Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác và đầy đủ nhất cho doanh nghiệp

Kiểm kê hàng tồn kho là quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính, ngăn ngừa thất thoát hàng hóa và tối ưu chi phí lưu kho. Cùng ITG Technology tìm hiểu về nguyên tắc, phương pháp và cách triển khai quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp trong bài viết sau.

Kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Kiểm kê hàng tồn kho là quy trình kiểm đếm, ghi nhận và đối chiếu số lượng, chất lượng, giá trị của hàng hóa thực tế đang có trong kho với số liệu trên sổ sách hoặc hệ thống quản lý.

Kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác tình hình các tài sản đang được lưu trữ. Từ đó, hạn chế rủi ro thất thoát hàng hoá và hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời.

Xem thêm: Tồn kho an toàn là gì? Cách tính tồn kho an toàn chuẩn nhất

Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm kê hàng tồn kho?

Kiểm kê kho là nhiệm vụ quan trọng trong quản lý vận hành doanh nghiệp. Mục đích kiểm kê hàng tồn kho là giúp các đơn vị:

Mục đích kiểm kê hàng tồn kho

• Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kế toán: Thông qua công tác kiểm kê, doanh nghiệp có thể xác định đúng giá trị hàng tồn kho. Từ đó, lập báo cáo tài chính minh bạch, chính xác và đưa ra các quyết định tài chính đúng đắn.
• Ngăn ngừa thất thoát: Kiểm kê hàng hóa chặt chẽ giúp doanh nghiệp sớm phát hiện sai lệch giữa dữ liệu trên sổ sách và thực tế, từ đó có biện pháp ngăn ngừa kịp thời, tránh để xảy ra thất thoát.
• Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh: Kiểm kê kho định kỳ giúp doanh nghiệp nhận diện các mặt hàng bán chạy và mặt hàng tồn kho lâu ngày để điều chỉnh kế hoạch nhập hàng, bán hàng, sản xuất hợp lý. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa chi phí lưu kho, hạn chế tình trạng thiếu hụt hàng hóa hoặc hàng tồn đọng, lỗi thời.
• Đáp ứng yêu cầu pháp lý và kiểm toán: Theo quy định, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm kê kho để phục vụ cho kê khai thuế và kiểm toán. Việc thực hiện đầy đủ và chính xác giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định và tránh các rủi ro pháp lý.

Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến hiện nay

Hai phương pháp kiểm kê hàng hóa tồn kho phổ biến nhất đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay là: Kiểm kê thường xuyên và kiểm kê định kỳ.

Có hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên

Đối với phương pháp kê khai thường xuyên, doanh nghiệp sẽ thực hiện kiểm kê kho hàng hàng ngày hoặc hàng tuần tùy thuộc vào số lượng và đặc thù của từng loại hàng hóa.

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên thường được áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất sản phẩm có giá trị cao như: Sản xuất thiết bị điện tử, sản phẩm công nghệ, máy móc hoặc doanh nghiệp có ít mặt hàng như: Xây dựng, lắp đặt, thiết bị công nghiệp,…

Ưu điểm:

• Cho phép doanh nghiệp nắm bắt tình trạng hàng hóa chi tiết theo ngày/tuần
• Dễ dàng phát hiện sai lệch và điều chỉnh kịp thời.
• Phát hiện sớm hàng hết hạn, hư hỏng để xử lý sớm.
• Tránh các thất thoát lớn, bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.

Nhược điểm:

• Việc kiểm kê kho hàng ngày, hàng tuần có thể làm tăng chi phí nhân sự vận hành.
• Kiểm kê thường xuyên có thể làm chậm quá trình nhập xuất kho và ảnh hưởng đến các hoạt động liên quan.
• Không phù hợp với doanh nghiệp có số lượng hàng hóa, mã hàng lớn.

Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho

Đối với phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ thực hiện kiểm kê hàng hóa vào những khoảng thời gian nhất định (tháng/quý/năm) hoặc theo chu kỳ riêng. Phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có số lượng sản phẩm lớn, đa dạng mẫu mã và giá trị hàng hóa ở mức trung bình.

Ưu điểm:

• Giảm đáng kể chi phí nhân lực so với kiểm kê thường xuyên.
• Giảm áp lực cho nhân viên do không phải thực hiện kiểm kê kho hàng ngày, hàng tuần.
• Cho phép doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ nhân lực, vật tư và kế hoạch chi tiết cho đợt kiểm kê.

Nhược điểm:

• Các vấn đề về thất thoát, hư hỏng có thể kéo dài trong thời gian dài mới được phát hiện.
• Cần có kế hoạch chi tiết và phối hợp nhiều bộ phận, nếu không sẽ dễ xảy ra lộn xộn.
• Khó kiểm soát hàng có thời hạn.

Đừng bỏ qua: [Tải miễn phí] Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho mới nhất 2025

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho thường được chia thành ba giai đoạn chính là: Trước khi kiểm kê, thực hiện kiểm kê và xử lý kết quả. Cụ thể các bước trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho trong doanh nghiệp như sau:

05 Bước kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước 1: Lập kế hoạch kiểm kê hàng tồn kho và chuẩn bị

Để đảm bảo hoạt động kiểm kê hàng hóa diễn ra thuận lợi, trước khi tiến hành kiểm tra, cá nhân hoặc bộ phận phụ trách cần lập kế hoạch chi tiết các đầu việc cần thực hiện, bao gồm:

• Xác định thời gian kiểm kê (đầu kỳ, giữa kỳ hay cuối kỳ)
• Xác định phương pháp kiểm kê (kiểm kê thường xuyên hay kiểm kê định kỳ)
• Phạm vi kiểm kê (toàn bộ kho, một khu vực, một nhóm hàng…)
• Thông báo hoạt động kiểm kê đến các bộ phận liên quan (mua hàng, bán hàng, kho)
• Phân công nhiệm vụ cho nhân sự liên quan
• Sắp xếp lại kho, dán nhãn và phân loại hàng hóa
• Chuẩn bị công cụ hỗ trợ và các biểu mẫu, báo cáo hàng tồn kho cần thiết
• Tạm dừng hoạt động nhập xuất trong thời gian kiểm kê

Để phân loại hàng hóa hiệu quả hơn, phục vụ cho công tác kiểm kê, bạn có thể tham khảo thêm: Phương pháp phân tích ABC trong quản lý kho

Bước 2: Lập bảng kiểm kê

Người phụ trách tiến hành lập bảng kiểm kê hàng hóa chi tiết với các thông tin cơ bản như sau:

• Mã hàng hóa
• Tên hàng hóa
• Đơn vị tính
• Số lượng theo sổ sách
• Số lượng thực tế
• Chênh lệch (nếu có)
• Ghi chú

Bước 3: Thực hiện kiểm kê thực tế

Bước này đóng vai trò ghi nhận chính xác số lượng và tình trạng thực tế của các mặt hàng được lưu trữ trong kho. Quá trình kiểm kê bao gồm ba đầu việc chính:

• Kiểm đếm: Đếm số lượng hàng hóa thực tế tại từng khu vực, sau đó ghi lại vào bảng kiểm đếm hoặc nhập trực tiếp vào hệ thống.
• Ghi chép và chụp ảnh: Ghi lại tất cả các thông tin quan trọng như mã hàng, số lượng, tình trạng (hư hỏng, hết hạn,…) của sản phẩm.  Chụp ảnh sản phẩm có vấn đề hoặc khu vực kho bãi để lưu lại bằng chứng trực quan
• Kiểm tra chéo: Sau khi hoàn thành việc kiểm đếm lần đầu, một nhóm khác sẽ kiểm đếm lại một số mặt hàng ngẫu nhiên hoặc các mặt hàng có giá trị cao để đảm bảo tính chính xác.

Bước 4: Tổng hợp, đối chiếu và xử lý chênh lệch

Ở bước này, đội phụ trách sẽ so sánh kết quả kiểm đếm thực tế với số liệu trong sổ sách kế toán hoặc phần mềm quản lý kho. Nếu có chênh lệch, cần tiến hành kiểm tra lại và tìm nguyên nhân (do lỗi ghi chép, trộm cắp, hư hỏng hay sai sót trong quá trình nhập xuất,…). Sau khi xác minh được nguyên nhân gây ra chênh lệch, đội kiểm kê sẽ lập biên bản ghi nhận đầy đủ kết quả và lấy chữ ký xác nhận của các bên liên quan.

Bước 5: Lập báo cáo kiểm kê hàng tồn kho

Số liệu kiểm kê thực tế sẽ được cập nhật lại vào sổ sách hoặc hệ thống quản lý tồn kho và gửi cho ban lãnh đạo. Dựa trên kết quả phân tích, nhà quản lý có thể đưa ra các biện pháp khắc phục và cải thiện quy trình quản lý tồn kho cho những lần kiểm kê tiếp theo.

Xem thêm: Quy trình quản lý kho chuẩn | 7 bước quản lý kho hiệu quả trong doanh nghiệp

Nguyên tắc kiểm kê hàng tồn kho

Để quy trình kiểm kê hàng hóa hiệu quả và tính minh bạch, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:

• Chính xác: Kết quả kiểm kê kho phải phản ánh đúng thực tế, không được ước lượng hoặc làm qua loa.
• Khách quan: Người kiểm kê không được tham gia trực tiếp vào việc quản lý nhập xuất kho để tránh xung đột lợi ích.
• Nhất quán: Áp dụng nhất quán phương pháp kiểm kê hàng tồn kho cho tất cả các kỳ để có thể so sánh và đánh giá hiệu quả. Mọi thay đổi về cách thực hiện kiểm soát kho cần được báo cáo và giải thích rõ ràng.
• Toàn diện: Tất cả hàng hóa lưu trữ trong kho đều phải được kiểm kê đầy đủ, ghi chép rõ ràng, chính xác thông tin về số lượng, chất lượng, tình trạng hàng hóa.
• Minh bạch: Mọi chênh lệch về số lượng khi kiểm kê hàng tồn kho phải được giải trình rõ ràng, có biên bản ký xác nhận.

Những khó khăn khi thực hiện kiểm kê hàng tồn kho

Những khó khăn thường gặp trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Khó khăn về công nghệ

Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn thực hiện kiểm kê hàng hóa bằng phương pháp thủ công (ghi chép tay hoặc sử dụng Excel) nên quá trình kiểm đếm thường tốn rất nhiều thời gian, công sức, đồng thời tiềm ẩn nhiều nguy cơ sai sót. Đặc biệt, với những doanh nghiệp có hàng nghìn SKU khác nhau, việc kiểm tra lại càng trở nên phức tạp.

Mặt khác, khi áp dụng phương pháp quản lý kho thủ công, dữ liệu về hàng hóa không được cập nhật theo thời gian thực nên doanh nghiệp gặp nhiều hạn chế về khả năng phân tích, dự báo tồn kho để phục vụ sản xuất, kinh doanh.

Khó khăn về con người

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tìm kiếm nhân viên có kiến thức chuyên môn về quản lý kho và kiểm kê. Vì thiếu nhân lực có trình độ nên chất lượng kiểm kê thường không được đảm bảo và tốn nhiều thời gian hơn dự kiến.

Bên cạnh đó, kiểm kê thủ công phụ thuộc rất nhiều vào con người, do đó dễ xảy ra sai sót. Nhân viên có thể đếm nhầm, ghi chép sai hoặc nhập dữ liệu không chính xác, đặc biệt với số lượng hàng hóa lớn.

Khó khăn về quy trình

Công tác kiểm kê hàng tồn kho nếu không có kế hoạch bài bản và quy trình rõ ràng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến độ chính xác và thời gian thực hiện. Ví dụ, nếu hàng hóa trong kho không được sắp xếp và phân loại khoa học, doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm và kiểm đếm.

Ngoài ra, các phòng ban liên quan (kho, kế toán, sản xuất, bán hàng) chưa phối hợp chặt chẽ với nhau trong quá trình làm việc cũng là một trong những khó khăn chính gây ra sự chậm trễ, sai lệch về dữ liệu khi kiểm kê hàng tồn kho.

Kinh nghiệm kiểm kê hàng tồn kho chính xác và hiệu quả

Triển khai công nghệ hiện đại trong kiểm kê kho

Ứng dụng công nghệ hiện đại là giải pháp giúp doanh nghiệp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả. Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý kho bằng QR Code, Barcode để tự động hóa quá trình ghi nhận và đối chiếu số liệu.

Ứng dụng công nghệ QR Code, mã vạch giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian kiểm kê kho

Khi dữ liệu về hàng tồn kho được cập nhật theo thời gian thực, việc kiểm kê sẽ được thực hiện nhanh chóng, chính xác hơn, đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng phân tích xu hướng tồn kho.

Mặt khác, việc áp dụng công nghệ vào hoạt động quản lý kho còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhân lực, giảm thiểu sai sót thủ công và nâng cao hiệu quả quản lý tổng thể.

Đào tạo nâng cao kỹ năng nhân sự

Để hạn chế sai sót từ yếu tố con người, doanh nghiệp cần chú trọng đào tạo bài bản cho nhân viên kho về quy trình kiểm kê, cách sử dụng công cụ hỗ trợ và kỹ năng ghi chép số liệu.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên xây dựng cơ chế kiểm soát chéo, phân công rõ trách nhiệm từng cá nhân trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho để tránh tình trạng chủ quan hoặc gian lận.

Xây dựng quy trình kiểm kê hàng hóa khoa học

Để giảm thiểu rủi ro sai sót và gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho, doanh nghiệp nên lập kế hoạch kiểm kê từ trước. Các phòng ban liên quan (kho, kế toán, sản xuất, bán hàng) cần phối hợp chặt chẽ để đảm bảo dữ liệu được đối chiếu đồng bộ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên xây dựng các biểu mẫu, quy định kiểm kê thống nhất sẽ giúp toàn bộ nhân sự dễ dàng tuân thủ và hạn chế nhầm lẫn.

Phần mềm hỗ trợ kiểm kê kho hiệu quả cho doanh nghiệp

Như đã chia sẻ ở trên, ứng dụng công nghệ hiện đại là một trong những giải pháp giúp doanh nghiệp đảm bảo quy trình kiểm kê hàng tồn kho diễn ra hiệu quả, nhanh chóng, chính xác.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp cũng đã bắt đầu chuyển từ kiểm kê kho thủ công sang sử dụng phần mềm quản lý kho để rút ngắn thời gian kiểm đếm cho nhân viên. Trong đó, 3S WMS là một trong những giải pháp được lựa chọn nhiều nhất.

3S WMS là giải pháp quản lý kho thông minh được ITG phát triển phù hợp với quy trình, nghiệp vụ của các doanh nghiệp Việt Nam. Hệ thống tích hợp đầy đủ các tính năng hiện đại giúp tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý kho từ nhập hàng đến kiểm kê:

Phần mềm 3S WMS hỗ trợ doanh nghiệp kiểm kê kho hiệu quả

• Tự động hóa quy trình kiểm kê: Ứng dụng công nghệ hiện đại (Barcode, QR Code, RFID, Pick to light) để để ghi nhận và xử lý thông tin nhập, xuất, kiểm kê kho tự động, giúp đẩy nhanh tốc độ kiểm kê.
• Quản lý tồn kho theo thời gian thực: Giám sát chặt chẽ số lượng tồn kho theo thời gian thực và đưa ra cảnh báo khi hàng tồn kho đạt mức tối thiểu/tối đa, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa.
• Quản lý kho theo sơ đồ và vị trí: Quản lý chính xác vị trí hàng hóa trong kho, trực quan hóa năng lực lưu kho để đề xuất vị trí còn trống, từ đó tối ưu không gian lưu trữ.
• Kết nối với hệ thống ERP: Giúp quản lý xuyên suốt từ mua hàng, sản xuất đến phân phối.
• Báo cáo kiểm kê hàng tồn kho: Cung cấp các báo cáo chi tiết và trực quan về tình trạng hàng hóa trong kho, nâng cao năng lực kiểm soát.

Áp dụng đúng quy trình kiểm kê hàng tồn kho, tuân thủ các nguyên tắc kiểm kê hàng tồn kho cơ bản và lựa chọn phương pháp kiểm kê phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý. Nếu doanh nghiệp bạn còn đang gặp khó khăn trong kiểm kê hàng hóa tồn kho và cần tìm kiếm giải pháp hỗ trợ, hãy liên hệ ngay đến ITG theo số hotline 092.6886.855 để được các chuyên gia tư vấn trực tiếp.

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology