“NHÂN” CỦA ERP

Hiện nay, các phương tiện thông tin, các nhà sản xuất phần mềm, doanh nghiệp đều đang có những tìm tòi, tranh luận,…xung quanh giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. Khả năng của giải pháp, sau khi tìm hiểu, doanh nghiệp có thế biết được ngay nó phù hợp hay không thích ứng với hiện trạng hoạt động của mình. Nguồn đầu tư tài chính có thể kiếm được; các hệ thống phần cứng máy tính, mạng, có thể chọn mua không mấy khó khăn. Cái khó nhất, nan giải nhất mà hầu như doanh nghiệp nào cũng đều gặp phải, đó là tinh thần, thái độ khả năng của những con người, từ lãnh đạo cho đến từng nhân viên trong tổ chức của mình!

Những vướng mắc trong yếu tố con người

Vướng mắc đầu tiên thường gặp nhất đó là lãnh đạo. Thực tế hiện nay, những người có quyền quyết định ứng dụng phần mềm quản lý thường hiểu biết không nhiều về công nghệ thông tin nói chung và các dạng phần mềm kiểu như ERP, CRM nói riêng, mặc dù khả năng quản lý bằng đầu và miệng thì có thừa. Vì thế, thường dẫn đến nhiều tình huống khó khăn cho việc triển khai và ứng dụng một hệ thống phần mềm: Lãnh đạo rất muốn triển khai, nhưng chỉ mang tính chất “quyết tâm” là chính, thực tế triển khai cụ thể như thế nào lại không nắm bắt được; hoặc lãnh đạo chần chừ, nửa muốn nửa không, chưa muốn thay đổi nhiều vì thấy “doanh nghiệp cũng đang hoạt động tốt”; hoặc lãnh đạo chưa ý thức được lợi ích của các giải pháp phần mềm mang lại…

Vướng mắc thứ hai liên quan đến các nhân viên trong tổ chức. Phần lớn các nhân viên rất ngại thay đổi: vị trí làm việc, quy trình, cách thức thực hiện,…Đây là một trong những nguyên nhân dẫn đến nhiều khó khăn trong quá trình triển khai và ứng dụng giải pháp phần mềm ERP. Lãnh đạo quyết định sử dụng phần mềm, nhân viên chấp hành một cách chiếu lệ, chỉ làm cho có dẫn đến hiệu quả công việc vẫn không thể cải tiến được. Lãnh đạo biết điều đó, muốn thay đổi nhân sự nhưng lại gặp phải những vướng mắc khác như: các quan hệ xã hội, tình cảm con người,…

Vướng mắc thứ ba nảy sinh trong quá trình triển khai giữa người triển khai và những người làm việc trong doanh nghiệp. Một lời nói phát ra lớn hơn mức bình thường của người triển khai phần mềm có thể làm cho các nhân viên đang dùng thử phần mềm khó chịu, dùng dằng, ảnh hưởng rất nhiều đến thời gian và hiệu quả làm việc. Một vài người dùng khả năng bị hạn chế có thể khiến cho người triển khai vất vả sinh ra khó chịu, chán nản,…Còn rất nhiều những vướng mắc khác có thể xuất hiện trong từng trường hợp cụ thể, nhưng vướng mắc là vướng mắc, nếu không giải quyết thì chẳng thể làm thêm gì được mà giải quyết không tốt, không dứt điểm thì lại càng rối, càng dùng dằng hơn.

Ông Đỗ Nam Hải, Phó tổng Giám đốc công ty cổ phần May Hai, Hải Phòng:

“Lãnh đạo doanh nghiệp phải quyết tâm cao độ trong việc ứng dụng CNTT nói chung và giải pháp phần mềm ERP nói riêng, không nản chí khi gặp phải khó khăn trong quá trình triển khai…Doanh nghiệp nên đề ra một chính sách nhân sự mạnh mẽ: những ai tích cực ứng dụng sẽ được khen thưởng, còn những ai ngại hoặc không có khả năng ứng dụng sẽ không còn tại vị sau khi phần mềm được chính thức đưa vào sử dụng…”

(Công ty May Hai, Hải Phòng là doanh nghiệp đứng đầu danh sách những Doanh Dệt may Áp dụng công nghệ thông tin tốt và đạt danh hiệu “Doanh nghiệp Dệt May có hiệu quả sản xuất kinh doanh tốt” trong cuộc bình chọn Doanh nghiệp dệt may tiêu biểu năm 2006)

Doanh nghiệp ứng dụng và nhà cung cấp cùng nhau tháo gỡ

Trong quá trình tư vấn giải pháp các nhà cung cấp thường để cập rất nhiều đến vấn đề con người, cũng như nhấn mạnh về khả năng thành công của dự án phụ thuộc phần lớn vào quyết tâm của lãnh đạo; tinh thần, khả năng của các nhân viên,…Doanh nghiệp cũng nhận thấy được điều đó. Nhưng thực sự đây là một vấn đề không chỉ khó riêng cho bên nào, mà cả hai đều bắt buộc gặp phải. Vậy để triển khai và ứng dụng thành công giải pháp ERP, nhà cung cấp và doanh nghiệp ứng dụng phải cùng nhau tháo gỡ vướng mắc…

Đối với nhà cung cấp:

* Đánh giá thực trạng nhân sự của doanh nghiệp: lãnh đạo, các nhân sự cốt cán, nhân viên,…
* Đưa ra một lộ trình triển khai phù hợp
* Xây dựng kế hoạch huấn luyện và hỗ trợ người dùng một cách chi tiết, rõ ràng
* Tạo ra các mối quan hệ hợp tình, hợp lý ngoài công việc
* Cân bằng giữa mục tiêu lợi nhuận của mình và mục tiêu triển khai thành công của doanh nghiệp ứng dụng.

Đối với doanh nghiệp triển khai và ứng dụng giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP:

* Lãnh đạo quyết tâm, các nhân viên cấp dưới đồng lòng
* Cần có một quy chế nhân sự rõ ràng về vấn đề khai thác và sử dụng phần mềm
* Dung hòa các mối quan hệ trong tổ chức, quan hệ với nhà cung cấp giải pháp
* Mỗi thành viên tham gia vào quá trình triển khai và ứng dụng nên đặt những cái cá nhân của mình sau lợi ích chung mà doanh nghiệp đang hướng đến (Lợi ích cá nhân sẽ có và sẽ có nhiều hơn khi đã thành công).

Một điều quan trọng là nhà cung cấp giải pháp và doanh nghiệp ứng dụng phần mềm phải tìm được tiếng nói chung, cũng như thống nhất được các phương án thực hiện. Nhà cung cấp đưa ra một lộ trình triển khai rõ ràng với đầy đủ các bước huấn luyện, hỗ trợ nhưng doanh nghiệp lại chưa có một quy chế nhân sự phù hợp để tham gia vào lộ trình đó thì hiệu quả mang lại sẽ không cao.

Phần mềm thì chỉ biết nghe lệnh, lệnh không chỉ là những lời: nói rồi để đó. Lệnh ở đây là nói nhưng phải làm, phải thao tác. Nhà cung cấp thường nói hay nhưng doanh nghiệp phải xem họ làm có hay không. Doanh nghiệp ứng dụng quyết tâm, tuyên truyền hay nhưng các nhân viên nhìn thấy máy tính và cái gọi là giải pháp phần mềm ERP đang hiện ra trước mắt đã ngại thì … như không.

(http://eac.vn – Đan Nhi – Tạp chí TH&ĐS)