Cây đại thụ trong lĩnh vực quản trị – Peter Drucker đã từng nói: “Không đo lường được tức là không quản lý được”. Điều này đặc biệt đúng trong chuỗi cung ứng số – khi mà dữ liệu không còn chỉ là công cụ, mà còn là tài sản quý giá, đóng vai trọng quan trọng giúp mỗi doanh nghiệp trong chuỗi đo lường mục tiêu và đưa ra những quyết định chiến lược hiệu quả.

Do đó, để góp phần gia tăng các giá trị và giữ vững vị thế trong chuỗi cung ứng, quản lý theo định hướng dữ liệu (Data-Driven Decision Management) đã trở thành yếu tố bắt buộc đối với các doanh nghiệp. Nhận thức rõ điều này, JDT Việt Nam đã lựa chọn ITG và giải pháp quản trị doanh nghiệp 3S ERP.

JDT Việt Nam là doanh nghiệp thuộc tập đoàn Matsuoka của Nhật Bản hoạt động trong lĩnh vực gia công vải với hệ thống sản xuất hiện đại. Các nhà máy của tập đoàn này phân bố khắp châu Á như Trung Quốc, Myanmar, Indonesia…, tạo nên một mạng lưới cung ứng rộng lớn. Tại Việt Nam, tập đoàn này đã đầu tư bốn nhà máy may mặc. Trong đó, JDT Việt Nam được đặt tại Bình Dương, chuyên gia công màng urethane trên vải giúp tăng khả năng chống thấm và chống thấm nước cho quần áo thể thao, ngoài trời.

JDT được thừa hưởng phương thức sản xuất của Nhật Bản. Bên cạnh đó, doanh nghiệp FDI này cũng là Vendor của các hãng thời trang dân dụng thế giới, vốn nổi tiếng về dẫn đầu xu thế công nghệ, luôn đưa ra những đòi hỏi cao về chất lượng cũng như yêu cầu ứng dụng sản xuất thông minh cho các đối tác cung ứng của mình.

Góp mặt trong chuỗi cung ứng có các “mắt xích” đã trưởng thành về công nghệ như vậy, làm sao để JDT trụ vững và trở thành điểm sáng trong chuỗi? Hãy xem cách doanh nghiệp này phát huy năng lực tổng thể thông qua việc khai phá tiềm năng dữ liệu.

Dữ liệu bị đứt gãy, phân mảnh và chưa phản ánh hiện trạng là những thách thức JDT đã từng phải đối mặt.

Trước khi triển khai giải pháp của ITG, doanh nghiệp mới sử dụng phần mềm kế toán để ghi nhận và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trong khi đó, các bộ phận còn lại vẫn quản lý trên Excel và lưu trữ thông tin trên giấy tờ.

Do chưa quản lý và vận hành trên cùng một hệ thống, trong một vài trường hợp, việc ghi nhận nghiệp vụ giữa các bộ phận xảy ra tình trạng thiếu đồng bộ. Nhân sự mất nhiều thời gian để quản lý, kiểm tra và điều chỉnh. Vấn đề này là nút thắt cản trở hoạt động vận hành của nhà máy.

Bên cạnh đó, việc quản lý mã sản phẩm cũng là một trong những khó khăn cần giải quyết của JDT. Số lượng mã nhiều, thiếu đồng bộ khiến các công đoạn chưa được vận hành với hiệu suất tối đa.

Tại bộ phận mua hàng, nhân sự cùng lúc vừa phải theo dõi giá nguyên phụ liệu của các đối tác lớn trên thế giới như: Nhà sản xuất nhựa Nhật Bản, nhà sản xuất nhuộm và dệt đến từ Hàn Quốc, Đài Loan…, vừa phải tính toán chính xác nhu cầu nguyên phụ liệu cho sản xuất và đảm bảo chất lượng vật tư. Với nhiều tác vụ cần xử lý như vậy, việc quản lý bằng Excel khó có thể đáp ứng được.

Chia sẻ về những thách thức này, đại diện đội dự án của ITG chia sẻ: “Việc thông suốt dòng chảy thông tin giữa các phòng ban không hề dễ dàng, đặc biệt là giai đoạn đưa dữ liệu từ Excel lên hệ thống ERP. Quá trình này cần nhiều thời gian để người dùng làm quen với hệ thống”.

Để giải quyết các vấn đề mà JDT phải đối mặt, đội dự án đã tiến hành chuẩn hóa dữ liệu. Từ đây, dữ liệu của tất cả phòng ban được tập trung lưu trữ trên hệ thống 3S ERP tạo thành Master data. Kho dữ liệu này được làm sạch bằng việc xóa bỏ thông tin trùng lặp, chuẩn hóa định dạng và giá trị, đảm bảo tính chất lượng và đồng nhất của Master data. Nhân sự được phép truy cập và chia sẻ thông tin qua lại để rút ngắn thời gian xử lý công việc. Đối với những thông tin đặc biệt, hệ thống sẽ phân quyền rõ ràng và đảm bảo tính bảo mật cho doanh nghiệp.

Điều vượt trội mà hệ thống 3S ERP mang lại là khả năng kết nối thông tin xuyên suốt giữa các bộ phận, từ mua hàng – bán hàng – sản xuất – kho – tới kế toán tài chính. Thông tin từ phòng ban này được đưa lên, phòng ban khác tiếp tục kế thừa, thúc đẩy sự cộng tác mạnh mẽ. Do đó, nhân sự JDT có thể đề xuất mua – bán hàng hiệu quả hơn dựa trên dữ liệu thực tế được cập nhật realtime. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì chỉ số an toàn về khối lượng hàng hóa và nguyên vật liệu trước những biến động của thị trường. Đây là tiêu chí quan trọng đối với một doanh nghiệp FDI vốn định vị là “Nhà máy đáng tin cậy” như JDT.

Bên cạnh đó, hệ thống 3S ERP cũng là cánh tay đắc lực hỗ trợ nhân sự trong việc tính toán giá thành, cân đối năng lực sản xuất tổng thể, lên kế hoạch sản xuất… giúp rút ngắn thời gian phản hồi với khách hàng. Trong trường hợp khách hàng cần truy xuất mã vật tư, JDT có thể đưa ra thông tin về nguyên vật liệu, nhà cung cấp nguyên vật liệu, số lô, số lượng… Khả năng này giúp JDT gia tăng lợi thế khi hợp tác với các đối tác toàn cầu.

Ngoài ra, để doanh nghiệp vận hành ổn định, hệ thống 3S ERP cho phép bộ phận kế toán kế thừa thông tin từ các phân hệ khác như quản lý kho, quản lý mua hàng hoá – vật tư, quản lý bán hàng và quản lý sản xuất để lên báo cáo chính xác. Dựa trên các dữ liệu đã có, nhà quản lý có thể đưa ra mức ngân sách phù hợp cho các mục đích khác nhau. Từ đó, doanh nghiệp có được các dự báo về chỉ tiêu tài chính để tránh được rủi ro.

Dữ liệu vốn không làm thay đổi doanh nghiệp. Nhưng dựa vào dữ liệu, các nhà lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định chính xác trong việc cắt giảm các lãng phí, cải tiến quy trình và đưa ra những ý tưởng kinh doanh hiệu quả. ITG cam kết đồng hành cùng JDT trong chiến lược Công nghệ thông tin để cùng doanh nghiệp trở thành “mắt xích” quan trọng trong các chuỗi cung ứng toàn cầu.