TỔNG QUAN ERP GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP

Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp – ERP, là hệ thống giải pháp công nghệ tích hợp toàn bộ hoạt động của các phòng ban cũng như chức năng của toàn bộ công ty vào một hệ thống duy nhất nhằm đáp ứng những nhu cầu cụ thể của các chứng năng kinh doanh.

Bài viết này sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin để trả lời các câu hỏi:

1. ERP là gì?

2. ERP có thể nâng cao hiệu quả công việc kinh doanh trong doanh nghiệp của bạn như thế nào?
3. Triển khai một dự án ERP sẽ mất bao lâu?
4. ERP sẽ được ứng dụng trong doanh nghiệp của tôi như thế nào?
5. Liệu phần mềm quản lí tài nguyên doanh nghiệp (ERP) có phù hợp với doanh nghiệp của tôi?
6. Chi phí cho ERP thực sự gồm những khoản gì?
7. Khi nào doanh nghiệp của tôi sẽ được hưởng lợi từ ERP, và lợi ích của nó như thế nào?
8. Đâu là những chi phí tiềm ẩn của ERP
9. Tại sao các dự án ERP thường thất bại?
10. Các công ty tổ chức các dự án ERP của họ như thế nào?

ERP là gì?

Việc xây dựng một giải pháp duy nhất mà có thể đáp ứng được nhu cầu của những người làm việc trong lĩnh vực tài chĩnh cũng như hỗ trợ cán bộ nhân sự và quản lý kho. Mỗi phòng ban về cơ bản đều có một hệ thống máy tính riêng được tối ưu theo những cách thức cụ thể phù hợp với từng phòng ban. Nhưng với giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP thì công việc của tất cả các phòng ban đó sẽ được kết hợp vào cùng một chương trình phần mềm tích hợp đơn để các phòng ban khác nhau có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và kết nối với nhau. Việc tích hợp này có thể sẽ đem lại được rất nhiều ích lợi nếu như các công ty phát triển và ứng dụng phần mềm đó một cách đúng đắn.

Lấy ví dụ về việc nhận một đơn đặt hàng của khách hàng. Về cơ bản, khi một khách hàng đặt hàng thì đơn đặt hàng đó bắt đầu hành trình chủ yếu là trên giấy tờ, sau đó được luân chuyển từ bộ phận nghiệp vụ này sang bộ phận khác khắp công ty, và đơn hàng thường được nhập vào hay được nhập lại vào trong hệ thống máy tính của các phòng ban trong suốt lộ trình luân chuyển của đơn đặt hàng đó. Tất cả quá trình lang thang vòng quanh các bộ phận nghiệp vụ trong công ty sẽ dẫn đến tình trạng trì hoãn hoặc làm mất các đơn hàng và tất cả việc nhập liệu vào các hệ thống máy tính khác nhau sẽ gặp trục trặc. Trong khi, không ai trong công ty đó thực sự nắm bắt được thông tin về tình trạng của đơn hàng đó tại một thời điểm bất kỳ bởi vì không có cách nào khác. Ví dụ đối với phòng tài chính để truy nhập vào hệ thống máy tính của bộ phận quản lý kho để biết được liệu mặt hàng đang được khách hàng yêu cầu đã được xuất kho hay chưa. “Bạn sẽ phải gọi điện đến hỏi thông tin ở bộ phận quản lý kho” là điệp khúc khách hàng đã quá “ngán ngẩm”.

Với giải pháp ERP không cần tồn tại những hệ thống riêng lẻ tại các phòng tài chính, nhân sự, sản xuất và quản lý kho. ERP thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm tích hợp duy nhất gồm nhiều phân hệ mà mỗi phân hệ chính là một phần mềm đơn lẻ trước kia. Tài chính, sản xuất và quản lý kho tất cả vẫn có những phần mềm tương ứng cho từng lĩnh vực, nhưng lúc này phần mềm này được tích hợp để một cá nhân nào đó làm trong lĩnh vực tài chính có thể nhìn vào dữ liệu trong phân hệ quản lý kho để xem liệu một đơn đặt hàng đã được chuyển hàng chưa. Phần mềm ERP của hầu hết các nhà cung cấp đều rất linh động để bạn có thể mua và cài đặt vài phân hệ cần thiết cho doanh nghiệp mà không cần phải mua tất cả các phân hệ. Ví dụ, nhiều công ty sẽ chỉ cài đặt một phân hệ tài chính hay nhân sự của hệ thống phần mềm ERP tại một thời điểm còn những phân hệ khác sẽ dành cho dịp khác.
ERP có thể nâng cao hiệu quả công việc kinh doanh trong doanh nghiệp của bạn như thế nào?

Hy vọng lớn nhất của giải pháp phần mềm ERP đối với việc các lợi ích mà nó đem lại chính là một kiểu nâng cấp cách thức nhận đơn đặt hàng và thúc đẩy đơn đặt hàng đó thành cơ hội bán hàng tạo doanh thu nhanh nhất – nói cách khác đó là tối ưu hóa quá trình thực hiện đơn đặt hàng. Đó là lý do tại sao ERP thường được coi là phần mềm “backdoor” của doanh nghiệp. Nó không xử lý được quá trình bán hàng trả trước (mặc dù hầu hết các nhà cung cấp phần mềm ERP đều đã phát triển phần mềm CRM hoặc các nhà cung cấp CRM theo yêu cầu mà có thể làm điều này); hay đúng hơn, ERP nhận đơn đặt hàng của khách hàng và cung cấp một sơ đồ quy trình thao tác trong phần mềm để tự động hóa các bước dọc theo quy trình thực hiện đó. Khi một nhân viên dịch vụ khách hàng nhập đơn hàng của một khách hàng vào hệ thống ERP, người ấy sẽ có tất cả những thông tin cần thiết để thực hiện đơn đặt hàng đó.

Mọi người ở các phòng ban khác nhau đều nhìn thấy thông tin như nhau và có thể cập nhật những thông tin đó. Khi một phòng ban nào đó hoàn thành những bước cần thiết theo đúng quy trình đối với đơn đặt hàng đó thì hệ thống ERP sẽ tự động chuyển nó sang phòng khác để thực hiện bước tiếp theo trong quy trình kinh doanh. Để tìm một đơn đặt hàng ở bất cứ thời điểm nào, chỉ cần truy nhập vào hệ thống ERP bạn hoàn toàn có thể theo dõi và nắm bắt được đơn đặt hàng đó ngay lập tức. May mắn thay, quá trình tìm kiếm đơn đặt hàng sẽ triển khai nhanh như điện ngang qua toàn bộ công ty và khách hàng để nhận được đơn đặt hàng nhanh hơn, hạn chế tối đa sai sót có thể nảy sinh so với trước đây. ERP có thể đem lại sự kỳ diệu tương tự cho các quy trình kinh doanh khác, như vấn đề lợi ích của nhân viên hay lập báo cáo tài chính.Ít nhất đó chính là ước mơ mà ERP vươn tới, tuy nhiên, thực tế còn nhiều nan giải.

Quá trình đó có thể có hiệu quả và bản chất nó là đơn giản. Người trong bộ phận tài chính đã làm công việc của họ, những người ở bộ phận quản lý kho cũng làm những công việc của mình, và nếu như có gì đó trục trặc bên ngoài các phòng ban đó thì vấn đề đó là của người khác. Không thể kéo dài lâu hơn nữa, với ERP, các nhân viên dịch vụ khách hàng không chỉ dừng ở việc nhập liệu tên của ai đó vào một máy tính nữa mà màn hình ERP trợ giúp họ thành những nhân viên kinh doanh cừ khôi. Liệu khách hàng có thanh toán đúng hẹn? Liệu chúng ta có thể giao hàng theo đơn đặt hàng đúng thời hạn hay không? Đó là những quyết định mà các nhân viên dịch vụ khách hàng trước đây chưa hề phải làm, và câu trả lời sẽ ảnh hưởng đến khách hàng và các phòng ban khác trong công ty. Tuy nhiên, không phải chỉ nhân viên dịch vụ khách hàng phải thức tỉnh. Mọi nhân viên ở bộ phận quản lý kho những người vẫn thường lưu giữ thông tin hàng hóa trong đầu của họ hoặc trên những mẩu giấy mà bây giờ cần phải đưa các thông tin đó vào hệ thống trực tuyến. Nếu họ không làm, những nhân viên phục vụ khách hàng sẽ không nắm bắt đầy đủ những thông tin về hàng tồn kho trên màn hình và họ sẽ nói với khách hàng rằng mặt hàng khách hàng yêu cầu trong kho đã hết. Việc giải trình, trách nhiệm và giao tiếp trước đây chưa hề được kiểm tra như vậy.

Người ta không thích thay đổi và ERP yêu cầu họ thay đổi cách thức làm việc. Đó là lý do tại sao giá trị của ERP quá khó để đo lường. Phần mềm này bản chất không quan trọng bằng việc thay đổi tư duy và qui trình làm việc của công ty. Nếu bạn dùng ERP để cải thiện phương thức nhận đơn đặt hàng, sản xuất hàng hóa, vận chuyển hàng hóa và thanh toán, bạn sẽ nhận được giá trị đích thực từ phần mềm này. Nếu chỉ đơn giản dừng ở việc cải đặt phần mềm này mà không thay đổi phương thức làm việc, thì bạn có thể không nhân được bất cứ ích lợi – thực tế, phần mềm mới này thậm chí sẽ làm chậm tiến độ công việc của bạn nếu như bạn chỉ thay thế một phần mềm cũ kỹ mà mọi người đã quen thuộc bằng một phần mềm mới mà không ai thao tác.

Triển khai một dự án ERP sẽ mất bao lâu?

Triển khai giải pháp ERP không phải là một công việc dễ dàng đồi với tất cả các công ty. Đừng bao giờ tin khi các nhà cung ứng ERP nói với bạn rằng triển khai giải pháp này chỉ mất từ ba đến 6 tháng. Thời gian triển khai mà ngắn như vậy thì sớm muộn gì bạn cũng sẽ gặp phải sự cố. Với các công ty nhỏ việc triển khai giải pháp này bị giới hạn trong một khu vực nhỏ của công ty, hay công ty chỉ sử dụng các giải pháp hoạch định về tài chính trong hệ thống phần mềm ERP (trong trường hợp này, hệ thống phần mềm ERP sẽ trở thành một hệ thống kế toán đắt tiền). Để áp dụng đúng giải pháp phần mềm ERP, bạn sẽ phải thay đổi phương thức hoạt động của công ty và phương pháp mà các nhân viên đang tiến hành công việc của họ. Và việc thay đổi như vậy không thể tránh việc ảnh hưởng đến toàn bộ công ty. Dĩ nhiên, nếu phương pháp điều hành công ty của bạn là hoàn toàn tốt (toàn bộ các đơn đặt hàng được hoàn thành đúng thời hạn, năng suất của công ty bạn cao hơn các đối thủ khác, và khách hàng của bạn hoàn toàn hài long), trong trường hợp này thì không có lí do gì mà bạn phải quan tâm đến giải pháp ERP cả.

Điều quan trọng là không nên chỉ tập trung vào việc xem xét tiến hành giải pháp này trong bao lâu – nỗ lực chuyển đổi sang giải pháp phần mềm ERP thực sự thường mất từ một đến ba năm. – nhưng trên hết bạn cần phải hiểu vì sao bạn cần giải pháp này và làm thế nào bạn có thể áp dụng nó để cải thiện doanh nghiệp của mình.

Tuy nhiên, qua một vài năm, những thay đổi nhờ có Internet đã giúp các nhà cung ứng giảm đáng kể thời gian cung cấp các mô đun ERP. Quá trình triển khai nhanh chóng này (có nghĩa là thời gian triển khai chỉ tính bằng tuần chứ không tính bằng năm) là kết quả của việc phân phối loại phần mềm ERP mới được gọi dịch vụ theo yêu cầu hay còn gọi là phần mềm như một dịch vụ (SaaS). Các ứng dụng của giải pháp ERP theo yêu cầu và ERP SaaS (như là toàn bộ nguồn nhân lực (HR) và tài chính) đều do bên thứ ba cung cấp và khách hàng chỉ cần truy cập vào các ứng dụng phần mềm ERP dành cho nhiều người (hay còn gọi là các ứng dụng ERP chia sẻ) bằng cách kết nối Web. Do phần mềm này không cần phải được cài đặt giống như các ứng dụng theo yêu cầu truyền thống nên thời gian triển khai có thể được rút ngắn một cách đáng kể so với việc triển khai các ứng dụng ERP theo yêu cầu.

ERP sẽ được ứng dụng trong doanh nghiệp của tôi như thế nào?

Có 5 lí do chính khiến các công ty tiến hành triển khai giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP.

Tích hợp thông tin tài chính – Vì ban quản trị luôn phải cố gắng để hiểu được toàn bộ quá trình hoạt động của công ty nên có thể sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc nắm rõ tình hình thực sự của công ty mình. Bộ phận tài chính có những bản ghi chép về doanh thu riêng, doanh số bán lại có bản ghi chép kiểu khác, và mỗi bộ phận khác nhau của công ty lại có thể có những bản ghi chép riêng của mình về doanh thu mà họ đóng góp cho công ty. Giải pháp ERP sẽ tạo ra một bản ghi chép duy nhất mà không ai có thể nghi ngờ bởi vì áp dụng giải pháp này có nghĩa là tất cả các bộ phận trong công ty đều sử dụng một hệ thống đồng bộ.

Tích hợp thông tin về đơn đặt hàng của khách hàng – Các hệ thống phần mềm ERP có thể trở thành nơi lưu trữ đơn đặt hàng của khách hàng từ khi người đại diện dịch vụ khách hàng nhận đơn đặt hàng cho đến khi công ty chuyển hàng đến cho khách hàng và bộ phận tài chính giao hóa đơn. Thay vì phân bố các thông tin này ở nhiều hệ thống khác nhau mà các hệ thống này không thể liên lạc với nhau thì bằng cách tích hợp thông tin trong một hệ thống phần mềm sẽ giúp công ty có thể tìm thấy các đơn đặt hàng dễ dàng hơn nhiều và có thể sắp xếp một cách có trật tự khâu sản xuất, kiểm kê và vận chuyển hàng hóa ở nhiều nơi khác nhau cùng một lúc.

Tiêu chuẩn hóa và đẩy nhanh quá trình sản xuất – Các công ty sản xuất – đặc biệt là các công ty muốn có được quá trình sáp nhập và thâu tóm – thường thấy rằng các sản phẩm đa doanh nghiệp trong toàn bộ công ty đề có cùng một chức năng nhưng lại sử dụng những phương pháp và những hệ thống máy tính khác nhau. Hệ thống phần mềm ERP có những phương pháp tiêu chuẩn để tự động hóa một số khâu trong quá trình sản xuất. Tiêu chuẩn hóa những quá trình này và sử dụng một hệ thống máy tính được tích hợp duy nhất có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và giảm nhân công.

Giảm lượng hàng tồn kho – giải pháp phần mềm ERP giúp cho quá trình sản xuất thuận lợi hơn, và nó cũng cải thiện một cách rõ ràng quá trình hoàn thiện đơn đặt hàng trong công ty. Điều này có thể giúp công ty giảm được các vật liệu tồn kho được sử dụng để làm ra sản phẩm (cải thiện hàng tồn kho) và nó sẽ giúp người sử dụng trong việc lên kế hoạch phân phối cho khách hàng, giảm lượng hàng hóa thành phẩm tồn khở các cảng vận chuyển hàng và các nhà kho. Để cải thiện được khâu phân phối của mình bạn cần cung cấp cho các chi nhánh một phần mềm nhưng giải pháp ERP cũng sẽ giúp bạn làm điều này.

Tiêu chuẩn hóa thông tin về nguồn nhân sự – Đặt biệt trong các công ty có nhiều bộ phận kinh doanh, nguồn nhân sư không thể có được một phương pháp thống nhất,đơn giản để tìm ra thời gian làm việc của các nhân viên và trao đổi với họ về lợi nhuận và các dịch vụ. ERP có thể làm được điều này.

Trong cuộc đua để giải quyết những vấn đề như vậy, các công ty thường không thấy được rằng giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP bao gồm tất cả các khâu mà một công ty áp dụng trong quá trình kinh doanh của mình. Trong khi hầu hết các giải pháp tổng thể đều là toàn diện thì mỗi ngành công nghiệp lại có những cách riêng của mình làm cho họ trở thành duy nhất. Hầu hết các hệ thống phần mềm ERP đề được thiết kế cho các công ty sản xuất riêng lẻ sử dụng, những công ty này không giống như những nhà sản xuất theo dây truyền (các công ty về dầu, hóa chất và đồ dùng đều đánh giá các sản phẩm của mình theo một dây truyền chứ không phải là theo từng bộ phận riêng lẻ). Mỗi ngành công nghiệp này phải phối hợp với những nhà cung ứng giải pháp phần mềm ERP khác nhau để chuyển đổi các chương trình ERP cốt lõi sang các giải pháp ERP mới mà họ cần.

Để chỉ ra các vấn đề liên quan đến công nghiệp và các nhu cầu của khách hàng, gần đây, những nhà cung ứng ERP đã bắt đầu đưa ra các ứng dụng phù hợp để đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng dù là yêu cầu nhỏ nhất. Giải pháp ERP cũng cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng nhằm đáp ứng mọi yêu cầu cho dù là một hay nhiều khách hàng, nhưng những ứng dụng tổng thể ngày nay đang hướng vào các ngành công nghiệp như là: bán lẻ, truyền thông, các sản phẩm công dụng, công nghệ cao, lĩnh vực công chúng, giáo dục và ngân hàng. Ngoài ra, các nhà cung ứng ERP còn cung những ứng dụng phù hợp hơn nữa để thu hút sự quan tâm của mỗi các nhân trong vùng sản xuất rộng hơn. Những ứng dụng của giải pháp ERP này sẽ cung cấp từ các sản phẩm tiêu dùng cho đến việc xây dựng cho các công ty nhiệt lạnh điều hòa không khí (HVAC), hàng không và quốc phòng.

Liệu phần mềm quản lí tài nguyên doanh nghiệp (ERP) có phù hợp với doanh nghiệp của tôi?

Một việc rất quan trọng đối với các công ty là tìm hiểu xem liệu cách thức kinh doanh của họ có phù hợp với ERP chuẩn trước khi hoàn thành kiểm tra và bắt đầu thực thi chúng hay không. Lí do phổ biến nhất mà các công ty không hào hứng với các dự án ERP trị giá nhiều triệu đôla là vì họ nhận ra phần mềm không hỗ trợ một trong những quá trình kinh doanh quan trọng nhất của họ. Tại thời điểm đó họ có thể làm hai việc: thứ nhất họ có thể thay đổi quá trình kinh doanh để phù hợp với phần mềm, điều đó có nghĩa là sẽ có những thay đổi sâu sắc trong cung cách kinh doanh đã tồn tại từ rất lâu rồi (cái tạo nên lợi thế cạnh tranh) và thúc đẩy vai trò và trách nhiệm của những người quan trọng (điều rất ít công ty hào hứng). Hay họ có thể thay đổi phần mềm để phù hợp quá trình làm việc, điều này có thể làm chậm tiến độ dự án và tạo ra những lỗi nghiêm trọng cho hệ thống và làm khó việc nâng cấp phần mềm cho những phiên bản mới của nhà cung cấp dịch vụ phần mềm ERP bởi vì việc phát triển theo yêu cầu khách hàng sẽ cần phải xé nhỏ và viết lại cho phù hợp với phiên bản mới.

Hiển nhiên việc chuyển sang ERP là một cơ hội gây tranh cãi và chi phí đầu vào đủ để làm những giám đốc tài chính điềm tĩnh nhất bối rối. Ngoài việc ghi ngân sách cho chi phí phần mềm, các giám đốc tài chính nên có kế hoạch viết các phiếu kiểm tra để tổng hợp các ý kiến cố vấn, tái khởi động dự án, kiểm tra tích hợp và một danh sách dài các chi phí phát sinh trước khi ERP bắt đầu chứng tỏ lợi ích của chúng. Đánh giá thấp chi phí hướng dẫn người sử dụng các qui trình làm việc mới có thể dẫn đến một cơn sốc đột ngột cho toàn bộ nhóm thực hiện và gây ra thất bại khi đánh giá các yêu cầu tích hợp cơ sở dữ liệu và chi phí của phần mềm phát sinh để sao chép mẫu báo cáo cũ. Một vài sơ xuất trong khâu lên kế hoạch và dự thảo ngân sách có thể gây ra tình trạng không kiểm soát được chi phí ERP tăng theo hình xoắn ốc nhanh hơn các kế hoạch thực hiện bất kì hệ thống thông tin nào khác.

Chi phí cho ERP thực sự gồm những khoản gì?

Một trong những nghiên cứu hay được nhắc đến về tổng chi phí sở hữu (TCO) của ERP được Meta Group hoàn thành năm 2002. (hiện nay là Gartner). Nghiên cứu tổng chi phí này bao gồm chi phí cho phần cứng, phần mềm, dịch vụ chuyên nghiệp, và đội ngũ nhân viên công ty. Chi phí này cũng bao gồm phí lắp đặt ban đầu và hai năm tiếp theo đó là phí thực cho việc bào dưỡng, nâng cấp và tối ưu hóa hệ thống khi công việc của bạn cần. Trong 63 công ty được khảo sát gồm các công ty lớn, vừa và nhỏ của một ngành công nghiệp – tổng chi phí cho việc sở hữu ERP trung bình là 15 triệu đôla (chi phí cao nhất là 300 triệu đô và thấp nhất là 400.000 đôla). Trong khi rất khó khăn để đánh giá một con số chính xác về những nỗ lực của các công ty với ERP, Meta kết luận với một con số chứng minh rằng ERP rất đắt không cần biết quy mô của công ty sử dụng chúng. Tổng chi phí cho việc sở hữu ERP của công ty sử dụng ít nhất trong thời gian hai năm là con số đáng kinh ngạc 53.320 đôla.

Kết quả của cuộc khảo sát hơn 1.680 công ty sản xuất ở tất cả các cỡ được Aberdeen Group tiến hành năm 2007 cho thấy mối tương quan giữa qui mô sử dụng ERP và tổng chi phí. Báo cáo của Aberdeen nhận xét: “khi công ty phát triển, số người sử dụng tăng lên theo đó là chi phí cho phần mềm và dịch vụ cũng tăng lên”. Ví dụ, theo kết quả khảo sát, một công ty có doanh thu dưới 50 triệu đôla hi vọng chỉ phải trả 384.295 đôla trong tổng chi phí cho ERP. Một công ty cỡ trung bình với doanh thu từ 50 đến 100 triệu đôla sẽ phải trả trung bình trên 1 triệu đô trong tổng chi phí và chi phí này sẽ là 3 triệu đô đối với các công ty lớn hơn với doanh thu từ 500 đến 1 tỉ đôla. Và con số đó sẽ lên tới 6 triệu đô trong tổng chi phí ERP cho những công ty có doanh thu trên 1 tỉ đôla.

Khi nào doanh nghiệp của tôi sẽ được hưởng lợi từ ERP, và lợi ích của nó như thế nào?

Đừng nên hi vọng có thể tiến hành một cuộc cách mạng kinh doanh của bạn với ERP. ERP là một giải pháp tập trung vào điều chỉnh các hoạt động diễn ra trong nội bộ doanh nghiệp chứ không phải là với khách hàng, nhà cung cấp, hay các đối tác. Dĩ nhiên là giải pháp này sẽ mang lại lợi ích không nhỏ nếu bạn kiên trì chờ đợi. Theo kết quả nghiên cứu của Meta trên 63 công ty, sau khi lắp đặt hệ thống mới (trong 31 tháng), để có thể thấy được những lợi ích của hệ thống mới phải mất thêm khoảng 8 tháng nữa. Nhưng mỗi năm hệ thống ERP này sẽ tiết kiệm cho doanh nghiệp khoảng 1,6 triệu đô la.

Một điều thú vị là theo kết quả khảo sát của Aberdeen tiến hành năm 2007 với đối tượng là hơn 1.680 các nhà sản xuất thuộc mọi quy mô, những công ty quan tâm nhất đến hệ số thu hồi đầu tư (ROI) khi bắt đầu tiến hành lắp đặt ERP đều đạt được kết quả khả quan hơn so với mong đợi so với những công ty không để ý đến hệ số này. Hiệu suất sản xuất của những công ty có kết quả kinh doanh tốt nhất theo đánh giá của Aberdeen Group đều tăng lên 93% sau khi sử dụng hệ thống ERP với những biện pháp như cắt giảm chi phí, đánh giá tình hình định kỳ, giảm số nhân viên hoặc thuê lại, cải thiện chất lượng.

Đâu là những chi phí tiềm ẩn của ERP

Cho dù các công ty khác nhau có những nguồn ngân sách khác nhau, những công ty đã từng triển khai giải pháp ERP đều thống nhất cho rằng một số chi phí cố định thường bị đánh giá không đúng, có thể là nhiều hơn hoặc ít hơn. Với những hiểu biết sâu sắc trong lĩnh vực kinh doanh, những doanh nghiệp ủng hộ giải pháp ERP đã liệt kê dưới đây những chi phí khiến ngân sách lạm phát.

Đào tạo -Các doanh nghiệp từng có kinh nghiệm triển khai ERP đều thống nhất cho rằng đào tạo là một trong những chi phí thường bị coi nhẹ trong dự tính ngân sách. Chi phí đào tạo cao là do nhân viên phải học một loạt những quy trình hoàn toàn mới chứ không chỉ là một giao diện phần mềm mới. Tệ hơn, những công ty đào tạo bên ngoài lại có thể không giúp được gì cho doanh nghiệp. Những công ty đào tạo này chỉ tập trung vào hướng dẫn cách sử dụng phần mềm chứ không dạy cách kinh doanh của doanh nghiệp. Hãy tự mình soạn ra một bản chương trình xác định và giải thích rõ ràng những quy trình kinh doanh của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng sau khi ứng dụng hệ thống ERP. Một giám đốc CNTT đã thuê giáo viên ở một trường kinh doanh trong vùng phát triển và dạy khóa đào tạo kinh doanh ERP cho các nhân viên của mình. Hãy nhớ rằng với ERP, các nhân viên tài chính cũng sử dụng một phần mềm giống như nhân viên quản lý kho và cả hai bộ phận này đều nhập vào những thông tin có ảnh hưởng lẫn nhau. Để làm việc này một cách chính xác, họ phải hiểu được công việc của những bộ phận khác trong công ty đang được tiến hành như thế nào trước khi ứng dụng hệ thống ERP. Cuối cùng là phụ thuộc vào ngành CNTT của bạn và người phụ trách kinh doanh tiến hành mở các khóa đào tạo này. Vì thế hãy tập hợp những gì bạn nghĩ là nên đưa vào khóa đào tạo ERP, xem xét kỹ lại các vấn đề. Đây sẽ là lần đầu tư ERP hiệu quả nhất của bạn.

Tích hợp và kiểm tra -Kiểm tra kết nối giữa các gói ERP và các phần mềm doanh nghiệp khác cũng là một trong những chi phí thường bị coi nhe. Một công ty sản xuất truyền thống có thể có những ứng dụng bổ sung từ hệ thống thương mại điện tử, chuỗi cung cho đến các phầm mềm tính toán thuế bán hàng, mã vạch. Tất cả đều yêu cầu kết nối với ERP. Nếu bạn có thể mua các bản bổ sung từ nhà cung ứng ERP là tốt nhất. Nếu bạn muốn tự mình thiết lập các kết nối, hãy nghĩ đến những tình huống xấu. Cũng giống như đào tạo, kiểm tra khả năng tích hợp của ERP phải được tiến hành theo một biện pháp hướng quy trình. Các công ty từng ứng dụng ERP đều khuyên rằng thay vì ngập trong một đống dữ liệu lộn xộn và chuyển các dữ liệu từ ứng dụng này sang ứng dụng kia, hãy áp dụng một quy trình mua hàng thống nhất xuyên suốt hệ thống, từ quy trình nhập hàng qua vận chuyển bằng tàu, hóa đơn thanh toán – toàn bộ quy trình bán hàng đặc biệt phải có sự tham gia của những nhân viên trong bộ phận bán hàng này.

Điều chỉnh phạm vi – Các hệ mở rộng này chỉ là mở đầu cho các chi phí tích hợp của ERP. Tốn kém hơn nhiều và nếu có thể tránh được là tốt nhất là việc điều chỉnh phần mềm cốt lõi của ERP. Việc này xảy ra khi phần mềm ERP không thể thực hiện một trong những quy trình kinh doanh của doanh nghiệp và bạn phải điều chỉnh lại phần mềm. Bạn đang đùa với lửa đấy. Việc điều chỉnh này có thể ảnh hưởng đến mọi module trong hệ thống ERP vì các module này được thiết kế có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Nâng cấp gói phần mềm ERP sẽ là một cơn ác mộng vì bạn sẽ phải tiến hành điều chỉnh nhiều lần ở phiên bản mới này. Có thể những điều chỉnh của bạn sẽ có hiệu quả, có thể không. Cho dù hiệu quả hay không, nhà cung ứng sẽ từ chối hỗ trợ cho bạn khi bạn gặp vấn đề với hệ thống ERP. Bạn sẽ phải thuê thêm nhân viên làm công việc điều chỉnh này và phải giữ họ lại mãi mãi để bảo đảm hệ thống luôn hoạt động.

Chuyển đổi dữ liệu -Sẽ rất tốn kém khi chuyển các thông tin doanh nghiệp như bản ghi khách hàng, nhà cung ứng, dữ liệu thiết kế sản phẩm hay các thông tin tương tự từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới. Cho dù một số CIO thừa nhận rằng các dữ liệu trong hệ thống di truyền đều không mấy khi được sử dụng. Các công ty thường kêu ca về dữ liệu của mình cho đến khi họ phải chuyển các dữ liệu này sang một hệ thống server/client mới theo yêu cầu của các gói ERP phổ thông. Hậu quả là những công ty này thường đánh giá thấp chi phí di chuyển.

Phân tích dữ liệu -Thông thường các dữ liệu từ hệ thống ERP được kết hợp với dữ liệu từ hệ thống bên ngoài nhằm mục đích phân tích. Doanh nghiệp có nhu cầu phân tích nhiều nên tích thêm cả chi phí kho dữ liệu trong ngân sách cho ERP. Ở đây doanh nghiệp phải lựa chọn: Làm mới lại tất cả các dữ liệu ERP mỗi ngày trong một kho dữ liệu lớn là rất khó khăn, và ERP lại không thể chỉ rõ những thông tin nào thay đổi theo ngày khiến cho việc cập nhật dữ liệu lựa chọn khó khăn hơn. Một giải pháp tốn kém và viết một chương trình điều chỉnh.

Chi phí tư vấn – Khi kế hoạch gỡ bỏ của người dùng thất bại, chi phí tư vấn sẽ cao vòi vọi. Để tránh gặp phải tình huống này, các công ty nên xác định rõ các mục tiêu tập trung cho nhà tư vấn khi đào tạo nhân viên trong công ty. Nên bao gồm các tiêu chuẩn trong hợp đồng với nhà tư vấn như số lượng xác định số nhân viên công ty qua bài kiểm tra khả năng lãnh đạo quản trị dự án, cũng tương tự như những gì mà công ty tư vấn Big Five đã phải trải qua để có được hợp đồng ứng dựng ERP.

Thay đổi nhân sự – Mọi người thường cho rằng thành công của ERP phụ thuộc vào đội ngũ nhân viên dự án với những người giỏi nhất từ các chi nhánh kinh doanh và IS. Các phần mềm rất phức tạp cũng như việc kinh doanh thay đổi quá nhiều để có thể chỉ dựa vào một số người mà làm nên thành công của dự án. Tin không tốt là một công ty phải được chuẩn bị sẵn sàng để thay đổi nhân viên sau khi dự án kết thúc. Cho dù thị trường ERP không còn nóng bỏng như trước đây, các công ty tư vấn và những công ty từng để vuột mất những nhân viên giỏi nhất của mình có thể sẵn sàng chào mời các nhân viên với mức lương cao thưởng cao hơn, cũng như chính sách tốt hơn. Hãy cùng bộ phận HR thảo ra một kế hoạch giữ người với những mức lương, thưởng tốt hơn. Nếu bạn để những nhân viên giỏi nhất đi, bạn sẽ lại phải thuê lại họ hoặc có thể là người khác nhưng phải với mức lương gấp đôi vì lúc này họ là những nhà tư vấn.

Đội triển khai không bao giờ được phép dừng lại -Hầu hết các công ty đều coi việc triển khai ERP cũng giống như những dự án triển khai phần mềm khác. Một khi đã cài đặt phần mềm, các công ty sẽ giải tán đội triển khai, các thành viên trong đội lại trở về với công việc cũ. Nhưng sau ERP, bạn không dễ dàng giải tán như vậy. Những nhân viên trong đội triển khai rất có giá. Vì chính họ là những người tiếp xúc gần nhất với hệ thống ERP, họ hiểu quy trình bán hàng còn rõ hơn cả những nhân viên bán hàng nữa cũng như hiểu quy trình sản xuất rõ hơn cả nhân viên sản xuất. Các công ty không thể để họ quay trở lại với công việc cũ của họ vì sau khi cài đặt phần mềm ERP còn rất nhiều việc phải làm. Chỉ riêng việc viết các báo cáo lấy thông tin từ hệ thống ERP mới cũng làm cho đội dự án tất bật ít nhất cũng phải một năm. Trong bản phân tích cũng đề cập đến việc các công ty thu hồi lại tiền sau khi triển khai ERP. Tuy nhiên nhiều bộ phận IS không có kế hoạch cho các hoạt động sau khi ứng dụng ERP, nhiều bộ phận còn quên không tính đến điều này khi bắt đầu một dự án ERP mới. Nhiều dự án phải xin thêm kinh phí và nhân lực trước khi hệ thống ERP mang lại hiệu quả.

Đợi chờ hệ số ROI – Một trong những khía cạnh hay gây hiểu nhầm trong quản trị các dự án phần mềm truyền thống là các doanh nghiệp hi vọng có được lợi nhuận ngay sau khi phần mềm vừa mới được cài đặt, trong khi đội dự án hi vọng được nghỉ ngơi và động viên. Với ERP không có những hi vọng này. Hầu hết các hệ thống đều chỉ mang lại hiệu quả sau khi hệ thống đã được sử dụng một thời gian và các công ty chú trọng vào cải tiến các quy trình kinh doanh bị ảnh hưởng bởi hệ thống. Trưởng dự án cũng sẽ chỉ được khen thưởng khi nào những nỗ lực của họ được đáp trả xứng đáng.

Suy thoái sau ERP -Hệ thống ERP thường gây ra một chút xáo trộn trong các công ty ứng dụng hệ thống này. Theo khảo sát của công ty tư vấn Deloitte với 500 doanh nghiệp, ¼ thừa nhận rằng kết quả kinh doanh của công ty giảm sút sau khi mới ứng dụng hệ thống ERP. Con số thực tế có lẽ còn cao hơn nhiều. Lý do phổ biến nhất cho vấn đề này có lẽ là do các quy trình làm việc mới khác hoàn toàn so với quy trình làm việc cũ. Khi nhân viên không thể làm việc theo cách thường làm trong khi vẫn chưa nắm được cách làm việc mới, họ hoảng sợ và tình hình kinh doanh giảm sút cũng là điều tự nhiên thôi.

Tại sao các dự án ERP thường thất bại?

Ở mức đơn giản nhất, ERP là một tập hợp những phân hệ để thực hiện các nhiệm vụ khác nhau trong công ty bao gồm tài chính, nhân sự, sản xuất và quản lý kho. Để gặt hái được hiệu quả tốt nhất từ phần mềm này, cần có giải pháp khiến cho mọi thành viên trong công ty của bạn chấp nhận các phương pháp làm việc được vạch ra. Nếu các thành viên ở các phòng ban khác nhau sử dụng ERP mà không nhất trí rằng các phương pháp làm việc được tích hợp vào trong phần mềm này không hay hơn những phương thức mà họ đang áp dụng thì họ sẽ phản đối việc sử dụng phần mềm này hoặc sẽ muốn CNTT can thiệp để thay đổi phần mềm đó sao cho phù hợp với những phương thức mà họ thường làm. Đây là chính là rào cản của các dự án ERP. Các cuộc đấu tranh chính trị sẽ nổ ra hoặc thậm chí dù là phần mềm đó có được cài đặt hay không. CNTT bị sa lầy trong những nỗ lực tuỳ chỉnh đắt đỏ, kéo dài để điều chỉnh phần mềm ERP sao cho phù hợp với những mong ước của những người đứng đầu doanh nghiệp. Việc tuỳ chỉnh khiến cho phần mềm này không được ổn định và khó bảo trì khi cuối cùng nó được triển khai vào thực tế. Vì ERP ảnh hưởng quá nhiều những tqui trình mà một doanh nghiệp thường thực hiện, thất bại về phần mềm có thể dẫn đến tình trạng ngưng trệ hoàn toàn hoạt động.
Nhưng CNTT có thể sửa lỗi khá nhanh trong mọi trường hợp và bên cạnh đó một vài công ty lớn có thể tuỳ chỉnh ERP theo một vài mô tuýp nào đó – mỗi doanh nghiệp đều có một văn hoá công ty riêng biệt và phải có những phương thức hoạt động điển hình mà một nhà cung cấp không thể tính được khi họ phát triển phần mềm đó. Sai lầm mà các công ty mắc phải đó là cho rằng việc thay đổi những thói quen của các thành viên trong công ty sẽ sớm hơn là việc tuỳ chỉnh phần mềm. Không hẳn là vậy. Để các thành viên trong công ty sử dụng phần mềm để nâng cao cách thức làm việc là một thách thức khó khăn hơn nhiều. Nếu công ty của bạn phản đối thay đổi thì dự án ERP của bạn càng dễ thất bại hơn.

Các công ty tổ chức các dự án ERP của họ như thế nào?

Dựa trên những quan sát của các chuyên gia, có 3 cách triển khai ERP được sử dụng phổ biến:

Chiến lược – Big Bang – Phương thức này bao gồm các cách tiếp cận triển khai ERP đầy hoài bão nhất và cũng khó khăn nhất. Các công ty quẳng ngay lập tức tất cả các hệ thống vốn có của họ và cài đặt một hệ thống ERP đơn lập trong toàn công ty. Mặc dù phương pháp này chiếm ưu thế trong quá trình triển khai ERP ban đầu nhưng một vài công ty vẫn dám thử nghiệm phần mềm này bởi vì phần mềm này yêu cầu toàn bộ công ty phải linh động và thay đổi để thích ứng. Hầu hết những câu chuyện kinh khủng về việc triển khai ERP từ cuối thập niên 90 đã đưa ra lời cảnh báo chúng ta về các công ty đang sử dụng chiến dịch này. Để mọi thành viên trong cùng công ty hợp tác và chấp nhận một hệ thống phần mềm cùng lúc là một nỗ lực vô cùng lớn lao. Không thành viên nào trong công ty có bất cứ kinh nghiệm nào trong việc sử dụng phần mềm, do vậy không thành viên nào có thể chắc chắn rằng liệu phần mềm này có hoạt động có hiệu quả hay không. Nhiều phòng ban có các hệ thống máy tính đã được tùy chỉnh để phù hợp với những cách thức làm việc của họ. Trong hầu hết các trường hợp, ERP không đưa ra hàng loạt các chức năng cũng chẳng đưa ra bất cứ sự an ủi nào về việc quen thuộc với một hệ thống vốn có. Trong nhiều trường hợp tốc độ triển khai với hệ thống phần mềm mới này sẽ gặp rào cản bởi vì nó chủ yếu phục vụ cho toàn hệ thống công ty hơn là một phòng ban cá biệt nào đó.

Triển khai từng bộ phận – Franchising – Cách tiếp cận này phù hợp với các công ty lớn và đa dạng về lĩnh vực hoạt động kinh doanh mà không chia sẻ các quy trình chung xuyên suốt toàn bộ doanh nghiệp. Các hệ thống ERP độc lập được cài đặt ở từng đơn vị thành viên của doanh nghiệp đó trong quá trình kết nối các quy trình chung chẳng hạn như Kế toán tài chính trong toàn bộ doanh nghiệp. Cách tiếp cận này được coi là cách triển khai ERP phổ biến nhất . Trong nhiều trường hợp, mỗi đơn vị thành viên của doanh nghiệp đều có nhu cầu sử dụng ERP riêng biệt, đó là một hệ thống và cơ sở dữ liệu tách biệt. Các hệ thống kết nối với nhau chỉ để chia sẻ thông tin cần thiết đối với công ty để tạo ra được một bức tranh toàn cảnh xâu chuỗi toàn bộ hoạt động của từng đơn vị thành viên (như doanh thu của đơn vị thành viên) hoặc cho các quy trình mà không khác nhau quá nhiều giữa đơn vị thành viên này với đơn vị thành viên khác (có lẽ là lợi ích của bộ phận nhân sự). Thông thường, việc triển khai này thường bắt đầu bằng việc cài đặt thí điểm ở một đơn vị thành viên với những nhân viên có suy nghĩ thoáng rộng và kiên nhẫn nơi mà bất luận dù có sự cố gì nảy sinh thì giá trị kinh doanh cốt lõi của công ty cũng không bị phá vỡ. Khi đội dự án triển khai và chạy chương trình và khắc phục sai sót phát sinh thì bắt đầu bán sản phẩm ERP cho các đơn vị thành viên khác, tiên phòng triển khai thí điểm là một kiểu tham khảo đánh giá của khách hàng ngay nội tại công ty. Kế hoạch cho loại hinhg triển khai này này mất rất nhiều thời gian.

Tập trung vào các qui trình chủ đạo – Slam dunk -Theo phương pháp này ERP thiết kế các quy trình mà chủ yếu chỉ tập trung vào một số quy trình chủ đạo như các quy trình tích hợp trong phân hệ Tài chính của hệ thống ERP. Slam dunk thường áp dụng đối với các công ty nhỏ mong muốn phát triển vào hệ thống ERP. Ở đây mục tiêu của họ là triển khai và chạy hệ thống ERP một cách nhanh chóng và tạo ra sự tái kỹ nghệ thú vị ủng hộ cho các quy trình “bị đóng hộp” của hệ thống ERP. Một vài công ty đã tiếp cận hệ thống ERP theo cách này có thể yêu cầu rất nhiều sự đền đáp lại của hệ thống mới này. Hầu hết sử dụng nó như một cơ sở hạ tầng để hỗ trợ cho những nỗ lực cài đặt thông minh hơn trong chặng đường triển khai nó. Tuy nhiên rất nhiều công ty phát hiện ra rằng một hệ thống ERP bị ép buộc này hiệu quả hơn so với một hệ thống vốn có chút ít bởi vì nó không buộc nhân viên của công ty đó thay đổi bất cứ thói quen nào của họ. Thực tế, làm công việc tái kỹ nghệ quy trình khó khăn này có thể gặp nhiều thách thức hơn nếu như không có bất cứ hệ thống nào bởi vì theo quan điểm đó thì vài cá nhân nào đó trong công ty sẽ cảm thấy thu được nhiều lợi ích hơn.

Theo yêu cầu – On-Demand Nibble – Có vẻ thực sự thích hợp khi bạn xem cách tiếp cận này trong các doanh nghiệp qui mô nhỏ và tầm trung mà vốn dĩ họ đã mất hết kiên nhẫn với các bảng tính Excel và máy fax, còn ở trong các công ty lớn thì cũng quá tải với hàng núi các thao tác và thực tế sẽ không bao giờ có thể tiêu chuẩn hóa vào trong một hệ thống hoặc nếu không sẽ bị thiêu cháy bởi những triển lãm ERP đắt đỏ, thiếu thiện cảm trong quá khứ. Trong trường hợp này, các công ty hướng vào các nhà cung cấp ERP phần mềm dịch vụ hoặc phần mềm theo yêu cầu đang trong giai đoạn phát triển có thể đề xuất như sau:

– Số lần triển khai nhanh hơn (không có phần mềm cài đặt tại chỗ, thực vậy, với cách này thời gian cài đặt giảm đi đáng kể)
– Nâng cấp thường xuyên hơn, dễ dàng hơn (những điều này có thể xảy ra một cách tự động bởi vì nhà cung cấp giải pháp phần mềm này quản lý các ứng dụng và có thể khắc phục và sửa lỗi thường xuyên hơn) và chi phí trả trước rẻ hơn (thẻ giá của phần mềm đó có thể là rẻ hơn nhiều so với các ứng dụng cài đặt tại chỗ truyền thống bởi vì giá đăng ký dựa trên nền tảng áp dụng mỗi người dùng/tháng đồng thời chi phí tư vấn và tích hợp giảm một cách đáng kể.

Tại sao các công ty hiện nay mới chỉ “nhúng ngón chân vào dòng sản phẩm ERP theo yêu cầu và phần mềm dịch vụ” SaaS là do các công ty này vẫn còn đang trăn trở và hoài nghi với tính năng bảo mật dữ liệu ERP nhạy cảm (chẳng hạn như các dữ liệu về tài chính và nhân sự) trên máy chủ của bên thứ 3 mà không phải của chính bản thân họ.

(Http://eac.vn – Vĩnh Nguyên -Theo CIO)