TRIỂN KHAI ERP – BAO NHIÊU % PHỤ THUỘC VÀO DOANH NGHIỆP

Thông thường các doanh nghiệp hay nghĩ rằng việc triển khai dự án phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP thành công hay không phần lớn phụ thuộc vào sản phẩm phần mềm và nhà cung cấp phần mềm. Từ đây dẫn đến một kết luận sai lầm rằng nếu như dự án phần mềm ERP thất bại thì đồng nghĩa với việc phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP và nhà cung cấp phần mềm không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp.

Triển khai giải pháp ERP là một quá trình làm công tác tư tưởng, chuẩn hoá chức năng phần mềm, biến đổi phần mềm, hướng dẫn sử dụng và bước cuối cùng là vận hành sản phẩm trong công việc hàng ngày. Trong các bước này chỉ có bước thứ 2 (biến đổi phần mềm) là hoàn toàn phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm. Các bước khác đều ít nhiều có liên quan đến khách hàng. Theo EFFECT, sự thành công của dự án triển khai giải pháp ERP phụ thuộc trên 50% vào chính doanh nghiệp triển khai giải pháp ERP.

Ban quản lý dự án triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP không đủ mạnh sẽ ảnh ảnh hưởng to lớn đến sự thành công của dự án.

Một ban quản lý dự án đủ mạnh bên phía doanh nghiệp, có đủ quyền quyết định và có những thành viên có kinh nghiệm trong quản lý điều hành là yếu tố tiên quyết đầu tiên cho sự thành công của dự án triển khai giải pháp ERP. Nếu không có ban quản lý đủ mạnh và sát sao thì dự án sẽ rất dễ bị thất bại do không vượt qua được hàng chuỗi các khó khăn.

Khách hàng hơn ai hết cần hiểu và nói lên được “mình muốn gì?”

Có thể ban đầu, doanh nghiệp không có phương pháp để trình bày các mong muốn của mình nhưng qua thời gian tìm hiểu, học hỏi kể cả phải mất tiền cho hợp đồng tư vấn thì doanh nghiệp sẽ phải hiểu được một cách cụ thể “mình muốn gì”. Khi doanh nghiệp không hiểu được một cách cụ thể “mình muốn gì” thì họ sẽ không có đủ tự tin để nghiệm thu các chức năng của phần mềm khi chúng được hoàn thành. Các nhân viên tiếp nhận phần mềm khi đó cho dù không có lý do gì để “bắt bẻ” hoặc nói rằng chức năng chưa hoàn thành theo yêu cầu nhưng họ cũng không “giám” ký vào biên bản nghiệm thu chức năng vì họ còn “mơ hồ” về yêu cầu của doanh nghiệp và do đó không muốn chịu trách nhiệm khi xác nhận chức năng đã hoàn thành theo yêu cầu.

Các kế hoạch làm việc ngắn hạn thường liên quan đến các yêu cầu mà nhà cung cấp phần mềm cần xử lý. Khi nhân viên tiếp nhận phần mềm không nắm được “mình muốn gì” thì sẽ không giám ký vào văn bản để “chốt” lại rằng các yêu cầu đã được đưa ra xong. Họ luôn thoái thác về mốc thời gian đưa ra yêu cầu vì sợ trách nhiệm về việc không đặt ra được “đủ” yêu cầu cho phần mềm. Trong mọi trường hợp vẫn phải cần các mốc thời gian để đưa ra các yêu cầu (đặc biệt là hệ thống báo cáo của chương trình), nếu nhân viên tiếp nhận phần mềm luôn khất lần về thời hạn này sẽ dễ gây ra nhận xét của các nhân viên triển khai phần mềm về sự “thiếu thiện chí” trong việc đưa ra yêu cầu của nhân viên tiếp nhận phần mềm và sinh ra sự căng thẳng trong quan hệ giữa hai bên.

Như vậy, việc các nhân viên tiếp nhận phần mềm không nắm chắc các yêu cầu cụ thể của mình sẽ dẫn đến sự kéo dài hoặc gây khó khăn cho quá trình triển khai dự án phần mềm ERP.

Hệ thống dữ liệu ban đầu của doanh nghiệp để nạp vào phần mềm (như dữ liệu kế toán, dữ liệu ban đầu cho các modules phần mềm ERP khác…) chưa chuẩn.

Nhiều trường hợp doanh nghiệp không thể có nhanh được các dữ liệu ban đầu ở mức “đã chuẩn” (đã đúng) để nạp vào phần mềm. Đó là các dữ liệu danh mục (danh mục khách hàng, danh mục vật tư, danh mục nhân sự…), các dữ liệu số dư (bảng cân đối kế toán ban đầu, bảng tồn kho vật tư…) và các dữ liệu khai báo cho các modules phần mềm ERP ngoài kế toán nhất là các dữ liệu khai báo về quy trình sản xuất làm đầu vào cho module quản trị sản xuất. Ngoài ra doanh nghiệp cũng chậm chạp trong việc chuẩn hoá các bảng mã (bảng mã khách hàng, mã vật tư…). Tiến độ dự án đôi khi bị chậm đi rất nhiều bởi các sự chậm trễ này nhất là khi doanh nghiệp phải cần một khoảng thời gian để chỉnh sửa dữ liệu (trên Excel hoặc trên phần mềm cũ khác đang đươc sử dụng) trước khi nạp vào phần mềm mới.

Trình độ nghiệp vụ và thao tác trên máy tính của đội ngũ nhân viên tiếp nhận phần mềm sẽ ảnh hưởng đến tiến độ triển khai dự án.

Khi đội ngũ nhân viên tiếp thu và sử dụng phần mềm chậm chạp hoặc được hướng dẫn sử dụng nhiều lần vẫn không “nhớ” được các thao tác thì việc kiểm thử chương trình theo dữ liệu thực tế cũng bị chậm chạp. Tệ hơn nữa là nhân viên sử dụng chương trình không biết cách kiểm tra xem chương trình đã chạy đúng hay chưa chức năng mà mình đang có trách nhiệm sử dụng. Sự thành công của dự án nhanh hay chóng do đó phụ thuộc nhiều vào kiến thức và trình độ của đội ngũ nhân viên tiếp nhận phần mềm bên phía doanh nghiệp.

Quá tải đội ngũ nhân viên làm chậm tiến độ dự án triển khai phần mềm

So với trước khi triển khai dự án phần mềm, các nhân viên bên phía doanh nghiệp có thể phải làm việc nhiều hơn gấp 2 lần, điều này đôi khi còn ảnh hưởng đến cả tâm lý của nhân viên. Nếu họ không ý thức được rõ ràng về việc cần bố trí thời gian thích hợp cho dự án phần mềm thì họ sẽ rất dễ bị cuốn vào các công việc “cấp bách” vốn vẫn thuộc về trách nhiệm của họ từ trước đến nay và vì thế tiến độ triển khai phần mềm sẽ bị ảnh hưởng. “Quá tải đội ngũ nhân viên” là một trọng những yếu tố nói nên rằng sự thành công của dự án triển khai giải pháp phần mềm ERP phụ thuộc rất nhiều vào chính doanh nghiệp sẽ áp dụng phần mềm ERP.

Các lý do khách quan và chủ quan khác từ phía doanh nghiệp ảnh hưởng đến tiến độ triển khai dự án phần mềm ERP

Việc dự án phải tạm ngưng triển khai một thời gian phần lớn có lý do từ phía doanh nghiệp. Vì số lượng nhân viên tiếp nhận phần mềm thông thường lớn hơn số lượng nhân viên triển khai phần mềm bên phía nhà cung cấp và phần mềm được triển khai tại doanh nghiệp nên có rất nhiều lý do mà dự án triển khai phần mềm phải tạm ngưng như: doanh nghiệp tiến hành sát nhập, chia tách, doanh nghiệp chuyển địa điểm làm việc, doanh nghiệp cổ phần hoá… Có những doanh nghiệp phải ngưng triển khai dự án hàng tháng vài ngày để thực hiện việc quyết toán tháng hoặc chỉ để tính và phát lương cho nhân viên. Các ảnh hưởng do thay đổi nhân sự cũng diễn ra nhiều hơn so với lý do thay đổi nhân sự từ bên phía nhà cung cấp phần mềm.

(Sưu tầm)