Những vấn đề của doanh nghiệp sau go-live dự án ERP

Giai đoạn golive đánh dấu một cột mốc quan trọng trong dự án ERP, nhưng nó chỉ là bắt đầu của một hành trình dài. Để đảm bảo sau khi Go-live dự án ERP, hệ thống hoạt động hiệu quả và mang lại lợi ích tối đa, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng cho giai đoạn sau triển khai và sẵn sàng đối mặt với những thách thức có thể xảy ra. Vậy các vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp sau go-live là gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết!

Xem thêm: 7 Lưu ý khi triển khai giúp đảm bảo dự án ERP thành công

1. Vấn đề phát sinh sau khi golive dự án ERP

Hệ thống ERP nào dù hoàn thiện đến đâu cũng sẽ có các vấn đề phát sinh khi vận hành. Đây chính là giai đoạn thể hiện việc truyền thông giữa ERP team và đối tác triển khai đạt hiệu quả thế nào? Phân chia công việc đâu là ERP team mình sẽ giải quyết, đâu là cái cần chuyển cho phía đối tác sửa chữa? Bởi khi gặp các vấn đề đa số chúng ta thường cho rằng do chương trình bị lỗi, code viết có vấn đề; nhưng theo kinh nghiệm triển khai ERP của ITG thì trước khi kiểm tra xuống code thì nên xem xét lại các thiết lập cho parameters (Parameter là đại diện cho một giá trị mà một hàm có giá trị đầu vào sẽ được nhận khi được gọi) đã đúng chưa? Đôi khi, chỉ do vấn đề nhỏ này mà phát sinh ra lỗi. Bên cạnh đó, thỉnh thoảng nên cập nhật các Hot-Fixed do hãng phát hành. Vì đôi khi các khi vấn đề ta gặp phải nằm trong đó.

Đảm bảo tất cả các trường hợp thử nghiệm được thực hiện và thông qua trước khi go-live dự án ERP

Việc lặp lại các giai đoạn thử nghiệm trong dự án ERP là vô cùng quan trọng. Mỗi lần thử nghiệm (kiểm tra đơn vị, quy trình, tích hợp hệ thống và chấp nhận người dùng) đều nhằm mục tiêu đảm bảo rằng hệ thống hoạt động đúng như mong đợi và đáp ứng được tất cả các yêu cầu của doanh nghiệp. Tỷ lệ vượt qua các bài kiểm thử không chỉ là một con số, mà còn là thước đo mức độ sẵn sàng của hệ thống trước khi chính thức đi vào vận hành.

Các trường hợp thử nghiệm cần đảm bảo cả về số lượng lẫn chất lượng. Việc thiết kế các kịch bản thử nghiệm đa dạng và bao quát mọi tình huống thực tế là chìa khóa để doanh nghiệp phát hiện và khắc phục các lỗi tiềm ẩn trong hệ thống. Đối với thử nghiệm đơn vị, thông thường một nhà tư vấn hoặc nhà phát triển ERP có thể tạo ra các trường hợp thử nghiệm, nhưng đối với các loại thử nghiệm khác, các trường hợp thử nghiệm phải được doanh nghiệp chấp thuận. Điều này đảm bảo rằng không có kịch bản bất ngờ nào xuất hiện sau khi người dùng cuối có được hệ thống ERP mới.

Quản lý phiên bản cho hệ thống hiệu quả sau quá trình golive dự án ERP

Khi quyết định cho hệ thống chính thức đi vào vận hành; điều cần tiên quyết là chính bản thân đội ngũ doanh nghiệp ta phải sở hữu nó hoàn toàn; mọi vấn đề thay đổi cũng như fix bugs từ phía đối tác lẫn từ chính đội ngũ nội bộ đều phải được chính ERP team ghi chú lại và kiểm tra trên TEST trước khi ứng dụng. Cũng như theo dõi thường xuyên các thông tin từ hãng để quyết định có ứng dụng các gói dịch vụ hay nâng cấp lên version mới hay không?

Cân nhắc về việc triển khai thêm module mới

Trước khi quyết định mở rộng các module ERP, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng và đánh giá toàn diện hiệu quả hoạt động của hệ thống hiện tại. Việc triển khai thêm các module mới khi hệ thống chưa ổn định có thể gây ra nhiều rủi ro và ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh.

2. Những chú ý khi go live hệ thống ERP

Bước 1: Đảm bảo tất cả các thử nghiệm theo kế hoạch của bạn được hoàn thành.

Bước 2: Đảm bảo tất cả người dùng của bạn được đào tạo đầy đủ theo kế hoạch.

Bước 3: Xác minh tất cả các báo cáo và bảng điều khiển đã sẵn sàng để sử dụng và các liên kết đến các công cụ này sẽ ở trên màn hình của người dùng phù hợp khi họ cần thông tin.

Bước 4: Kiểm tra thời gian để tải dữ liệu tĩnh từ các hệ thống cũ của bạn. Bạn đã chạy các quy trình này nhiều lần rồi nhưng go-live không phải là thời gian cho bất kỳ vấn đề nào.

Đọc thêm: Lợi ích của việc đào tạo phần mềm ERP cho người dùng cuối

Làm ERP sẽ không bao giờ là kết thúc, vì bản thân nó sẽ tiếp tục và liên tục mở rộng thêm các chức năng cùng với sự phát triển của doanh nghiệp. Cho nên việc quyết định đâu là thời điểm thích hợp để mở Rộng là 1 trong những điều quan trọng cần thiết sau quá trình vận hành.