NGHIÊN CỨU “TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG ERP 2008” (P.I)

Tập đoàn tư vấn Panorama thực hiện nghiên cứu “Tình hình ứng dụng giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP 2008″ với mục đích xác định những lợi ích thực sự, những mặt hạn chế, rủi ro và tổng kết các kết quả cũng như kinh nghiệm thu được từ các tổ chức ứng dụng phần mềm ERP trên phạm vi toàn cầu. Bằng cách sử dụng các công cụ khảo sát đa dạng cũng như tập hợp từ nhiều nguồn dữ liệu, bản báo cáo bao gồm thông tin phản hồi từ 1,322 tổ chức đã từng triển khai hệ thống phần mềm ERP trong vòng ba năm gần đây. EAC sẽ dịch và biên soạn lại để giới thiệu cùng bạn đọc. Bản nghiên cứu bao gồm 3 phần sẽ lần lượt được giới thiệu, đây là phần đầu tiên.

Các doanh nghiệp thuộc nhiều quy mô, từ các doanh nghiệp nhỏ đến các tổ chức đa quốc gia với doanh thu hàng tỷ USD, phân bố tại tất cả các khu vực trên thế giới, trong đó đa số có trụ sở tại Bắc Mỹ hoặc Châu Á Thái Bình Dương (Hình A).

Ngoài ra, các hệ thống phần mềm ERP được triển khai tại các tổ chức trong bản nghiên cứu được phân chia thành nhiều phân khúc: I, II và các giải pháp thiết kế theo yêu cầu đặc biệt.

Những thách thức và rủi ro chủ yếu

Kết quả nghiên cứu của chúng tôi đã xác định những thách thức lớn nhất mà các doanh nghiệp gặp phải trong suốt quá trình triển khai mới một dự án phần mềm ERP (Hình B). Các ý kiến phản hồi đã chỉ ra việc thiếu hụt nhân sự tham gia là vấn đề lớn nhất mà các đội dự án phần mềm ERP hay gặp phải (38% cho rằng đây là thách thức lớn nhất). Một số doanh nghiệp khác thì nhận thấy việc thiếu hụt kiến thức chuyên môn về ERP là thách thức lớn nhất (33%), trong khi 19% cho rằng vấn đề chính là thiếu các nguồn lực cho dự án. 10% còn lại xác định vấn đề phải đối mặt là ngân sách cho dự án.

Đáng ngạc nhiên là không có bất cứ phản hồi nào coi vấn đề thiếu sự hỗ trợ của Ban lãnh đạo là vấn đề cam go nhất. Bởi lẽ Panorama đã từng làm việc với một số khách hàng gặp phải trường hợp này và chúng tôi cho rằng việc thiếu sự quan tâm hỗ trợ của Ban lãnh đạo có thể là nguyên nhân gốc rễ dẫn đến những thách thức kể trên.

Những kết quả này chứng minh sự liên kết chặt chẽ của đội dự án, hiệu quả của việc quản lý chuyển đổi và chất lượng đào tạo đội ngũ tham gia chính là những nhân tố quyết định thành công trong tiến trình triển khai ERP. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, những khách hàng nào coi nhẹ tầm quan trọng của việc lập kế hoạch và quản lý chuyển đổi, sẽ thường xuyên gặp phải vấn đề thiếu hụt nhân lực tham gia và kiến thức chuyên môn về giải pháp phần mềm ERP.

Thời gian và chi phí triển khai

Một vấn đề cốt lõi khi triển khai phần mềm ERP đó là việc không thể hiện thực hóa được mong muốn về thời gian triển khai cũng như chi phí cần thiết để go-live hệ thống trong điều kiện các doanh nghiệp luôn muốn tối thiểu hóa rủi ro đồng thời tối đa hóa các lợi ích thu được.

Thời gian triển khai

Theo nghiên cứu, chỉ có 7% các dự án hoàn thành đúng thời gian hoặc như mong đợi (Hình C). 93% phản hồi cho biết là họ đã triển khai lâu hơn dự kiến, trong đó 68% cho biết đã “lâu hơn nhiều” so với mong đợi. Ngoài ra, không có bất cứ doanh nghiệp nào triển khai hoàn thành sớm hơn kế hoạch.

Nghiên cứu cũng chỉ ra các doanh nghiệp triển khai giải pháp phần mềm ERP thường kéo dài từ 04 đến 60 tháng. Phần lớn các dự án (71%) hoàn thành trong 06 đến 18 tháng (Hình D). Tuy nhiên, một số lượng đáng kể các doanh nghiệp triển khai ERP theo nhiều giai đoạn mà chưa thể hoàn toàn hoàn thành, do đó, điều này có thể giảm thời gian thực tế cần thiết để triển khai đầy đủ một hệ thống phần mềm ERP toàn diện.
Chúng tôi cho rằng nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP có thể đã không đáp ứng đầy đủ những kỳ vọng của khách hàng về thời gian triển khai dự án. Theo nghiên cứu cũng như kinh nghiệm của chúng tôi, hầu hết các dự án phần mềm ERP triển khai thành công là của các các doanh nghiệp đã đánh giá đúng thời gian cũng như nỗ lực cần thiết.

Mặc dù có thể triển khai phần mềm ERP trong một khoảng thời gian rất ngắn, tuy nhiên chúng tôi hoàn toàn không được khuyến khích – đặc biệt là khi không có đủ nguồn lực nội bộ bên trong và bên ngoài để hỗ trợ dự án.

Chi phí triển khai

Ngoài vấn đề thời gian triển khai kéo dài hơn dự kiến, thì chi phí triển khai bị dội lên cũng là vấn đề thường xuyên gặp phai trong các dự án phần mềm ERP. Như thống kê trong Hình E, 65% các dự án ERP thường vượt kinh phí. Trong đó, hơn ¼ số lượng các dự án (27%) vượt 15% kinh phí dự kiến, và gần 1/5 (16%) vượt 50%, những thực tế rất đáng báo động.

Chúng tôi thường cảnh báo khách hàng về các chi phí tiềm ẩn liên quan khi triển khai phần mềm ERP. Những chi phí này là lý do chính khiến các doanh nghiệp phải chi nhiều hơn kế hoạch dự kiến, có thể bao gồm chi phí phần cứng, chi phí đào tạo, chi phí quản lý chuyển đổi, chi phí quản lý dự án, chi phí thuê nhân sự tạm thời để thay thế các thành viên dự án và chi phí customize hệ thống. Thường thì các vấn đề được bắt nguồn từ các CIO – những người thường dành sự quan tâm trực tiếp đến việc triển khai phần mềm ERP mà không cần quan tâm đến các vấn đề khác như: chi phí triển khai nhiều như thế nào hay tỷ lệ hoàn vốn đầu tư là bao nhiêu? Ngoài ra, một số doanh nghiệp thường trở thành nạn nhân rơi vào cái bẫy bán hàng của các nhà cung cấp phần mềm ERP khi các nhà cung cấp này luôn tìm cách khiến khách hàng tưởng giá thấp.

Trong khi tiến hành nghiên cứu thống kê các dự án ERP triển khai thành công và thát bại, chúng tôi nhận thấy rằng các đội dự án ERP tuân thủ theo một số nguyên tắc dưới đây giúp họ kiểm soát được phạm vi dự án, thời gian, chi phí triển khai và các rủi ro có thể gặp phải.

1. Đảm bảo đội ngũ tham gia triển khai, ngoài đội IT, đều tham gia vào quá trình đánh giá nhà cung cấp và lập kế hoạch. Điều này sẽ giúp Ban quản lý dự án xác định được tất cả những lợi ích thực sự và chi phí tiềm ẩn của việc triển khai phần mềm ERP.

2. Không nên rút ngắn quá trình đánh giá các nhà cung cấp giải pháp. Rất nhiều doanh nghiệp muốn đẩy nhanh quá trình triển khai phần mềm ERP mà không dành thời gian xác định cụ thể các yêu cầu quản lý kinh doanh của mình, đánh giá các nhà cung cấp giải pháp khác nhau và lập kế hoạch cho một dự án thành công. Các doanh nghiệp nên dành ít nhất từ 03-04 tháng cho quá trình lựa chọn và lập kế hoạch. Các doanh nghiệp lớn với hơn 1000 nhân sự hay doanh số hằng năm trên 500 triệu USD nên dành nhiều thời gian hơn cho những bước này.

3. Thành lập Ban chỉ đạo dự án. Ban chỉ đạo dự án nên tham gia vào nhiều quy trình hơn là chỉ quan tâm đến những vấn đề quản lý cao cấp. Ban chỉ đạo nên xác định và kiểm soát các chỉ số đánh giá chính trong suốt quá trình triển khai dự án và sau đó.

4. Lập kế hoạch dự án và khung kế hoạch triển khai một cách thực tế. Các doanh nghiệp thường không xác định được những chi phí cụ thể cho đến khi có được kế hoạch triển khai, tuy nhiên rất nhiều doanh nghiệp lại cố gắng dự đoán trước khi phác thảo kế hoạch, đây chính là nguyên nhân chủ yếu khiến ngân sách dự án hay bị dội lên.

5. Hãy xác định thời điểm triển khai hợp lý. Nhiều người thường dựa vào trực quan, tuy nghiên không hoàn toàn như vậy. Có những doanh nghiệp dù đang tiến hành sản xuất kinh doanh với các quy trình thủ công và công nghệ thì lạc hậu, nhưng lại không hoàn toàn phù hợp để triển khai ERP ngay lập tức. Có những giải pháp còn hiệu quả và ít tốn kém hơn nhiều so với ERP, như sắp xếp lại các quy trình sản xuất kinh doanh hay tối ưu hóa các hệ thống công nghệ hiện tại.

Kết quả triển khai

Theo số liệu nghiên cứu từ bảng F, chỉ 1/5 các doanh nghiệp (tương ứng 21%) hiện thực hóa được 50% các lợi ích mà họ mong chờ từ hệ thống ERP. Ngoài ra, hơn ½ các doanh nghiệp (57%) vấp phải tình trạng các hoạt động nghiệp vụ chính bị xáo trộn khi go-live ERP. Tuy vậy, cũng có khía cạnh tích cực khi 2/3 các doanh nghiệp tham gia nghiên cứu (70%) nhận thấy việc tối ưu hóa được đội ngũ nhân sự của mình khi triển khai ERP.

Như vậy, bất chấp việc phải bỏ ra một khoản đầu tư lớn dành cho phần mềm ERP, vẫn không có gì đảm bảo những lợi ích mà doanh nghiệp thu được. Thêm vào đó, rủi ro trong quá trình triển khai còn có thể gây ra sự xáo trộn trong các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp. Những nhân tố này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến tỷ lệ hoàn vốn đầu tư của dự án phần mềm ERP.

8 điều cần lưu ý để triển khai ERP thành công

Như số liệu trong hình G, chỉ 57% phản hồi là thỏa mãn hoặc thỏa mãn vừa phải với hệ thống ERP của họ, trái ngược với sự không thỏa mãn của 43% còn lại. Nhiều doanh nghiệp đã cho rằng sự thành công hay thất bại là phụ thuộc vào giải pháp, tuy nhiên, theo các nhân tố mà chúng tôi nghiên cứu, thành công của các dự án ERP lại phụ thuộc phần lớn vào chiến lược và hành động của đội triển khai dự án. Dưới đây là một số nhân tố thành công chính được rút ra từ các doanh nghiệp triển khai giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP thành công:

1. Trước hết tập trung vào các quy trình kinh doanh và xác định yêu cầu, không nên quá để ý vào vấn đề giải pháp, kỹ thuật

2. Tập trung đạt được một tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) hợp lý, xác định các thước đo hiệu năng triển khai và hiệu năng hoạt động sau khi go-live.

3. Cam kết việc quản lý sát sao dự án và các nguồn lực cho dự án.

4. Cam kết của Ban lãnh đạo

5. Dành thời gian lập kế hoạch

6. Tập trung vào các dữ liệu (số liệu sản xuất, kinh doanh…)

7. Đào tạo đầy đủ và quản lý chuyển đổi

8. Hiểu rõ mục đích của phần mềm ERP

(http://eac.vn – Hưng Lê biên dịch và tổng hợp)