5 tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán ứng dụng phần mềm đơn lẻ, rời rạc gây khó khăn trong quản lý, chưa hỗ trợ tối ưu cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo công ty và làm giảm năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Do đó cần một phần mềm quản lý doanh nghiệp có khả năng quản lý tổng thể và đồng nhất dữ liệu, số liệu được chuẩn hóa giúp lãnh đạo có cái nhìn toàn diện từ đó đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác. Và ERP đã đáp ứng được các yêu cầu này của doanh nghiệp đặc biệt là trong giai đoạn cách mạng công nghệ 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ như hiện nay. Tuy nhiên để triển khai thành công thì cần chọn một đối tác triển khai chất lượng. Vậy đâu là tiêu chí để lựa chọn đối tác cung cấp giải pháp ERP chất lượng?

Chọn được đơn vị cung cấp giải pháp ERP phù hợp là hoàn thành một nửa hành trình đến thành công

1.Năng lực của nhà cung cấp

Tại sao Nestle lại nhận được trái ngọt từ hệ thống ERP trong khi Hershey’s phải hứng lấy trái đắng thất bại cũng chính dự án ERP? Câu trả lời chính là việc lựa chọn nhà cung cấp ERP. Chính vì vậy khi lựa chọn đối tác triển khai ERP thì một cuộc điều tra nho nhỏ về năng lực của nhà cung cấp không bao giờ thừa cả. Kết quả nên bao gồm báo cáo tài chính được công bố, định hướng của công ty và đội ngũ quản lý của họ. Bằng cách so sánh kết quả, bạn sẽ có được một ý tưởng khá rõ về nhà cung cấp mạnh nhất. Bên cạnh đó bạn có thể tham khảo các dự án họ đã từng triển khai, những đơn vị cùng ngành nghề với bạn đã triển khai ERP từ nhà cung cấp đó để có thể lựa chọn được đối tác cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

2.Giải pháp công nghệ phù hợp với quy trình làm việc của doanh nghiệp

Mỗi công ty, một ngành nghề lại có một quy trình làm việc, đặc thù sản xuất, quản lý… khác nhau. Thậm chí cùng một công ty nhưng ở các giai đoạn khác nhau, quy trình làm việc cũng có những điểm khác biệt. Vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét, kiểm định khắt khe với những đơn vị cung cấp ERP đóng gói. Bởi ERP đóng gói thiếu tính cá nhân. Tức là ERP đóng gói chỉ có khả năng phục vụ những nhu cầu chung. Những nhu cầu mang tính đặc trưng của riêng doanh nghiệp thì ERP đóng gói sẽ không đáp ứng được. Việc lựa chọn đơn vị triển giải pháp ERP theo yêu cầu có giá thành cao nhưng tương ứng với mức giá ấy là giải pháp ERP có khả năng tùy biến theo yêu cầu từ doanh nghiệp. Lợi thế kinh doanh của doanh nghiệp sẽ vẫn được đảm bảo.

Bên cạnh đó, khi lựa chọn đối tác cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể xem xét khả năng tích hợp của ERP với các công cụ như: E-mail marketing, máy chấm công vân tay, máy đọc code, máy cảm biến( áp dụng với các đơn vị sản xuất)…để có thể hỗ trợ tốt nhất quá trình quản trị doanh nghiệp.

3.Các chính sách hỗ trợ

Một nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP phải có ít nhất 3 chính sách hỗ trợ là: chính sách tư vấn, chính sách hỗ trợ triển khai ERP, chính sách bảo hành.

• Chính sách tư vấn: một nhà cung cấp giải pháp ERP chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệp sẽ biết thế nào là quy trình tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn và vấn được cho doanh nghiệp về quy trình quản lý phù hợp, dù DN đã có quy trình quản lý hay chưa thì việc tìm được nhà cung cấp có khả năng tư vấn quy trình cũng rất quan trọng.
• Chính sách hỗ trợ triển khai ERP: dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 là vô cùng quan trọng. Trong quá trình triển khai sẽ có nhiều vấn đề phát sinh như lỗi phần mềm, hiểu sai quy trình, khách không hiểu cách dùng,… Do đó, dịch vụ hỗ trỡ online hay offline đều là cần thiết.
• Chính sách bảo hành ERP: dịch vụ hỗ trợ khách hàng sau khi dự án kết thúc quan trọng. Doanh nghiệp sử dụng ERP trong suốt quá trình hoạt động. Khi phần mềm có trục trặc thì đương nhiên nhà cung cấp phải có trách nhiệm sửa chữa, bảo dưỡng.

4.Tham khảo ý kiến khách quan của các khách hàng đã và đang sử dụng giải pháp

Người đánh giá khách quan nhất về chất lượng sản phẩm, dịch vụ của nhà cung cấp chính là những khách hàng đã và đang sử dụng sản phẩm, dịch vụ đó. Bạn nên tham khảo các thông tin về sự thành công hay tính hiệu quả của giải pháp ứng dụng cho các khách hàng có quy mô và lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh tương tự như doanh nghiệp của bạn. Các giải pháp có thương hiệu, giàu kinh nghiệm và uy tín, đã áp dụng thành công ở nhiều khách hàng sẽ có khả năng thành công nhiều hơn so với các giải pháp từ nhà cung cấp ít kinh nghiệm và uy tín.

Người đánh giá khách quan nhất về chất lượng giải pháp ERP chính là khách hàng đã sử dụng sản phẩm đó.

5.Phần mềm có khả năng tùy biến, chỉnh sửa và mở rộng

Trong quá trình doanh nghiệp hoạt động và phát triển cũng có thể có thể mở rộng quy mô, thay đổi quy trình sản xuất…. Vì vậy phần mềm quản lý doanh nghiệp cần phải linh động tùy biến được thì mới có thể đáp ứng đươc yêu cầu thay đổi của doanh nghiệp theo thời gian. Bạn có thể lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP có khả năng chỉnh sửa dễ dàng nhờ cấu trúc hay đặc thù kỹ thuật, đặc trưng tính năng của phần mềm để thuận lợi cho việc nâng cấp, mở rộng sau này…Các doanh nghiệp vừa nên lựa chọn giải pháp nội địa vì nhà cung cấp nội địa dễ dàng đáp ứng các yêu cầu chỉnh sửa, tùy biến tính năng hơn các sản phẩm ngoại, do nhà sản xuất phần mềm cũng là đơn vị triển khai dự án. Các giải pháp từ nhà cung cấp lớn trên toàn cầu có thể mạnh về các mô hình quản lý đa lĩnh vực nhưng chưa chắc đã phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam và đặc biệt là không theo kịp được sự thay đổi của các chế độ, chính sách và cơ chế quản lý của Việt Nam vốn thay đổi hàng năm.

Chọn đúng nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP chất lượng sẽ giúp công ty chuẩn bị phần nền tảng, hỗ trợ đào tạo, giúp giảm bớt quá trình chuyển đổi, xử lý rủi ro gặp phải và luôn đồng hành cho đến khi quá trình chuyển đổi hoàn tất. Có thể lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp để đi cùng và bạn đã hoàn thành một nửa hành trình đến thành công ERP. Trên đây là một số tiêu chí giúp bạn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp ERP.