[Tải miễn phí] File mẫu lệnh sản xuất chuyên nghiệp, mới nhất 2025

Trong quản lý vận hành nhà máy, mẫu lệnh sản xuất là tài liệu không thể thiếu để đảm bảo mọi hoạt động được triển khai đúng kế hoạch, đúng số lượng và đúng tiêu chuẩn chất lượng. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn sử dụng biểu mẫu thiếu thông tin, không thống nhất, khiến quy trình sản xuất mất kiểm soát, dễ xảy ra sai sót hoặc chậm tiến độ. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ mẫu lệnh sản xuất là gì, tiêu chuẩn và hướng dẫn xây dựng mẫu lệnh sản xuất theo chuẩn và đầy đủ cho doanh nghiệp.

Mẫu lệnh sản xuất là gì?

Mẫu lệnh sản xuất (Manufacturing Order Form) là biểu mẫu yêu cầu gửi từ bộ phận kế hoạch đến bộ phận sản xuất, quy định cụ thể về những sản phẩm cần chế tạo, số lượng, thời gian bắt đầu – kết thúc, nguồn lực cần sử dụng, chỉ tiêu chất lượng và yêu cầu kỹ thuật đi kèm. Một mẫu phiếu lệnh sản xuất chuẩn không chỉ giúp đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban (Kế hoạch, Mua hàng, Kho, Sản xuất, QC) mà còn là cơ sở dữ liệu quan trọng để doanh nghiệp theo dõi tình trạng đơn hàng và đánh giá hiệu suất sản xuất.

Xem thêm: Tổng quan về lệnh sản xuất | Quy trình xuất lệnh sản xuất

Vai trò của mẫu lệnh sản xuất

Xây dựng biểu mẫu lệnh sản xuất chuẩn là cơ sở để doanh nghiệp:

• Chuẩn hóa quy trình: Đảm bảo mọi đơn hàng được xử lý theo cùng một quy chuẩn, giảm thiểu sai sót do yếu tố con người.
• Truy xuất nguồn gốc: Mỗi lệnh sản xuất thường tương ứng với một batch/lot và có mã định danh riêng, giúp doanh nghiệp truy xuất nhanh khi có sự cố chất lượng.
• Kiểm soát chi phí: Ghi nhận đầy đủ nguyên vật liệu, nhân công và thời gian sử dụng máy móc cho từng lô hàng, giúp kiểm soát chi phí hiệu quả.
• Kết nối liên phòng ban: Hỗ trợ bộ phận kế hoạch, mua hàng, kho, sản xuất, QA/QC phối hợp trơn tru dựa trên thông tin rõ ràng.

Những thông tin cần có trong mẫu lệnh sản xuất

Để lệnh sản xuất phát huy tối đa hiệu quả, khi xây dựng biểu mẫu lệnh sản xuất, doanh nghiệp cần đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin cốt lõi sau:

Thông tin chung về lệnh sản xuất

• Số lệnh/Mã lệnh sản xuất: Mã định danh giúp doanh nghiệp phân biệt và tra cứu yêu cầu sản xuất nhanh chóng. Thường được mã hóa theo quy tắc nhất định (ví dụ: LSX-2025-001).
• Ngày ban hành: Thời điểm bắt đầu thực hiện lệnh sản xuất, hỗ trợ theo dõi tiến độ thực hiện.
• Người tạo: Nhân viên thuộc bộ phận kế hoạch hoặc quản đốc phân xưởng.
• Người phê duyệt: Chữ ký hoặc xác nhận của người có thẩm quyền (Trưởng phòng kế hoạch, giám đốc sản xuất hoặc quản đốc phân xưởng).
• Người phụ trách: Quản lý sản xuất, tổ trưởng, kỹ thuật
• Bộ phận thực hiện: Tổ, phân xưởng hoặc dây chuyền phụ trách.

Những thông tin chung trong mẫu lệnh sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp xác định nguồn gốc lệnh và trách nhiệm của từng cá nhân/bộ phận.

Thông tin sản phẩm

• Tên hoặc mã sản phẩm: Xác định chính xác mặt hàng cần sản xuất.
• Số lượng yêu cầu: Ghi rõ số lượng cần sản xuất, bao gồm cả số lượng dự phòng (nếu có).
• Đơn vị tính: Cái, bộ, kg, lít… tùy theo đặc thù sản phẩm.
• Đặc tả kỹ thuật: Cung cấp tiêu chuẩn chi tiết (kích thước, trọng lượng, màu sắc, độ dày,…) để đảm bảo thành phẩm hoàn thiện đúng thiết kế và yêu cầu của khách hàng.
• Định mức nguyên vật liệu (BOM): Liệt kê số lượng và loại vật tư cần sử dụng để sản xuất một đơn vị sản phẩm.

Việc ghi rõ thông tin sản phẩm trong phiếu lệnh sản xuất giúp doanh nghiệp xác định đúng sản phẩm cần sản xuất và các yêu cầu kỹ thuật cần đáp ứng.

Nguyên vật liệu và cấp phát

• Danh mục vật tư: Bảng kê chi tiết tên, mã, số lượng theo định mức và thực cấp, đơn vị tính của từng loại nguyên vật liệu cần thiết.
• Nguồn cấp: Kho nguyên vật liệu, bán thành phẩm nội bộ hoặc nhà cung cấp ngoài.
• Người nhận và ngày nhận vật tư: Nhân viên nhận nguyên vật liệu và thời gian nhận.

Thông qua những thông tin trên, doanh nghiệp có thể theo dõi việc cung ứng vật tư phục vụ sản xuất hiệu quả.

Kế hoạch sản xuất

• Ngày bắt đầu và ngày hoàn thành: Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc quy trình sản xuất dự kiến.
• Ca làm việc: Xác định ca sản xuất (Ví dụ: Ca 1, Ca 2,…)
• Lộ trình sản xuất: Liệt kê các công đoạn sản xuất theo trình tự (Ví dụ: Cắt – hàn – sơn – lắp ráp – kiểm tra)
• Năng suất dự kiến/thời gian chuẩn bị.
• Máy móc, thiết bị sử dụng: Chỉ định cụ thể máy nào, dây chuyền nào sẽ thực hiện.

Thông tin về kế hoạch sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp khoanh vùng phạm vi và tiến độ công việc, từ đó điều độ sản xuất phù hợp với năng lực nhà máy.

Tiến độ và chất lượng

• Tình trạng từng công đoạn: Chờ duyệt, duyệt, đang làm, hoàn thành, lỗi,…
• Tiêu chuẩn kiểm tra: Quy định rõ các thông số cần kiểm định tại từng công đoạn.
• Phương pháp kiểm tra: Kiểm tra 100%, kiểm tra mẫu hoặc sử dụng thiết bị đo lường cụ thể
• Kết quả kiểm tra chất lượng (QC/QA): Kết quả kiểm tra tại từng công đoạn/dây chuyền hoặc đầu ra.
• Tỷ lệ phế phẩm, nguyên nhân: Xác định tỷ lệ % phế phẩm, ghi rõ nguyên nhân gây lỗi và đề xuất biện pháp khắc phục.
• Người kiểm định: Bộ phận QC chịu trách nhiệm xác nhận chất lượng.

Ghi chú và yêu cầu đặc biệt

• Yêu cầu từ khách hàng: Những đặc thù riêng của đơn hàng (màu sắc, bao bì, nhãn mác…).
• Cảnh báo an toàn: Lưu ý về các rủi ro trong quá trình sản xuất.
• Điều kiện bảo quản: Nhiệt độ, độ ẩm cần duy trì trong quá trình chế tạo hoặc lưu kho.

>> Xem thêm: 5 Mẫu báo cáo quản lý sản xuất hiệu quả bằng Word & Excel

Tải miễn phí mẫu lệnh sản xuất cho doanh nghiệp mới nhất

Dưới đây là các biểu mẫu lệnh sản xuất chuẩn mà doanh nghiệp có thể tham khảo và tùy chỉnh theo nhu cầu riêng:

Mẫu lệnh sản xuất cơ bản

Mẫu lệnh sản xuất cơ bản phù hợp với doanh nghiệp nhỏ có quy trình sản xuất đơn giản, ít công đoạn. Cấu trúc của file lệnh sản xuất cơ bản thường bao gồm:

• Phần header: Logo, tên công ty, tiêu đề “LỆNH SẢN XUẤT”
• Mã lệnh sản xuất
• Thông tin sản phẩm (Tên, mã, số lượng, đơn vị tính)
• Ghi chú và chữ ký phê duyệt

Tải miễn phí mẫu lệnh sản xuất cơ bản TẠI ĐÂY

Mẫu lệnh sản xuất chi tiết

Mẫu lệnh sản xuất chi tiết phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, có danh mục sản phẩm đa dạng, quy trình sản xuất phức tạp và nhiều công đoạn. Bên cạnh những thành phần chính như mẫu phiếu lệnh sản xuất cơ bản, file này còn bổ sung thêm các nội dung về: Bảng kê nguyên vật liệu, chi tiết các công đoạn sản xuất, máy móc sử dụng, nhân viên thực hiện và kiểm soát chất lượng.

Tải miễn phí mẫu lệnh sản xuất chi tiết TẠI ĐÂY

Hướng dẫn các bước xây dựng mẫu lệnh sản xuất chuẩn

Để tạo mẫu lệnh sản xuất rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với thực tế sản xuất, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình 8 bước dưới đây:

Bước 1: Xác định nhu cầu sản xuất

Đầu tiên, bộ phận lập kế hoạch sẽ dựa vào dự báo nhu cầu thị trường, đơn đặt hàng từ khách hàng hoặc nhu cầu phát sinh trong nội bộ để xác định sản phẩm cần sản xuất, số lượng và thời gian hoàn thành. Việc xác định rõ ràng nhu cầu sản xuất là bước khởi đầu để doanh nghiệp phác thảo bản kế hoạch sản xuất sơ bộ, từ đó, có định hướng rõ ràng hơn về toàn bộ quy trình sản xuất.

Bước 2: Kiểm tra các nguồn lực sẵn có

Trước khi phát hành mẫu lệnh sản xuất, bộ phận kế hoạch cần xác minh tình trạng của các nguồn lực hiện có:

• Nguyên vật liệu: Nguyên liệu tồn kho có đủ để phục vụ sản xuất không? Nếu thiếu, bộ phận mua hàng có thể bổ sung kịp thời không?
• Máy móc thiết bị: Máy móc và thiết bị có đang sẵn sàng chờ sản xuất không? Có cần bảo trì bảo dưỡng không?
• Nhân công: Số lượng công nhân hiện có, ca làm việc, trình độ tay nghề,…

Việc đánh giá ba yếu tố trên sẽ giúp xác định khả năng đáp ứng đơn hàng của doanh nghiệp, đảm bảo rằng lệnh sản xuất chỉ được ban hành khi có đủ nguồn lực thực hiện. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp điều chỉnh kế hoạch sản xuất phù hợp với thực tế (nếu cần).

Bước 3: Khai báo thông tin về lệnh sản xuất tổng (Manufacturing Order – MO)

Sau khi thu thập đủ dữ liệu từ hai bước đầu, bộ phận kế hoạch sẽ tiến hành khai báo thông tin vào mẫu lệnh sản xuất. Các thông tin quan trọng cần đề cập đến bao gồm:

• Thông tin chung: Mã lệnh, ngày tạo, thời hạn hoàn thành, ca/kíp sản xuất, bộ phận phụ trách và người chịu trách nhiệm.
• Thông tin sản phẩm: Tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng.
• Thông tin vật tư: Danh sách nguyên vật liệu theo định mức (BOM)
• Lịch trình sản xuất: Các phân xưởng, công đoạn, dây chuyền thực hiện sản xuất và người phụ trách.

Nếu sử dụng phần mềm ERP, hệ thống có thể tự động sinh lệnh sản xuất tổng từ kế hoạch và truyền tải dữ liệu đến các module kho, mua hàng, kế toán để các bộ phận phối hợp công việc nhịp nhàng hơn, đảm bảo đồng bộ thông tin.

Bước 4: Tạo lệnh sản xuất chi tiết (Work Order – WO)

Từ lệnh sản xuất tổng, doanh nghiệp chia nhỏ thành các lệnh sản xuất chi tiết (Work Order) cho từng công đoạn, máy móc, tổ sản xuất. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa năng lực thiết bị, nhân công và tránh tình trạng sản xuất chồng chéo hoặc máy trống. Phiếu lệnh chi tiết sẽ giúp các bộ phận thực thi rõ ràng hơn và quản lý tiến độ tốt hơn trong từng công đoạn.

Bước 5: Cấp phát nguyên vật liệu

Sau khi các lệnh chi tiết được ban hành, bộ phận kho và kế toán sẽ phối hợp để xuất nguyên vật liệu theo định mức trong lệnh, ghi nhận số lượng thực cấp và cập nhật chi phí nguyên vật liệu vào hệ thống. Bước này đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo vật tư sẵn sàng trước khi sản xuất bắt đầu và kiểm soát chi phí vật liệu. Phiếu lệnh sản xuất cần có phần ghi rõ danh mục vật tư, đơn vị tính và người nhận kho để tránh sai lệch.

Bước 6: Theo dõi tiến độ và tình hình thực hiện

Để đánh giá mức độ bám sát kế hoạch và lệnh sản xuất, các tổ trưởng hoặc nhân viên kỹ thuật cần liên tục cập nhật tiến độ và số lượng sản phẩm hoàn thành theo từng công đoạn, tỷ lệ lỗi hỏng, năng suất máy. Tại bước này, nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý sản xuất, dữ liệu sẽ được cập nhật liên tục theo thời gian thực lên dashboard, giúp nhà quản lý theo dõi từ xa và ra quyết định nhanh chóng khi có sự cố xảy ra.

Bước 7: Kiểm tra và nghiệm thu

Khi quá trình sản xuất hoàn tất, bộ phận QA/QC sẽ thực hiện kiểm tra chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn, ghi nhận kết quả đạt/không đạt, tỷ lệ lỗi, rồi bàn giao thành phẩm cho kho hoặc khách hàng. Trong mẫu lệnh sản xuất cần có phần thông tin kết quả thực tế: sản lượng đạt, ngày hoàn thành, biên bản nghiệm thu nếu có. Việc này giúp doanh nghiệp xác định chính xác hiệu quả lệnh và làm cơ sở cho báo cáo giá thành, truy xuất nguồn gốc.

Bước 8: Phê duyệt và lưu trữ

Sau khi so sánh kế hoạch với thực tế về số lượng, thời gian và chi phí, các trưởng bộ phận sản xuất, kế hoạch, QC và kế toán ký xác nhận hoàn thành lệnh sản xuất. Mẫu lệnh sản xuất sau đó sẽ được lưu trữ để phục vụ đối chiếu dữ liệu chi phí, báo cáo hiệu suất và truy xuất khi có vấn đề. Việc chuẩn hóa quy trình phê duyệt và lưu trữ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong quản lý sản xuất.

 Tạo lệnh sản xuất chính xác và nhanh chóng với phần mềm 3S ERP

Ngay cả khi đã có mẫu lệnh sản xuất chuẩn, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn khi quản lý lệnh sản xuất, do phương pháp lập, tạo và quản lý mẫu thủ công còn nhiều hạn chế:

• Nhân viên phải mất nhiều thời gian để tạo lệnh sản xuất
• Không theo dõi được trạng thái lệnh sản xuất theo thời gian thực
• Không kiểm soát được tiến độ và chất lượng tại từng công đoạn
• Dữ liệu phân mảnh trên nhiều file, giấy tờ nên khó truy xuất.

Phần mềm 3S ERP sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết toàn bộ những vấn đề trên bằng cách tự động hóa quy trình tạo và quản lý lệnh sản xuất. Module quản trị sản xuất trong 3S ERP cho phép doanh nghiệp:

• Tự động tạo lệnh sản xuất từ kế hoạch tổng thể: Hệ thống tự động lấy dữ liệu từ đơn hàng hoặc các yêu cầu được cập nhật lên, sau đó tính toán nhu cầu sản xuất, nhu cầu nguyên vật liệu và năng lực tổng thể của nhà máy để tạo lệnh sản xuất phân bổ xuống phân xưởng.
• Tự động gán vật tư theo BOM: 3S ERP tự động áp dụng BOM hiện hành của từng sản phẩm để xác định danh sách nguyên vật liệu cần cấp phát và số lượng tiêu hao tương ứng. Sau đó, hệ thống sẽ đối chiếu trực tiếp với tồn kho thực tế, cảnh báo thiếu hụt và cho phép lập đề nghị mua hàng/mua bổ sung ngay trên cùng quy trình.
• Theo dõi trạng thái lệnh sản xuất: Module trục kế hoạch sản xuất thông minh 3S SPS trong 3S ERP có thể liên kết dữ liệu ERP và MES, cho phép doanh nghiệp theo dõi tất cả lệnh đang hoạt động, trạng thái từng công đoạn theo thời gian thực.
• Truy xuất nguồn gốc nhanh chóng: Hệ thống lưu trữ toàn bộ lịch sử lệnh sản xuất (người tạo, vật tư sử dụng, nhân công thực hiện, kết quả QC, thành phẩm nhập kho,…) giúp doanh nghiệp truy xuất nguồn gốc thông tin nhanh chóng khi cần.
• Báo cáo và phân tích thông minh: Phần mềm cung cấp các báo cáo trực quan về tỷ lệ hoàn thành lệnh, tỷ lệ OK/NG, thời gian yêu cầu giao hàng và chi phí sản xuất thực tế, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh và chính xác.

[button_blog id=”1″]

Một mẫu lệnh sản xuất chuẩn không chỉ là biểu mẫu ghi nhận thông tin đơn thuần mà còn là “xương sống” của toàn bộ hoạt động sản xuất. Khi xây dựng biểu mẫu lệnh sản xuất rõ ràng và đầy đủ thông tin, doanh nghiệp có thể hạn chế sai sót, đảm bảo tiến độ giao hàng. Đây cũng chính là lý do nhiều doanh nghiệp đang ưu tiên chuẩn hóa biểu mẫu và ứng dụng công nghệ để quản lý lệnh sản xuất hiệu quả hơn. Việc sử dụng phần mềm như 3S ERP giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình tạo mẫu và quản lý lệnh sản xuất. Nếu doanh nghiệp cần tìm hiểu thêm về phần mềm, vui lòng liên hệ đến hotline 092.6886.855 để được các chuyên gia ITG tư vấn trong thời gian sớm nhất.