ERP: MỐI TƠ VÒ CỦA CIO

Không thể sống chung, cũng không thể sống thiếu

Tháng 10/2007, một cuộc khảo sát trên tạp chí CIO tiến hành với gần 400 lãnh đạo CNTT – CIO (thuộc nhóm doanh nghiệp (DN) vừa và nhỏ có doanh thu hàng năm dưới 999 triệu USD). Trên 85% người được hỏi đều cho rằng các giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP là rất quan trọng cho hoạt động kinh doanh của DN và không thể thiếu chúng.

Nhưng cuộc “hôn nhân” này cũng cho thấy một số dấu hiệu của sự căng thẳng: Các CIO vẫn bị phiền lòng bởi sự tích hợp hệ thống phức tạp, chi phí sở hữu cao và hệ thống ERP khó sử dụng. Họ mong có sự đổi mới tốt hơn từ các nhà cung cấp. Tuy nhiên, các CIO lại tỏ ra không muốn và cũng không thể “từ biệt” hệ thống ERP của họ để thử làm một điều mới, chẳng hạn như SaaS (Software-as-a-Service – phần mềm như một dịch vụ) hay mô hình nguồn mở.

Mức độ các công ty gắn bó với hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP không hề làm ngạc nhiên Amy Doherty, CIO của American Financial Realty Trust (AFRT), một công ty đầu tư bất động sản. Doherty cho biết trong 15 năm qua, công ty của bà đã đưa vào hệ thống này những dữ liệu quan trọng, bao gồm cả dữ liệu tài chính. “Càng tích hợp chặt với ERP, công việc kinh doanh của bạn càng trở nên phụ thuộc. AFRT vận hành hệ thống ERP của JD Edwards, loại chuyên dùng cho ngành bất động sản, nó trở thành thiết yếu và phổ biến với nhiều người sử dụng. Doherty cho biết: “Nó là cơ sở dữ liệu của công ty chúng tôi. Chúng tôi điều hành công việc dựa trên nó”.

Các CIO miễn cưỡng phải thay đổi hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP của mình cho dù gặp khó khăn về tích hợp và những vấn đề khác.

• 20,3% CIO chắc chắn không muốn loại bỏ hệ thống ERP của mình để chuyển sang hệ thống thay thế.

• 37,4% CIO không muốn cân nhắc loại bỏ hệ thống ERP của mình để chuyển sang hệ thống thay thế.

Các CIO tranh luận gay gắt về việc hệ thống ERP hiện giờ được coi như một sự kế thừa trong kinh doanh ở thế kỷ 21. Hầu hết 80% không đồng ý với nhận định: “Công ty chúng tôi xem hệ thống ERP như hệ thống di sản (cũ) và không đầu tư vào đó nữa”. Câu chuyện về các hệ thống ERP “là phần di sản, thiếu nhạy bén và linh động, không hỗ trợ sự liên kết hoạt động” đã qua rồi, các nhà phân tích nhận định. Hệ thống ERP đã trở nên quan trọng hơn.

Thực tế, các CIO đã lúng túng trong cuộc “hôn nhân” này trong một thời gian dài. Khi được hỏi liệu công ty của họ có thể tồn tại được không nếu thiếu các hệ thống ERP trong 5 năm nữa, thì hơn 80% trả lời là “không”. Dù tốt hơn hay tệ hơn, các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP vẫn tồn tại.

Bức tranh lớn

Bạn sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP như thế nào? Các CIO nói rằng những modun cốt lõi ERP của họ được dùng chủ yếu cho kế toán và tài chính (96%); mua sắm, đặt hàng và quản lý nhà cung cấp (78%); quản lý thống kê (64%); quản lý nhân sự và lương (55%).
Khi được hỏi trong lĩnh vực kinh doanh nào ERP hoạt động tốt nhất, câu trả lời trước hết là tài chính (70%); kế tiếp là mua sắm, đặt hàng, quản lý nhà cung cấp (42%), quản lý thống kê (33%), quản lý nhân sự và lương bổng (26%).
Những ai là nhà cung cấp giải pháp phần mềm ERP? Gần 20% người được khảo sát chỉ ra Oracle; SAP (14%); PeopleSoft (14% – thuộc Oracle); Microsoft (11%); Infor (10%); JD Edwards (8% – cũng thuộc Oracle); Lawson (6%); Sage Group (5%) và QAD (2%).

Vào thời điểm mọi ứng dụng công nghệ trong kinh doanh phải có được lợi thế cạnh tranh, 76% CIO nói rằng hiệu quả hoạt động là mục tiêu đầu tư ERP của công ty; tiếp theo là hỗ trợ kinh doanh toàn cầu (12%); tăng trưởng (5%) và giảm chi phí CNTT (4%). Theo chuyên gia, kết quả này không ngạc nhiên vì những người đưa ra quyết định về ERP, hầu hết là các CFO (giám đốc tài chính), CIO hay các lãnh đạo nghiệp vụ.

Điều thú vị, chỉ 4% CIO nói rằng hệ thống ERP cung cấp cho công ty họ sự khác biệt hay lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, cuộc khảo sát cho thấy các giải pháp nhắm vào chiều đứng (nghĩa là đặc trưng của ngành công nghiệp hay kinh doanh) là thuộc tính quan trọng nhất của một hệ thống ERP, và cho nó khả năng tạo ra sự khác biệt trong cạnh tranh.

Đổi mới ở đâu?

Khi đề cập tới các ứng dụng chuyên biệt, đặc thù của ngành công nghiệp, các nhà cung cấp lớn cũng đưa ra sự đổi mới, nhưng không thể đạt đến giải pháp vi mô như khách hàng mong đợi. Có 38% người được khảo sát không hài lòng với mức độ đổi mới do nhà cung cấp ERP mang lại, 50% tự hài lòng; 12 % không chắc chắn.

Doherty cho rằng có sự khác biệt đáng kể về ý nghĩa đổi mới của ERP đối với các CIO khác nhau. Khi đề cập đến Oracle, bà nói: “Tôi hài lòng với việc họ đổi mới các sản phẩm, nhưng họ không đưa ra sự đổi mới cho việc kinh doanh của tôi”.

Hiệu quả hoạt động – Lợi thế cạnh tranh là những động lực đầu tư cho ERP theo quan điểm của các CIO.

• 75,8% cho rằng mục tiêu hàng đầu là hiệu quả trong hoạt động
• 11,5% nhắm tới kinh doanh toàn cầu.
• 5,1% nhắm vào tăng trưởng
• 4,1% nhắm vào lợi thế cạnh tranh.
• 3,6% nhắm vào giảm chi phí.

Để thăm dò sâu hơn các nhà cung cấp đang làm gì, cuộc khảo sát yêu cầu các CIO chia sẻ sự hài lòng ra sao với mức độ đổi mới được cung cấp dựa trên việc tiếp cận thông tin, tính linh hoạt, sự tích hợp, tổng chi phí sở hữu (TCO) và tính sử dụng. Các câu trả lời cho 3 hạng mục đầu tiên gần như được chia đều cho những ai hài lòng và không hài lòng. Nhưng khi hỏi đến TCO và tính sử dụng, các báo cáo lại khác nhau. Về tính sử dụng, trên 60% CIO hài lòng hay rất hài lòng. Về TCO, 54% không hài lòng. Phải thừa nhận tổng chi phí sở hữu tiếp tục là vấn đề nặng. Thực tế, 26 % người được hỏi hiện đang thay thế hay xem xét việc thay thế hệ thống ERP của họ bằng giải pháp khác, đều với động lực đầu tiên là nhằm giảm bớt tổng chi phí sở hữu. Để chứng tỏ TCO tốt hơn, các nhà cung cấp giải pháp cần phải bổ sung thêm giá trị và giảm chi phí bảo trì, và tạo cơ hội cho các nhà cung cấp thứ ba cạnh tranh. Mặc dù có trở ngại và dự đoán ảm đạm cho nền kinh tế Mỹ, đa số các CIO được khảo sát đều hoạch định chi tiêu cho ERP trong năm 2008: 11% mua mới, 54% dự định nâng cấp trong năm tới, chỉ 25% nói rằng họ không chi và 10% chưa chắc chắn. Tổng chi phí hàng năm về ERP được phân ra giữa các phần: bảo trì (35%), dịch vụ (gồm nâng cấp, tích hợp và tư vấn – 34%) và bản quyền (32%).

Đến với nhà cung cấp khác

Ngoài các chi phí đang trả, các CIO còn phải đối mặt trước nhiều thách thức cố hữu của hệ thống ERP, 39% thấy lúng túng vì sự tích hợp hệ thống phức tạp, 38% thiếu khả năng tùy biến đối với các chiến lược kinh doanh cụ thể, 36% thấy tổng chi phí sở hữu cao, 32% thấy khó tiếp cận hay lấy ra các thông tin hữu ích, 31% thấy các hệ thống khó sử dụng hay không trực giác. Tuy nhiên, những trở ngại không dễ đẩy các CIO đến với nhà cung cấp ERP khác. Chỉ có 9% cho biết có sử dụng mô hình ERP thay thế. Các mô hình gồm SaaS, công cụ nguồn mở và các ứng dụng nội bộ khác nhau, trong đó tỷ lệ chấp nhận SaaS là khá cao. Gần 54% nói họ dứt khóat không xem xét việc chuyển sang mô hình ERP thay thế. Trong khi 35% nói sẽ cân nhắc việc thử nghiệm một mô hình khác.

Như vậy, cho dù thế nào, việc chuyển sang một hệ thống thay thế hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP hay một nhà cung cấp mới, không phải là chọn lựa của đa số các CIO hiện nay. Việc của họ là cố gắng với những gì đang có nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. Các hệ thống ERP vẫn đóng vai trò cốt lõi trong kinh doanh và họ phụ thuộc nhiều vào hệ thống đó.

Theo CIO 15/2/2008