MODULE QUẢN LÝ KẾ TOÁN TRONG ERP

Bất cứ hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP nào cũng có module kế toán. Tuy nhiên, phạm vi của Module này như thế nào trong hệ thống thì với mỗi phần mềm lại có thể khác nhau…

Khi ban lãnh đạo một doanh nghiệp nghĩ đến việc ứng dụng tin học (phần mềm) trong hoạt động quản lý của mình thì điều đầu tiên họ hay nghĩ đến là tin học hoá công tác kế toán. Đây có thể là thói quen của người Việt nam nhưng cũng có thể là điều tự nhiên vì khối lượng thông tin liên quan đến phòng kế toán trong doanh nghiệp có thể chiếm 60 đến 70% toàn bộ khối lượng thông tin của doanh nghiệp. Thông tin kế toán cũng là thông tin quan trọng bậc nhất của mỗi doanh nghiệp, ngoài ra thông tin kế toán là mảng thông tin được “chuẩn hoá” nhiều nhất vì nó được hình thành theo các chuẩn mực và phải tuân thủ những quy định của chế độ kế toán nhà nước. Do đó, việc “phần mềm” hoá hoạt động kế toán cũng là việc dễ thực hiện nhất. Đây cũng là lý do mà phần lớn các doanh nghiệp Việt nam hiện nay đã trang bị phần mềm kế toán mà chưa trang bị nhiều các phần mềm phục vụ tự động hoá hoặc quản lý công việc của các phòng ban khác (phòng kế hoạch, phòng kinh doanh…) hay vẫn còn ít các doanh nghiệp quan tâm đến việc ứng dụng giải pháp phần mềm ERP một cách toàn diện.

Cho dù dữ liệu kế toán được thu thập và xử lý là dữ liệu phản ánh hoạt động doanh nghiệp “đã xảy ra” nhưng nó cũng có tác dụng rất lớn cho công việc quản trị doanh nghiệp. Đặc biệt, có rất nhiều phần mềm kế toán không chỉ quan tâm đến số liệu thực tế (đã xảy ra) mà còn quan tâm đến nhiều dạng số liệu khác (như: số liệu dự toán, số liệu kế hoạch…). Đây là các phần mềm kế toán “mở rộng” hoặc các phần mềm kế toán “Quản trị”. Các phần mềm này thường do các công ty phần mềm chuyên nghiệp sản xuất và cung cấp ra thị trường. Chức năng của các phần mềm này thường trùng lắp rất nhiều với chức năng của các modules trong một hệ thống phần mềm ERP chuyên nghiệp hay nói cách khác nó giống như một hệ thống phần mềm ERP “mini” (ERP nhỏ). Có thể các doanh nghiệp Việt nam chưa đầu tư nhiều vào hệ thống ERP chuyên nghiệp vì họ có thể có được một hệ thống ERP “mini” chiếm tới 60-70% nhu cầu quản lý thông tin khi mà chỉ phải bỏ ra khoảng 15-30% chi phí của một hệ thống phần mềm ERP chuyên nghiệp.

Các phần mềm kế toán “mạnh” ở Việt nam hiện nay thường nhắm tới phục vụ cho lĩnh vực quản trị doanh nghiệp. Xét trên góc độ mục tiêu là quản trị doanh nghiệp thì phần mềm kế toán và phần mềm ERP không khác nhau là mấy. Hiện không có định nghĩa chuẩn nào nói rằng phần mềm như thế nào thì được coi là phần mềm kế toán. Nếu phân tích các phần mềm được bán ra trên thị trường mà các nhà cung cấp nói rằng phần mềm của họ là phần mềm kế toán thì phần mềm kế toán thực sự đa dạng, bắt đầu từ những phần mềm kế toán rất nhỏ chỉ phục vụ cho việc quản lý tài chính doanh nghiệp, đến các phần mềm chỉ phục vụ cho việc làm kế toán tuân theo chế độ kế toán nhà nước, cho đến những phần mềm chuyên nghiệp hơn thuyên về quản trị và có thể đáp ứng cho các công ty có quy mô lớn, nhiều chi nhánh, hoạt động đa ngành và cuối cùng là các phần mềm kế toán có phạm vi quản lý vươn tới các hệ thống phần mềm ERP nhỏ. Nói đến việc tin học hoá trong tương lai thì hầu như doanh nghiệp nào cũng sẽ cần áp dụng một hệ thống ERP chuyên nghiệp vì chỉ có cách này mới nâng cao được tối đa sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Nhưng đến khi nào điều này bắt buộc sảy ra thì không ai có thể nói trước được! Do đó, việc mua phần mềm kế toán (hoặc nâng cấp phần mềm kế toán đang áp dụng) đáp ứng được nhu cầu hiện tại và tương thích được với hệ thống ERP sau này trở thành lựa chọn được ưu tiên hàng đầu đối với hầu hết các doanh nghiệp vừa và lớn ở Việt nam hiện nay.

Bất cứ hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP nào cũng có module kế toán (accounting). Tuy nhiên, phạm vi của Module này như thế nào trong hệ thống thì với mỗi phần mềm lại có thể khác nhau. Phần lớn các hệ thống phần mềm ERP kết cấu module kế toán chỉ như là mắt xích sau cùng trong hệ thống thông tin doanh nghiệp và chỉ đảm nhiệm vai trò thuần tuý kế toán tài chính. Nếu như doanh nghiệp chỉ mua module kế toán trong hệ thổng phần mềm ERP này thì họ sẽ được một phần mềm kế toán thật đơn giản và không thể sử dụng được. Khi đó họ bắt buộc phải mua thêm một số module khác như: Kho hàng (inventory), Mua hàng (purchase), Bán hàng (Sale)…thì mới ứng dụng được. Trong những hệ thống phần mềm ERP này, vì cách bố trí các module Kho hàng, Mua hàng, Bán hàng…nằm ngoài module kế toán nên mỗi liên hệ giữa chúng với module kế toán cũng không được chặt chẽ như trong một hệ thống kế toán “mở rộng”. Ví dụ: dữ liệu không hoàn toàn tự động chuyển từ module Tồn kho… sang module kế toán mà phải thông qua việc nhấn nút, hoặc “Post”, khi đã Post rồi thì không sửa lại được nữa. Trái lại, trong phần mềm kế toán mở rộng có tích hợp cả module Tồn kho…thì các hạch toán kế toán được đặt ngay trong record nhập hoặc xuất vật tư hàng hoá nên mặc nhiên các báo cáo về các tài khoản kế toán luôn được tính toán tự động trực tiếp từ dữ liệu nhập xuất vật tư hàng hoá mà không cần phải bất cứ thao tác chuyển dữ liệu nào. Mỗi khi dữ liệu về kho hàng được cập nhật hoặc sửa đổi thì tất cả các báo cáo kế toán liên quan cũng được tự động cập nhật sửa đổi theo. Đây là tính chất tự động rất cần thiết trong bất cứ một hệ thống phần mềm ERP nào, nó đảm bảo cho các dữ liệu kho hàng và kế toán luôn luôn được đồng bộ.

Đối với các hệ thống ERP mà module kế toán chỉ đóng vai trò kế toán tài chính thì doanh nghiệp buộc phải mua thêm các module khác nữa như Kho hàng, Mua hàng, Bán hàng… thì mới đủ để quản lý cơ bản hoạt động của mình. Chi phí tổng cộng để mua các module này có thể cao hơn nhiều so với việc mua một phần mềm kế toán “mở rộng”. Nhà cung cấp các phần mềm này thường lý luận rằng các module tách rời có những tính năng chi tiết hơn nhiều so với các “sub module” của một phần mềm kế toán. Điều này không hẳn đã đúng vì các module hay sub module chi tiết nhiều hay ít là phụ thuộc vào việc thiết kế xây dựng phần mềm của các nhà cung cấp giải pháp phần mềm. Đối với doanh nghiệp (hay khách hàng), tổng chi phí bỏ ra không quá cao để có được một giải pháp đáp ứng được yêu cầu hiện tại và nâng cấp mở rộng được sau này là quan trọng.

Các phần mềm kế toán có thương hiệu hàng đầu Việt nam thường có ưu thế rõ rệt về sự tương thích với chế độ kế toán do bộ tài chính ban hành so với phần mềm kế toán nước ngoài. Chế độ kế toán được Bộ tài chính ban hành cũng thường xuyên được sửa đổi, nâng cấp (các chuẩn mực mới, các mẫu biểu báo cáo mới…) theo thời gian cho phù hợp với tình hình thực tế. Việc cập nhật được nhanh những thay đổi này cộng với giao diện tiếng Việt thân thiện, sản phẩm được bảo hành bởi chính nhà phát triển phần mềm là những lợi thế không thể phủ nhận của các phần mềm kế toán trong nước và tất nhiên của cả các nhà sản xuất ERP trong nước.

Các doanh nghiệp vừa và lớn ở Việt hiện nay hầu như đang sử dụng phần mềm kế toán nào đó phục vụ cho công tác kế toán và quản trị của mình. Câu hỏi đặt ra là có thể nâng cấp lên hệ thống ERP hay không? Số đông các phần mềm đang áp dụng này là các phần mềm kế toán “mở rộng” (tức là trong phần mềm không chỉ chứa đựng duy nhất phần kế toán tài chính mà bao gồm cả các phần quản lý kho, quản lý bán hàng…- các phần mềm kế toán có tên tuổi ở Việt nam hiện nay đều thuộc loại này). Tuy nhiên, phần lớn các phần mềm này không phải là một thành phần của một hệ thống ERP. Do đó nếu doanh nghiệp muốn nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý của mình lên hệ thống phần mềm ERP thì nói chung sẽ phải bỏ đi phần mềm kế toán đang áp dụng. Lý do của việc này rất đơn giản là các quy trình quản lý trong hệ thống phần mềm ERP rất chặt chẽ và không thể áp dụng xuyên từ phần mềm này sang phần mềm khác. Nếu sử dụng phương pháp convert dữ liệu (tức là lập trình thêm chức năng trên phần mềm ERP để export dữ liệu sang phần mềm kế toán đang sử dụng hoặc lập trình thêm trên phần mềm kế toán để import dữ liệu từ hệ thống ERP) thì chỉ thực hiện được với dữ liệu tài chính sau cùng mà không thực hiện được với các dữ liệu phục vụ cho tác nghiệp hàng ngày. Nếu doanh nghiệp chỉ mua thêm các module của hệ thống ERP tương đối tách rời kế toán (như module quản lý nhân sự, module quản lý bảo hành…) thì hệ thống phần mềm sẽ không phải là một hệ thống tổng thể và liên hoàn. Như vậy, cách tốt nhất sẽ là: Áp dụng hệ thống ERP theo đúng quy trình của nó (hoặc quy trình sẽ xây dựng mới). Viết các chức năng convert dữ liệu từ hệ thống kế toán đang áp dụng trở thành dữ liệu “ban đầu” của hệ thống ERP và sau đó triển khai và áp dụng hệ thống ERP như thông thường.

Tóm lại module kế toán có vai trò quan trọng trong hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. Tuỳ theo hệ thống ERP mà phạm vi của module này có khác nhau nhưng khi cộng với các module khác trong hệ thống thì sẽ trở thành một hệ thống tổng thể, liên hoàn đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm kế toán “mở rộng” cũng giống như đã áp dụng hệ thống ERP mini vì thực chất phần mềm kế toán mở rộng đã quản lý được khoảng 60% khối lượng thông tin quản lý của doanh nghiệp và các chức năng trùng lắp rất nhiều với hệ thống ERP. Nếu phần mềm kế toán đang áp dụng không phải là thành phần của một hệ thống ERP thì việc “nâng cấp” hệ thống quản lý lên ERP sẽ phải thực hiện bằng cách bỏ đi phần mềm kế toán đang áp dụng.

(ITGVN – theo http://eac.vn)