GIẢI PHÁP ERP CHO NGÀNH MAY

Ngành may đang là một trong những ngành công nghiệp mũi nhọn chiến lược của Việt Nam. Việc ứng dụng CNTT vào quản lý sẽ giúp các DN may các vấn đề tối ưu hoá sản xuất, cắt giảm chi phí, …

Đã có một số DN ứng dụng giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP nhưng chưa thành công. Điều đó cho thấy chưa nhiều các giải pháp phần mềm ERP giúp các DN thực hiện được việc này, thậm chí các giải pháp lớn trên thế giới cũng chỉ phần nào giải quyết một số vấn đề cơ bản. Vậy đâu là giải pháp cuối cùng cho bài toán vốn từ lâu đã nhức nhối này.

ĐẶC THÙ CỦA DOANH NGHIỆP MAY VIỆT NAM

Để triển khai thành công phần mềm ERP, các nhà cung cấp phải hiểu rõ các đặc thù của doanh nghiệp may. Nhìn chung các vấn đề đặc thù cần quản lý cho DN ngành may có thể chia làm các nhóm sau: quản lý thông tin sản phẩm, quản lý nhà cung cấp, quản lý đơn vị sản xuất, quản lý các đơn vị gia công và thầu phụ, quản nhà tiêu thụ và phân phối lẻ, quản lý thương hiệu.

Quản lý thông tin sản phẩm

Sản phẩm trong ngành may liên quan đến các thông tin như màu sắc, kích thước, theo mùa, bộ sưu tập, về nơi sản xuất, các điều kiện bảo quản…Số lượng nguyên vật liệu rất lớn, đa dạng, và ít khi sử dụng lại dẫn đến số lượng hàng tồn kho lớn, chính sách quản lý như thế nào cho hợp lý cũng là một vấn đề lớn của DN. Nếu không có hệ thống thông tin quản lý hợp lý, số lượng mã nguyên vật liệu, thành phẩm trong một DN có thể lên trên hàng trăm ngàn mã. Quản lý khối lượng mã này là một vấn đề lớn của DN. Các giải pháp dành riêng cho ngành may trên thế giời thường dùng khái niệm ma trận để quản lý các thông tin này, có nghĩa là mỗi sản phẩm sẽ có một ma trận thông tin (hay lưới thông tin). Ma trận này có thể có nhiều hơn 2 chiều để quản lý. Với cách quản lý này thì số lượng mã sẽ được giảm đi rất nhiều. Song song với vấn đề dùng ma trận thông tin để quản lý sản phẩm còn là vấn đề quản lý đơn hàng mua, đơn hàng bán, xây dựng BOM, quản lý sản xuất cho sản phẩm/nguyên vật liệu mà có nhiều chiều thông tin. Ví dụ: Đơn hàng mua (Sale Order) có thể chỉ có một mã sản phẩm, nhưng phải thế hiện được số lượng theo từng size và màu của sản phẩm đó. Định mức của thành phẩm, lúc này cũng chỉ có 1 mã, nhưng có nhiều định mức khác nhau tương ứng theo số size và màu.

Quản lý nhà cung cấp

DN ngành may quan tâm đến nguồn gốc xuất xứ của nguyên vật liệu. Trong nhiều trường hợp DN may phải mua nguyên vật liệu ở nhà cung cấp mà được khách hàng chỉ định. Vì vậy quản lý nhà cung cấp cũng có những đặc thù quản lý riêng của DN may.

Quản lý đơn vị sản xuất

Vấn đề tạm nhập tái xuất: 70% nguyên vật liệu sử dụng cho ngành may Việt nam có nguồn gốc từ nước ngoài. Đối với các DN sản xuất xuất khẩu lớn thì họ phải cần nhiều nhân lực để quản lý vấn đề tạm nhập tái xuất. Bên cạnh đó là việc đồng bộ hoá nguyên vật liệu: Mỗi một sản phẩm có lên tới trên một trăm nguyên vật liệu. DN phải quản lý sao cho nguyên vật liệu về đồng bộ thì mới có thể sản xuất được. Khâu thiết yếu nhất của phần này là việc theo dõi tiến độ sản xuất: Trong giai đoạn cạnh tranh hiện nay, việc giao hàng đúng hạn là yếu tố ảnh hưởng lớn đến uy tín và sự phát triển của DN. Không chỉ giao hàng đúng hạn mà còn phải giao hàng đúng theo tỷ lệ size, màu mà khách hàng yêu cầu. Do đó DN mong muốn theo dõi được chặt chẽ tiến độ sản xuất, và tỷ lệ sản phẩm theo size màu đang thực hiện.

Quản lý đơn vị gia công ngoài và thầu phụ

Trong ngành may, việc gia công rất phổ biến. Ví dụ gia công ren, wash, thiêu, cắt chỉ và làm sạch sản phẩm…. Một sản phẩm có thể có nhiều chi tiết đưa đi gia công. DN may phải quản lý được các đơn vị gia công thầu phụ cùng với tiến độ sản suất của họ.

Quản lý nhà tiêu thụ và phân phối lẻ

Đối với nhóm này, thông tin chủ yếu cần quản lý là thông tin về nhà tiêu thụ, phân phối; quản lý các điều khoản hợp đồng, các yêu cầu chất lượng …

Quản lý thương hiệu

Quản lý người sở hữu thương hiệu, quản lý bản quyền của thương hiệu, các thuộc tính của thương hiệu, quản lý các nhà tiêu thụ và phân phối sản phẩm của thương hiệu. Quản lý các nguyên vật liệu thô, được thiết kế, sản xuất đặc biệt dùng riêng cho thương hiệu đó.

CÁC SẢN PHẨM ERP HỖ TRỢ NGÀNH MAY

Số lượng các sản phẩm phần mềm ERP trong nước và ngoài nước hỗ trợ để giải quyết các bài toán nói trên là chưa nhiều. Hiện nay, các phần mềm ERP trong nước hoặc chỉ chú trọng vào các bài toán về kế toán giá thành, hoặc giải quyết các bài toán đặc thù cho quản lý sản xuất của ngành may như tối ưu hóa dây chuyền sản xuất. Với các sản phẩm của nước ngoài thì chỉ có một số sản phẩm lớn là có sự đầu tư cho ngành như của SAP, JDEwards, Microsoft Dynamic … nhưng để giải quyết triệt để các bài toán nói trên ở Việt Nam thì vẫn cần thời gian chứng minh. Trong phạm vi bài viết này, tác giả xin được giới thiệu một giải pháp đó để các DN có thể lựa chọn.

Giải pháp SAP AFS

Giải pháp SAP-AFS (SAP/Apparel & Footwear Solution) được phát triển riêng cho ngành may dựa trên bộ MySAP. Hiện nay SAP-AFS đã có hơn 75 khách hàng và hơn 26,000 user trên toàn cầu. Trong đó 7/10 khách hàng hàng đầu trong ngành May đang sử dụng giải pháp này như Adidas, Nike, Rebook, Triumph, Fila, Hilfiger … SAP-AFS được đối tác SAP phát triển từ năm 1998 trên nền MySAP R3 đến nay đã được nâng cấp nên phiên bản 5.0 và hỗ trợ thêm Netweaver để tạo cổng giao tiếp (Portal) với các hệ phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP khác. Ngoài những phân hệ cơ bản của MySAP R3 như Tài chính, Bán hàng, Mua sắm, Kho vật tư hàng hóa, Sản xuất vv. Sản phẩm SAP AFS còn có những chức năng riêng để giải quyết các bài toán đặc thù của ngành may. Các chức năng đó là:

* Quản lý thông tin sản phẩm bằng ma trận nhiều chiều, bằng nhóm danh mục và quản lý thông tin mùa của sản phấm

* Phân hệ mua hàng, bán hàng và quản lý sản xuất cũng được được xây dựng theo hướng ma trận nhiều chiều

* Đơn hàng mua và đơn hàng bán và đơn hàng sản xuất có mối quan hệ chặt chẽ, nhờ đó người quản lý có thể theo dõi được NPL mua về cho đơn đặt hàng nào từ đó giúp cho việc quản lý tạm nhập tái xuất tốt hơn, thuận tiện hơn. Đồng thời, vấn đề quản lý đồng bộ hoá NPL cũng được giải quyết, và việc theo dõi tiến độ được quản lý chặt chẽ hơn

Chia thành 3 nhóm sản xuất theo đặc thù của ngành may và có giải pháp hỗ trợ cho từng nhóm riêng biệt. Ba nhóm đó là sản xuất vật liệu phụ hỗ trợ cho ngành may (như dây kéo, dây thun…), nhóm sản xuất theo đơn đặt hàng, nhóm tự sản xuất và tự tiêu thụ

Chức năng Critical Path dùng để theo dõi các khâu sản xuất, hỗ trợ truy vết, lần ngược lại nơi xảy ra lỗi và người chịu trách nhiệm của khâu đó.

Một điểm mạnh nữa của giải pháp là hỗ trợ công tác mua hàng và lập kế hoạch bằng workbench (giao diện đồ hoạ, hỗ trợ kéo thả). Điều này sẽ làm cho người quản lý lập kế hoạch tốt hơn từ đó năng cao hiệu quản sản xuất của DN.

Hiện nay, giải pháp này đang được triển khai tại các công ty Dệt Phong Phú, May Thành Công bởi đối tác chiến lược của SAP tại Việt Nam là FPT-ERP và hang tư vấn Attune Consulting (http://www.attuneconsulting.com) với gần 10 năm kinh nghiệm triển khai các dự án lớn trên toàn cầu. Bên cạnh đó, FPT-ERP và Attune cũng có một số chỉnh sửa bổ sung vào giải pháp SAP AFS để cho việc quản lý thông tin dễ dàng hơn, xử lý đơn hàng bán nhanh hơn, và hệ thống báo cáo giúp người quản lý theo dõi tốt hơn tình hình hoạt động của DN.

Vương Quân Ngọc – Đào Duy Quang