết như lịch sử đặt hàng và thông tin thanh toán. Điều này cho phép nhóm của bạn nhìn thấy khách hàng của mình một cách toàn diện hơn để hiểu rõ hơn về mong muốn và nhu cầu của họ. Khả năng hiển thị của khách hàng tăng lên giúp bạn xây dựng chiến lược bán hàng để cải thiện thế hệ khách hàng tiềm năng.

6. Đơn giản hóa việc tuân thủ và quản lý rủi ro

Khi các công ty phát triển và kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, có thể khó theo dõi tất cả các quy định khác nhau áp đặt cho doanh nghiệp của bạn. Ngay cả các công ty địa phương cũng cần phải lo lắng về các quy định khác nhau về môi trường, an ninh thông tin và nguồn nhân lực.

May mắn thay, nhiều hệ thống ERP được xây dựng với các quy định này để giúp bạn duy trì sự tuân thủ ở mọi giai đoạn. Hơn nữa, phần mềm ERP cung cấp các công cụ kiểm toán tích hợp để hỗ trợ ghi lại những thứ như sử dụng hóa chất và các quy định về thuế. Điều này làm cho việc lập báo cáo và gửi chúng đến cơ quan chủ quản có liên quan cực kỳ dễ dàng.

Ngoài ra, hệ thống ERP thường cung cấp các công cụ để quản lý rủi ro. Độ tin cậy và độ chính xác nâng cao của giải pháp này cải thiện quản lý tài chính tổng thể do có ít cơ hội xảy ra lỗi trong quá trình hạch toán. Các công cụ dự báo cũng cho phép người dùng dự đoán các sự kiện khi có nhu cầu, lao động và ngân sách. Với thông tin này trong tay, bạn có thể tạo ngân sách, lịch trình và kế hoạch phát triển sản phẩm an toàn hơn.

7. Cải thiện giám sát hàng tồn kho

Một thách thức lớn đối với các công ty đang phát triển là theo dõi và giám sát mức độ mở rộng hàng tồn kho của họ. Hệ thống ERP cho phép theo dõi hàng tồn kho của bạn ở mọi giai đoạn trong chuỗi cung ứng. Những công cụ này giúp bạn theo dõi mức tồn kho tại các kho khác nhau, mặt hàng nào đang được vận chuyển và mặt hàng nào đã sẵn sàng cho người tiêu dùng. Khả năng hiển thị kho tăng tối ưu hóa quá trình chọn, đóng gói và vận chuyển, loại bỏ tất cả các phỏng đoán.

Giám sát hàng tồn kho cũng thúc đẩy báo cáo, vì các công nghệ theo dõi cung cấp số liệu chính xác hơn. Với độ chính xác cao hơn do ERP cung cấp, các nhà quản lý kho có thể lấy dữ liệu thời gian thực trên kho của họ để đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn.

8. Cải thiện kế hoạch sản xuất

Cùng với việc quản lý hàng tồn kho của bạn, hệ thống ERP cũng quản lý sản xuất. ERP cung cấp cái nhìn sâu sắc về tất cả các hoạt động sản xuất, cho phép người dùng tối ưu hóa lịch trình sản xuất, thiết bị và lao động để tối đa hóa công suất.

Ngoài ra, ERP quản lý BOM và tài sản cố định của bạn. Với phần mềm này, người dùng có thể dễ dàng tạo và chỉnh sửa BOM cùng với theo dõi tất cả các thay đổi trước đó. Quản lý tài sản cố định cho phép người dùng lên lịch bảo trì thiết bị để giảm thời gian ngừng hoạt động bất ngờ, cải thiện lợi nhuận và mối quan hệ chuỗi cung ứng của bạn.

Tầm quan trọng của hệ thống ERP vượt xa chi phí, thời gian và công sức ban đầu liên quan đến việc triển khai nếu bạn chọn giải pháp phù hợp. Xem thêm các chức năng mà giải pháp ERP mang lại cho doanh nghiệp của bạn TẠI ĐÂY nhé.