OKR là gì? Hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng OKR hiệu quả

Trong quá trình quản trị doanh nghiệp, không ít lãnh đạo gặp khó khăn trong việc kết nối chiến lược công ty với hoạt động của từng phòng ban và nhân viên. Để khắc phục, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang áp dụng mô hình OKR thay cho phương thức quản lý bằng KPI truyền thống. Vậy OKR là gì? Vì sao mô hình này được nhiều tập đoàn lớn trên thế giới như Google, Intel, LinkedIn,… áp dụng? Cách làm OKR như thế nào để mang lại hiệu quả thực sự? Cùng ITG Technology tìm hiểu trong bài viết!

OKR là gì?

OKR (Objectives and Key Results) dịch ra tiếng Việt có nghĩa là Mục tiêu và Kết quả then chốt. Đây là phương pháp quản trị hiện đại giúp các tổ chức, cá nhân xác định mục tiêu chiến lược (Objectives) và đo lường mức độ đạt được thông qua các kết quả then chốt (Key Results).

OKR là gì?

Mô hình OKR được cấu thành từ hai thành phần cốt lõi:

1. Objective (Mục tiêu): Là mục tiêu định tính, mang tính thách thức và truyền cảm hứng, mô tả định hướng mà doanh nghiệp muốn đạt tới. Mục tiêu cần rõ ràng, dễ hiểu và đủ tham vọng để thúc đẩy đội ngũ nỗ lực. Ví dụ: Trở thành nhà cung cấp giải pháp ERP hàng đầu cho ngành sản xuất.
2. Key Results (Kết quả then chốt): Là các chỉ số đo lường cụ thể để xác định mức độ đạt được mục tiêu. Các chỉ số này cần định lượng rõ ràng. Ví dụ: Tăng 30% số lượng khách hàng doanh nghiệp mới. Thông thường, mỗi Objective sẽ có khoảng 3 – 5 Key Results để đảm bảo việc theo dõi và đánh giá hiệu quả.

Xem thêm: 10 cách thông minh để cải thiện hiệu suất trong công việc

Phân biệt OKR và KPI

Trong quản trị doanh nghiệp, mô hình OKR thường được so sánh với KPI (Key Performance Indicators). Do đó, khi doanh nghiệp tìm hiểu về OKR, một trong những câu hỏi phổ biến nhất thường được nhắc đến là: “OKR khác KPI ở điểm nào?”.

Để giúp doanh nghiệp giải đáp thắc mắc này, ITG đã lập một bảng phân tích chi tiết sự khác biệt của hai mô hình OKR và KPI dưới đây:

Tại sao doanh nghiệp nên áp dụng mô hình OKR?

Mô hình OKR giúp doanh nghiệp tạo ra sự minh bạch và thống nhất trong việc thực hiện mục tiêu chiến lược. Điều này mang lại nhiều lợi ích nổi bật như:

Mô hình OKR khi được áp dụng hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Tạo sự liên kết giữa cấp chiến lược và cấp thực thi

Một trong những lợi ích lớn nhất của OKR là giúp kết nối mục tiêu cấp lãnh đạo với hoạt động của từng phòng ban và nhân viên. Khi mọi người đều hiểu rõ mục tiêu chung, toàn bộ tổ chức sẽ phối hợp công việc hiệu quả hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh được tình trạng mỗi bộ phận theo đuổi mục tiêu riêng mà không đóng góp trực tiếp vào chiến lược chung của tổ chức.

Tạo động lực cho đội ngũ

Mô hình OKR khuyến khích việc đặt ra các mục tiêu mang tính thử thách (hay còn gọi là mục tiêu tham vọng) và ngưỡng đạt 70 – 80% vẫn được đánh giá là thành công. Điều này thúc đẩy nhân viên thoát khỏi vùng an toàn để hướng đến những mục tiêu lớn hơn mà không sợ thất bại, tạo động lực phát triển tư duy đổi mới, sáng tạo trong tổ chức.

Tập trung nguồn lực vào các ưu tiên quan trọng

Một sai lầm phổ biến trong quản trị mà nhiều tổ chức thường mắc phải là theo đuổi quá nhiều mục tiêu cùng lúc. Áp dụng OKR sẽ giúp doanh nghiệp tập trung vào một số mục tiêu chiến lược quan trọng nhất. Nhờ đó, nguồn lực được phân bổ hiệu quả hơn và tránh bị phân tán bởi các hoạt động không tạo ra nhiều giá trị.

Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm và sự gắn kết của nhân viên

Trong mô hình OKR, các mục tiêu và chỉ số OKR thường được công khai toàn tổ chức. Mỗi nhân viên đều có thể xem mục tiêu của đồng nghiệp, của quản lý và công ty. Điều này không chỉ tăng cường tính minh bạch trong quản trị mà còn giúp nhân viên hiểu rõ vai trò và mức độ đóng góp của mình đối với kết quả chung. Từ đó, tăng cường tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân, thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận và tạo ra sự gắn kết mạnh mẽ hơn trong đội ngũ.

Hướng dẫn cách làm OKR chính xác, chuyên nghiệp

Để mô hình OKR phát huy hiệu quả trong doanh nghiệp, việc xây dựng OKR cần được thực hiện theo một quy trình rõ ràng và có tính liên kết giữa các cấp trong tổ chức. Dưới đây là quy trình 5 bước xây dựng OKR hiệu quả, các doanh nghiệp có thể áp dụng triển khai:

Quy trình xây dựng OKR chuẩn cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định mục tiêu chiến lược (Objective)

Bước đầu tiên khi xây dựng OKR là xác định Objective (mục tiêu chiến lược) mà cá nhân, phòng ban hoặc doanh nghiệp cần đạt được trong một chu kỳ nhất định (thường là theo quý).

Objective nên ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu và mang tính truyền cảm hứng, giúp đội ngũ hiểu được ý nghĩa của mục tiêu đó đối với sự phát triển chung của doanh nghiệp.

Lưu ý khi xác định Objective:

• Mỗi cấp độ trong tổ chức (doanh nghiệp, phòng ban, đội nhóm, cá nhân) nên có khoảng 3 – 5 mục tiêu chiến lược.
• Các mục tiêu nên được thể hiện rõ ràng. Ví dụ: “Trở thành thương hiệu ERP được nhắc đến nhiều nhất trong ngành sản xuất” thay vì mơ hồ “Cải thiện nhận diện thương hiệu”.
• Mục tiêu nên được thiết lập vượt quá khả năng đạt được để tạo cảm giác thách thức. Tuy nhiên, mức đạt mục tiêu là 70% trở lên.

Bước 2: Thiết lập kết quả then chốt (Key Results)

Sau khi xác định được mục tiêu chiến lược, bước tiếp theo, doanh nghiệp cần xây dựng kết quả then chốt tương ứng với từng mục tiêu. Các Key Results cần được định lượng bằng các số liệu cụ thể như: Tỷ lệ, doanh thu, số lượng khách hàng, thời gian hoàn thành,…

Lưu ý khi xây dựng Key Results:

• Kết quả then chốt là tổng hợp các bước nhỏ để đạt được mục tiêu chiến lược. Thông thường, mỗi Objective sẽ có từ 3 – 5 Key Results để đảm bảo việc theo dõi tiến độ dễ dàng và hiệu quả.
• Kết quả them chốt nên mô tả kết quả cụ thể cần đạt được, thay vì chỉ nêu hành động cần thực hiện. Ví dụ: “Ký kết 50 hợp đồng mới” thay vì “Tăng cường tìm kiếm khách hàng mới”.

Bước 3: Liên kết OKR giữa các cấp trong tổ chức

Một nguyên tắc quan trọng của mô hình OKR là sự liên kết giữa mục tiêu cấp công ty, phòng ban và cá nhân. Khi xây dựng OKR, nhân viên cần hiểu rõ mục tiêu của bộ phận mình và cách công việc cá nhân đóng góp vào mục tiêu chung. Sự liên kết này giúp toàn bộ tổ chức cùng hướng về chiến lược chung, tránh tình trạng mỗi bộ phận theo đuổi mục tiêu riêng rẽ.

Ví dụ:

• OKR cấp công ty: Tăng trưởng doanh thu 30%
• OKR phòng marketing: Tăng số lượng khách hàng tiềm năng 40%
• OKR cá nhân: Tạo 200 lead chất lượng mỗi tháng

Bước 4: Thống nhất OKR với quản lý trực tiếp

Sau khi xây dựng bản nháp OKR, nhân viên nên trao đổi với quản lý trực tiếp để điều chỉnh và hoàn thiện mục tiêu. Quá trình này giúp đảm bảo các chỉ số OKR phù hợp với chiến lược của phòng ban và có tính khả thi trong thực tế. Việc thảo luận cũng giúp cả hai bên thống nhất về mức độ ưu tiên, nguồn lực cần thiết và cách theo dõi tiến độ.

Bước 5: Theo dõi và cập nhật tiến độ OKR thường xuyên

Sau khi OKR được phê duyệt, nhân viên cần theo dõi tiến độ thực hiện thông qua các buổi check-in định kỳ (hàng tuần hoặc hàng tháng). Việc cập nhật thường xuyên giúp phát hiện sớm các khó khăn và điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Đây cũng là cách giúp tổ chức duy trì sự tập trung vào mục tiêu và đảm bảo OKR không chỉ dừng lại ở kế hoạch mà được triển khai thực sự trong công việc hàng ngày.

Cách đánh giá OKR

Một điểm khác biệt của OKR so với nhiều phương pháp quản trị khác là không phải lúc nào mục tiêu cũng cần đạt 100%. Thông thường, mức đạt 70% – 80% được xem là thành công, vì OKR khuyến khích đặt mục tiêu tham vọng.

Cách đánh giá OKR

Các lãnh đạo có thể đánh giá OKR dựa trên thang điểm từ 0.0 đến 1.0. Trong đó:

• 0.0 – 0.3: Tiến độ rất thấp, gần như chưa đáp ứng kỳ vọng
• 0.4 – 0.6: Đạt một phần mục tiêu. Có nỗ lực nhưng chưa đột phá
• 0.7 – 1.0: Đạt mục tiêu. Đây là vùng lý tưởng với OKR tham vọng

Điểm OKR Objective được tính bằng trung bình cộng điểm của các Key Results. Nếu điểm trung bình thường xuyên đạt 1.0, đó là dấu hiệu cho thấy Objective đặt ra chưa đủ cao, dễ đạt được.

Bên cạnh việc xây dựng thang điểm đánh giá phù hợp, nhà quản trị cũng cần chú ý đến tần suất đánh giá. Doanh nghiệp nên áp dụng lịch đánh giá theo chu kỳ:

• Check-in hàng tuần
• Đánh giá hàng tháng
• Tổng kết theo quý

Cách đánh giá này giúp doanh nghiệp liên tục điều chỉnh chiến lược và cải thiện hiệu suất.

Ngoài ra, sau khi đánh giá, doanh nghiệp cần phân tích:

• Điều gì giúp mục tiêu đạt kết quả tốt?
• Những yếu tố nào khiến mục tiêu chưa đạt?
• Có cần điều chỉnh mục tiêu trong chu kỳ tiếp theo?

Việc học hỏi từ kết quả thực tế giúp tổ chức ngày càng hoàn thiện hệ thống quản trị mục tiêu.

Một số nguyên tắc cơ bản của mô hình OKR

Để triển khai mô hình OKR hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng dưới đây:

Nguyên tắc khi triển khai OKR

• Mục tiêu cần rõ ràng và truyền cảm hứng: Objective không chỉ đơn thuần là mục tiêu kinh doanh mà còn cần mang tính định hướng và tạo động lực cho đội ngũ. Một mục tiêu tốt sẽ giúp nhân viên hiểu rõ ý nghĩa công việc của mình.
• Key Results phải đo lường được: Các chỉ số OKR cần được định lượng cụ thể. Nếu Key Results không thể đo lường bằng dữ liệu rõ ràng, doanh nghiệp sẽ khó đánh giá hiệu quả thực tế.
• Số lượng OKR cần giới hạn: Một sai lầm phổ biến là đặt quá nhiều mục tiêu. Thông thường mỗi cá nhân hoặc phòng ban chỉ nên có 3 – 5 Objective và mỗi Objective có 3 – 5 Key Results. Điều này giúp đội ngũ tập trung vào các ưu tiên quan trọng.
• OKR cần minh bạch trong tổ chức: Trong nhiều doanh nghiệp áp dụng OKR, mục tiêu của từng phòng ban và cá nhân đều được chia sẻ công khai. Điều này giúp tăng sự phối hợp giữa các bộ phận và tạo ra môi trường làm việc minh bạch.
• Đánh giá OKR mang tính học hỏi: OKR không nên được sử dụng như công cụ đánh giá thưởng phạt cứng nhắc. Thay vào đó, doanh nghiệp cần xem OKR như một phương pháp học hỏi và cải tiến liên tục.

Trong bối cảnh doanh nghiệp cần liên tục đổi mới để duy trì lợi thế cạnh tranh, OKR đã trở thành một phương pháp quản trị mục tiêu hiệu quả được nhiều tổ chức áp dụng. Hiểu rõ OKR là gì, nắm vững cách làm OKR, cũng như tuân thủ nguyên tắc xây dựng bộ OKR sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản trị minh bạch, thúc đẩy sự liên kết trong tổ chức và tăng tốc độ đạt được mục tiêu chiến lược.