3 yếu tố quyết định thời gian triển khai Phần mềm ERP

Trên thực tế, không có câu trả lời chính xác tuyệt đối cho câu hỏi “Một dự án ERP kéo dài trong bao lâu”. Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến thời gian triển khai ERP và bài viết này sẽ điểm qua những yếu tố quan trọng nhất.

1. Tính chất của doanh nghiệp tác động nhiều nhất đến thời gian triển khai ERP

Trái với suy nghĩ thông thường, yếu tố quan trọng nhất tác động đến thời gian triển khai dự án ERP không phải là bản thân hệ thống ERP mà là tính chất đặc thù của từng doanh nghiệp.

Doanh nghiệp của bạn hoạt động trong ngành sản xuất, phân phối, bán lẻ hay dịch vụ?

Dự án ERP tại các Doanh nghiệp sản xuất thường mất nhiều thời gian hơn tại các doanh nghiệp ở những lĩnh vực khác.

Trong lĩnh vực sản xuất nói riêng thì triển khai ERP cho các Doanh nghiệp sản xuất liên tục như thực phẩm, hóa chất… lại lâu hơn so với các doanh nghiệp sản xuất lắp ráp như ô tô, thiết bị điện tử…

Doanh nghiệp vẫn còn có những kỳ vọng không thực tế hay không?

Phần mềm ERP có thể giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, quản lý dễ dàng hơn nhưng chúng không phải là một cỗ máy thần kỳ có thể giải quyết được tất cả mọi việc. Do vậy, những doanh nghiệp có những kỳ vọng quá cao hoặc không thực tế thì việc triển khai hệ thống ERP sẽ tốn nhiều thời gian hơn.

Doanh nghiệp chưa quản lý hiệu quả các thay đổi đi cùng quá trình triển khai ERP.

Hầu hết các tổ chức phải cố gắng thích nghi với những thay đổi do hệ thống ERP tạo nên. Nhưng quản lý những thay đổi này không hề dễ dàng một chút nào. Và điều này cũng ảnh hưởng đến thời gian triển khai ERP trong doanh nghiệp.

Quy mô doanh nghiệp

Thời gian triển khai ERP sẽ thay đổi tùy theo quy mô của doanh nghiệp. Những doanh nghiệp có nhiều đơn vị kinh doanh, và ở cách xa nhau, thì thời gian triển khai ERP lâu hơn so với những doanh nghiệp có cùng quy mô và nằm trong một khu vực địa lý cụ thể.

2. Phần mềm ERP ảnh hưởng đến thời gian triển khai

Thứ nhất, sự phức tạp của phần mềm

Một số hệ thống ERP có độ phức tạo rất cao. Số lượng các phân hệ trong phần mềm sẽ ảnh hưởng đến thời gian thực hiện. Nếu có thêm các phân hệ nâng cao như Business Intelligence CRM… thì việc triển khai sẽ càng kéo dài.

Thứ hai, phần mềm có bao nhiêu tuỳ biến đi kèm

Các nhà quản lý cấp cao thường có xu hướng yêu cầu thêm rất nhiều tùy biến trong quá trình triển khai để đáp ứng tốt nhất cho nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp. Những yêu cầu này rất dễ vượt ngoài tầm kiểm soát và khiến cho dự án ERP liên tục bị trì hoãn.

Vì vậy, các yêu cầu tùy biến cần được đề cập rõ ràng trong bản kế hoạch quản lý thay đổi, cũng như kế hoạch triển khai ERP để đảm bảo thành công cho dự án.

Quy trình chọn lựa phần mềm và nhà cung cấp có đủ chi tiết hay không?

Nếu quá trình chọn lựa ban đầu không được thực hiện bài bản, chi tiết thì kết quả tất yếu là sẽ phát sinh thêm nhiều yêu cầu sau khi quá trình triển khai đã bắt đầu.

Do đó, quy trình chọn lựa hệ thống ERP là bước cực kỳ quan trọng, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ thời gian triển khai dự án ERP sau này.

3. Yếu tố con người và thời gian triển khai ERP

Thứ nhất, số lượng người sử dụng

Số lượng người dùng càng nhiều thì thời gian triển khai càng kéo dài. Nó không chỉ liên quan đến thời gian đào tạo mà còn có tác động đến hoạt động quản lý thay đổi.

Thứ hai, số lượng superuser

Nếu trong từng bộ phận của doanh nghiệp đều đã có sẵn một “siêu người dùng” (superuser), người có rất nhiều kinh nghiệm với quy trình hoạt động của công ty, thì quá trình triển khai sẽ thuận lợi và trơn tru hơn nhiều.

Thứ ba, nhà tư vấn triển khai có chuyên môn và trình độ cao

Nếu nhà cung cấp, tư vấn triển khai ERP có chuyên môn, trình độ nghiệp vụ cao thì doanh nghiệp có thể yên tâm rằng quá trình đào tạo sử dụng cũng như khắc phục sự cố sẽ diễn ra rất nhanh chóng. Bên cạnh việc tìm hiểu trình độ, doanh nghiệp cần ưu tiên lựa chọn những nhà cung cấp ERP có văn phòng hay trụ sở ở gần với doanh nghiệp để hạn chế việc di chuyển tốn thời gian.

Việc đánh giá tất cả những yếu tố trên không chỉ giúp doanh nghiệp xác định thời gian triển khai ERP mà còn giúp ước tính chính xác hơn chi phí cần bỏ ra khi thực hiện dự án ERP.

ITG Media TH