QUẢN TRỊ KHO (PHẦN 1)

1. Những khái niệm liên quan đến quản trị tồn kho 1.1. Vai trò của tồn kho Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu/linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất… Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% -50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết và chủ yếu trong quản trị sản xuất tác nghiệp. Tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ. Người bán hàng nào cũng muốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng; nhân viên phụ trách sản xuất và tác nghiệp cũng thích có một lượng tồn kho lớn vì nhờ đó mà họ lập kế hoạch sản xuất dễ dàng hơn. Tuy nhiên, đối với bộ phận tài vụ thì bao giờ cũng muốn hàng tồn kho được giữ ở mức thấp nhất, bởi vì tiền nằm ở hàng tồn kho sẽ không chi tiêu vào mục khác được. Do đó, kiểm tra tồn kho là việc làm không thể thiếu được, qua đó doanh nghiệp có thể giữ lượng tồn kho ở mức “vừa đủ”. Có nghĩa là không “quá nhiều” mà cũng đừng “quá ít”. Bởi vì khi mức tồn kho quá nhiều sẽ dẫn đến chi phí tăng cao; đối với một số hàng hoá nếu dự trữ quá lâu sẽ bị hư hỏng, hao hụt, giảm chất lượng… Điều này sẽ gây khó khăn trongviệc cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường. Ngược lại, lượng tồn kho không đủ sẽ làm giảm doanh số bán hàng (đối với hàng tồn kho là thành phẩm), ngoài ra có thể dẫn đến tình trạng khách hàng sẽ chuyển sang mua hàng của đối thủ cạnh tranh khi nhu cầu của họ không được đáp ứng. Vì vậy, nhiệmvụ chủ yếu của quản trị tồn kho là phải trả lời được 2 câu hỏi sau:

• Lượng đặt hàng bao nhiêu là tối ưu?
• Khi nào thì tiến hành đặt hàng?

1.2. Các chi phí liên quan đến quản trị tồn kho Tiêu chí để đánh giá một mô hình tồn kho hiệu quả thường là tối thiểu hóa chi phí tồn kho. Quản trị tồn kho liên quan đến 3 loại chi phí sau: a) Chi phí đặt hàng: là toàn bộ chi phí có liên quan đến việc thiết lập đơn hàng bao gồm: chi phí tìm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng (giao dịch, ký kết hợp đồng, thông báo qua lại) và các chi phí chuẩn bị và thực hiện việc vận chuyển hàng đến kho của doanh nghiệp. b) Chi phí lưu kho (Chi phí tồn trữ):là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động tồn trữ. Những chi phí này có thể thống kê theo bảng 6.1 như sau: Tỷ lệ các loại chi phí trênchỉ có ý nghĩa tương đối, chúng phụ thuộc vào từng loại doanh nghiệp, địa điểm phân bố, lãi suất hiện hành. Thông thường chi phí lưu kho hàng năm chiếm xấp xỉ 40% tổng giá trị hàng dự trữ. c) Chi phí mua hàng: là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn vị. Thông thường chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến mô hình tồn kho trừ mô hình khấu trừ theo số lượng. d) Chi phí thiếu hàng: là chi phí phản ánh kết quả về kinh tế khi hết hàng trong kho. Việc hết hàng trong kho sẽ dẫn đến 2 trường hợp: Thứ nhất, bắt khách hàng phải chờ cho tới khi có hàng. Điều này có thể làm mất đi thiện chí muốn hợp tác với doanh nghiệp trong tương lai của khách hàng; Thứ hai, nếu không có sẵn hàng thì sẽ mất đi cơ hội bán hàng.Như vậy, tiền lời bị mất do bán được ít hàng và thiện cảm của khách hàng bị giảm sẽ làm giảm sút tiềm năng bán hàng trong tương lai. 1.3. Kỹ thuật phân tích A-B-C trong phân loại hàng hóa tồn kho Trong rất nhiều loại hàng hóa tồn kho, không phải loại hàng hóa nào cũng có vai trò như nhau trong việc bảo quản trong kho hàng. Để quản lý tồn kho hiệu quả người ta phải phân loại hàng hóa dự trữ thành các nhóm theo mực độ quan trọng của chúng trong dự trữ, bảo quản. Phương pháp được sử dụng để phân loại là phương pháp A-BC. Phương pháp này được phát triển dựa trên một nguyên lý do một nhà kinh tế học Italia vào thế kỷ 19 là Pareto tìm ra. Ông đã quan sát thấy rằng trong một tập hợp có nhiều chủng loại khác nhau thì chỉ có một số nhỏ chủng loại lại chiếm giá trị đáng kể trong cả tập hợp. Giá trị hàng tồn kho hàng năm được xác định bằng cách lấy nhu cầu hàng năm của từng loại hàng tồn kho nhân với chi phí tồn kho đơn vị. Tiêu chuẩn để xếp các loại hàng tồn kho vào các nhóm là:

• Nhóm A: Bao gồm các loại hàng có giá trị hàng năm từ 70 -80% tổng giá trị tồn kho, nhưng về số lượng chỉ chiếm 15 -20% tổng số hàng tồn kho;
• Nhóm B: Gồm các loại hàng có giá trị hàng năm từ25 -30% tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về sản lượng chúng chiếm từ 30 -35% tổng số hàng tồn kho;
• Nhóm C: gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị hàng năm chỉ chiếm 5 -10% tổng giá trị tồn kho. Tuy nhiên về số lượng chúng lại chiếm khoảng 50 –55% tổng số hàng tồn kho.

Để minh họa cho vấn đề nêu trên chúng ta xét một bảng phân loại ABC trên cơ sở giá trị hàng năm của 10 loại hàng tồn kho ở một công ty sau đây:

Nhìn vào bảng 6.2 ta thấy: Món hàng 3 và 6 có giá trị chiếm tời 73,2% tổng giá trị. Trong khi đó các món hàng 1,5,7,8,10 chỉ chiếm 10,5% tổng giá trị. Các món hàng còn lại 2,4 và 9 chiếm 16,3% tổng giá trị.Như vậy, việc xếp hạng ABC cho các loại hàng hoá ở trên được thể hiện trong bảng dưới đây:

Tác dụng của kỹ thuật phân tích ABC: (1) Đầu tư có trọng tâm khi mua hàng. Chẳng hạn, ta phải dành các nguồn tiềm lực để mua hàngnhóm A nhiều hơn so với nhóm C; (2) Xác định các chu kỳ kiểm toán khác nhau cho các nhóm khác nhau:

• Đối với loại hàng tồn kho thuộc nhóm A, việc tính toán phải được thực hiện thường xuyên, thường là mỗi tháng một lần;
• Đối với loạihàng tồn kho thuộc nhóm B sẽ tính toán trong chu kỳ dài hơn, thường là mỗi quý một lần;
• Đốivới loại hàng tồn kho thuộc nhóm C thường tính toán 6 tháng 1 lần.

Chúng ta có thể khảo sát về chu kỳ tính toán qua ví dụ 6.1 dưới đây: Ví dụ 6.1: Công ty A có khoảng 5.000 loại hàng được phân nhóm theo kỹ thuật phân tích ABC. Nhóm hàng A gồm 500 loại, nhóm hàng B gồm 1.750 loại, nhóm hàng C gồm 2.750 loại. Công ty quy định chu kỳ kiểm toán là: Nhóm A: 1 tháng/1 lần; Nhóm B: 1 quý/1 lần; Nhóm C: 6 tháng/1 lần. Nếu số ngày làm việc trong tháng được quy định là 20 ngày, thì có bao nhiêu loại hàng được tính toán, kiểm toán mỗi ngày? Như vậy, lượng hàngphải kiểm toán mỗi ngày được tính toán trong bảng sau :

(3) Giúp nâng cao trình độ của nhân viên giữ kho (do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm toán của từng nhóm hàng; (4) Có được các báo cáo tồn kho chính xác. Đương nhiên mức độ chính xác tuỳ thuộc vào giá trị hàng tồn kho; (5) Có thể áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau. Nhóm A phải được dự báo cẩn thận hơn các nhóm B và C (chẳng hạn mặt hàng giản đơn thì áp dụng phương pháp dự báo bình quân giản đơn…). 1.4. Các dạng tồn kho và các biện pháp giảm số lượng hàng tồn kho a) Các dạng tồn kho:Hàng tồn kho trong hệ thống cung ứng –sản xuất và phân phối đều nhằm mục đích dự phòng những bất trắc có thể xảy ra. Các dạng tồn kho được minh hoạ qua sơ đồ dưới đây:

b) Các biện pháp để giảm số lượng hàng tồn kho: Từ các dạng tồn kho, ta có các biện pháp để giảm lượng hàng tồn kho như sau: (1) Áp dụng các mô hình tồn kho để xác định lượng hàng dự trữ tối ưu; (2) Áp dụng kế hoạch sửa chữa dự phòng để xác định lượng phụ tùng dự trữ chính xác; (3) Áp dụng hình thức sản xuất dây chuyền nhằm giảm tối đa lượng sản phẩm dở dang; (4) Nắm chắc nhu cầu của khách hàng, tức là nắm chắc về số lượng sản phẩm và thời điểm giao hàng, từ đó có kế hoạch sản xuất vừa đủ không dư; (5) Áp dụng kỹ thuật phân tích biên tế để quyết định chính sách tồn kho (xác định khi nào thì tăng hàng, khi nào thì không). Quản trị kho cũng là 1 module quan trọng trong giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP, hỗ trợ quản trị kho chính đến từng sản phẩm theo mã, lô, vị trí …giúp hoạt động kho đạt hiệu quả cao. Mời các bạn đọc bài tiếp theo: Quản trị kho (Phần 2)