CÔNG CỤ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP – BSC VÀ KPI

I. Tổng quan về BSC

1. BSC là gì?

Balanced scorecard (thẻ điểm cân bằng) là hệ thống xây dựng kế hoạch và quản trị chiến lược, được sử dụng tại các tổ chức kinh doanh, phi lợi nhuận và chính phủ nhằm định hướng hoạt động kinh doanh theo tầm nhìn và chiến lược của tổ chức,nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ và bên ngoài, theo dõi hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp so với mục tiêu đề ra. BSC đề xuất rằng chúng ta phải xem xét một tổ chức từ 4 khía cạnh, và xây dựng một hệ thống đo lường, thu thập các dữ liệu và phân tích chúng trong mối quan hệ giữa các khía cạnh với nhau: + Khía cạnh học hỏi và phát triển + Khía cạnh quá trình nội bộ + Khía cạnh khách hàng + Khía cạnh tài chính

2. Vai trò và ý nghĩa của BSC

Phiếu cân bằng điểm cho phép chúng ta đánh giá kết quả hoạt động của tổ chức dưới nhiều góc độ khác nhau, giúp ta hiểu các mối quan hệ biện chứng giữa những thay đổi trong nội bộ công ty, sự thành công cạnh tranh và kết quả tài chính, qua đó giúp ta xác định được những viễn cảnh mà tổ chức cần hoàn thiện trong tương lai. Về cơ bản, BSC cùng một lúc đóng 3 vai trò: hệ thống đo lường, hệ thống quản lý chiến lược và công cụ trao đổi thông tin. a. BSC là hệ thống đo lường BSC ra đời cho phép tổ chức làm rõ những viễn cảnh và chiến lược của tổ chức bằng cách tiếp cận mới: thay vì tập trung vào việc kiểm soát các yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến việc đạt được chiến lược. Như vậy, sử dụng các thước đo này như thế nào để biến chiến lược thành hiện thực là bài toán đối với mỗi đơn vị. b. BSC là hệ thống quản lý chiến lược

• Vượt qua rào cản định hướng bằng giải thích các chiến lược
• Vượt qua rào cản về con người
• Vượt qua rào cản về nguồn lực
• Khắc phục rào cản về quản lý

c. BSC là công cụ trao đổi thông tin Chia sẻ kết quả của Phiếu cân bằng điểm trong tổ chức giúp người lao động có cơ hội thảo luận về những giả định trong chiến lược, học hỏi và rút kinh nghiệm từ những kết quả không mong muốn, trao đổi về những thay đổi cần thiết trong tương lai. Hiểu chiến lược của công ty có thể mở ra những khả năng tiềm tàng, có thể lần đầu tiên được biết tổ chức đang ở đâu và họ sẽ đóng góp như thế nào. II. Tổng quan về KPI

1. KPI là gì?

KPI theo tiếng anh là Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. Ví dụ một số KPI cho các bộ phận: a. KPI cho sale – marketing:

• Tỷ lệ phản hồi / tổng số gửi đi: Tỷ lệ này đo lường hiệu quả của marketing trực tiếp của các sale rep.Các chương trình markeing trực tiếp có thể là gửi thư, gửi email….

– Tỷ lệ khách hàng bị mất sau khi mua hàng lầu đầu: Tỷ lệ này thấp có thể do các nguyên nhân: sản phẩm của bạn không phù hợp, sản phẩm tốt nhưng quảng cáo không tốt dẫn đến khách hàng không phải mục tiêu lại đi mua hàng của bạn… – Mức độ biết đến sản phẩm: được đo lường trước và sau quảng cáo b. Đánh giá KPI hiệu quả nhân sự:

• Tỷ lệ vòng đời nhân viên: cho chức danh, cho bộ phận.

Đối với chức danh nếu vòng đồi quá thấp điều này có thể không phải do phía công ty mà do bản chất của xã hội, ví dụ các chức danh hay làm thời vụ. Đối với các bộ phận, một phần có thể do cách quản lý của trưởng bộ phận dẫn đến vòng đồi của NV thấp.

• Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ: của toàn công ty và của từng bộ phận.

Tỷ lệ quá thấp của công ty hoặc từng bộ phận làm bạn cần chú ý. Đôi khi bạn cũng cần phải xem lại, các tỷ lệ quá thấp là do sếp bộ phận đó đánh giá quá khắt khe, ngược lại hầu như không có nhân viên bị đánh giá kém hoặc tốt cũng làm bạn lưu ý (sếp có xu hướng bình quân chủ nghĩa). c. KPI cho sản xuất:

• Tỷ lệ sử dụng NVL tiêu hao:

Tỷ lệ này đo lường bằng tỷ lệ 100 %. Tỷ lệ càng cao chứng tỏ doanh nghiệp đã tiêu tốt càng nhiều NVL ngoài định mức. Tỷ lệ này giúp bạn xác định mức tiêu hao trung bình của NVL từ đó có quyết định tỷ lệ phù hợp cho các đơn hàng sắp tới. Ở các đơn vị gia công, tỷ lệ tiêu hao thấp giúp cho DN sẽ có thêm nguồn thu nhập khi bán lại các NVL tiêu hao còn dư.

2. Vai trò của KPI

Chỉ số KPI phản ánh được mục tiêu và sứ mệnh của doanh nghiệp. Các chỉ số KPI chỉ có giá trị khi được xác định và đo lường một cách chính xác. Chính vì vậy mà việc xác định rõ các chỉ số KPI và bám sát các chỉ số này rất quan trọng. Đối với mỗi chỉ số KPI, cần phải đặt ra chỉ tiêu cụ thể. III. Các bước áp dụng BSC và KPI khi triển khai giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP Các nhà cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng BSC và KPI khi họ áp dụng các chỉ số trên vào hệ thống. Phần mềm sẽ giúp việc quản lý các chỉ số được chặt chẽ và chính xác hơn. Để xây dựng thành công BSC và KPI, nhân viên triển khai sẽ tiến hành theo các bước sau:

1. Giai đoạn 1: Thống nhất áp dụng KPIs

• Cung cấp các kiến thức cơ bản BSC và KPI tới các nhân viên.
• Khảo sát các hoạt động của từng bộ phận.
• Hỗ trợ từng phòng ban thiết lập những thước đo có thể đo lường được từ kết quả công việc dựa trên kinh nghiệm trên khai và thực tế hoạt động tại công ty.

2. Giai đoạn 2: Thử nghiệm và cải tiến

– Thiết kế các chỉ số trên phần mềm, đưa vào dùng thử trong quy trình hoạt động của từng bộ phận xem chỗ nào chưa phù hợp, chỗ nào có thể lược bỏ, chỗ nào cần bổ sung để điều chỉnh cho hợp lý và hiệu quả hơn. Đây cũng là giai đoạn để bạn hoàn thiện các hệ thống quản lý nếu thấy còn hổng, hệ thống phần mềm, công nghệ để hỗ trợ cho việc quản lý các KPI và đánh giá các kết quả đạt được từ cấp tổ chức đến cá nhân. Đây sẽ là những nền tảng quan trọng giúp bạn thành công trong giai đoạn tiếp theo.

3. Giai đoạn 3: Áp dụng và phát triển

– Người dùng nhập số liệu vào hệ thống và sử dụng hàng ngày để kiết xuất ra các báo cáo KPI dùng cho quản trị. Trong quá trình sử dụng, nếu nảy sinh thêm các nhu cầu quản lý các chỉ số khác, nhà cung cấp phần mềm hoàn toàn có thể thiết kế thêm trong chương trình đáp ứng nhu cầu quản lý đặc thù. IV. BSC và KPI – Công cuộc hiện thực hóa giấc mơ của lãnh đạo Nếu như BSC đánh giá sự hoàn thành của doanh nghiệp thông qua 4 chỉ tiêu (tài chính, khách hàng, quá trình hoạt động nội bộ, hoạt động nghiên cứu phát triển), giúp doanh nghiệp phát triển cân đối và bền vững thì KPI được áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, tự quản lý công việc của cá nhân. BSC & KPI giúp kết nối giữa chiến lược lãnh đạo và chiến lược kinh doanh:

• Để đảm bảo các mục tiêu kinh doanh, người chủ doanh nghiệp cần thực thi chiến lược lãnh đạo song song với chiến lược kinh doanh của cả công ty lẫn các bộ phận chức năng (tiếp thị, bán hàng…). Muốn làm được điều này, người lãnh đạo phải biết cách đối ngoại và chia sẻ với nhân viên về ” giấc mơ” của mình cũng như tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp.

Việc sử dụng các công cụ hiện đại như BSC và KPI sẽ giúp người chủ doanh nghiệp triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng nhân viên. Tham khảo: ieit.edu.vn