SKU là gì? Nguyên tắc và cách tạo mã SKU sản phẩm hiệu quả nhất

SKU là một dãy số lưu trữ thông tin sản phẩm nhằm mục đích theo dõi hàng hóa dễ dàng và hiệu quả hơn. Đối với những người mới tham gia vào công việc quản lý kho, việc hiểu mã SKU là gì và nắm được các thông tin được biểu thị trong mã SKU khá khó khăn. Do đó, trong bài viết này, ITG Technology sẽ chia sẻ đến bạn tất cả thông tin về đơn vị lưu kho sản phẩm giúp bạn vận dụng hiệu quả trong công việc.

SKU là gì?

SKU là viết tắt của Stock Keeping Unit có nghĩa là “đơn vị lưu kho”. Trong công tác quản lý hàng hóa, mã SKU là một mã định danh riêng để theo dõi và phân loại sản phẩm trong kho, giúp quản lý hàng hoá một cách khoa học và hiệu quả. 

Hiểu một cách đơn giản, Stock Keeping Unit của sản phẩm là phiên bản rút gọn của mô tả mặt hàng. Do thông tin mô tả hàng hóa thường khá dài nên các doanh nghiệp thường có xu hướng sử dụng mã SKU để thể hiện tất cả mọi thông tin liên quan đến sản phẩm một cách ngắn gọn, xúc tích. Điều này giúp việc phân loại và quản lý hàng hóa trong kho trở nên dễ dàng hơn. Khi doanh nghiệp tiến hành kiểm kê hàng tồn kho, mọi thông tin về sản phẩm sẽ được hiển thị kèm theo SKU. Do đó, hệ thống mã SKU còn được gọi là mã mặt hàng, ID mặt hàng, số mặt hàng,…

Đọc thêm: Bí quyết ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho, sắp xếp hàng hóa giúp nhà kho hàng luôn ngăn nắp, sạch sẽ và có tổ chức

Doanh nghiệp cần lưu ý, SKU sản phẩm cũng dùng để chỉ một định danh duy nhất hoặc một đoạn mã tương ứng đơn vị lưu kho hàng hóa cụ thể. Do vậy, khi doanh nghiệp nhập hàng vào kho, có thể chọn duy trì SKU của nhà cung cấp hoặc tạo mã mặt hàng cho riêng mình.

Nguyên tắc tạo mã SKU khoa học và dễ hiểu nhất

Đối với các sản phẩm mua từ nhà cung cấp nhưng không có không tin SKU hoặc công ty tự sản xuất sản phẩm, thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo các mã SKU của riêng mình. Việc thiết lập Stock Keeping Unit dễ nhớ, dễ quản lý sẽ đem lại nhiều lợi ích. Đặc biệt nếu như doanh nghiệp đang cạnh tranh với các nhà bán lẻ trực tuyến khác và có các hệ thống định giá khác nhau. Để tạo mã SKU của sản phẩm một cách hiệu quả, bạn hãy tham khảo các thông tin cần tích hợp cho mã SKU sau đây:

Các thông tin cần có trong mã SKU sản phẩm bao gồm:

• Loại sản phẩm: Là thông tin giúp nhận dạng để phân loại sản phẩm.
• Tên nhà sản xuất/Thương hiệu sản phẩm: Đây là thông tin quan trọng giúp xác định nguồn gốc của sản phẩm
• Mô tả ngắn về sản phẩm: Chất liệu (cotton, khaki, lụa, gấm, tuyết mưa…); hình dáng (dài, ngắn, lỡ…)
• Kích thước/Kích cỡ: Đây là thông tin mô tả các thông số sản phẩm.
• Màu sắc: Đặc tính về màu sắc là yếu tố giúp cung cấp cái nhìn tổng quan về sản phẩm.
• Tình trạng sản phẩm: Mới hoàn toàn hay đã qua sử dụng
• Ngày mua hàng: Ngày mua hàng thường được thể hiện bằng 2 chữ số cuối của ngày, tháng, năm mua hàng. Thông tin này giúp truy xuất ngày nhập hàng của sản phẩm.
• Kho lưu trữ: Mỗi kho lưu trữ sẽ có ký hiệu/số hiệu riêng giúp xác định vị trí của hàng hoá nhanh chóng.
• Các điều khoản bảo hành: Đây là các thông tin liên quan đến dịch vụ đi kèm của nhà sản xuất với từng loại hàng hoá.

Khi tạo mã SKU thì các trường thông tin trong mã sản phẩm nên được đặt theo một thứ tự nhất quán để nhân viên dễ ghi nhớ và khi truy xuất tiết kiệm thời gian hơn. Bên cạnh đó, bạn nên sử dụng kết hợp cả chữ và số để phân tách các trường thông tin của mã hàng hoá.

Trong trường hợp mã SKU của sản phẩm toàn bộ là chữ cái hoặc số thì nên sử dụng các dấu gạch ngang (-) để phân tách. Hiện nay không có quy định cụ thể nào về cách đặt mã SKU. Do đó, tùy vào mỗi doanh nghiệp mà quy tắc tạo mã SKU của sản phẩm sẽ có sự khác nhau. Doanh nghiệp có thể thêm, bớt hoặc thay đổi các thông tin trong mã lưu kho tuỳ theo mục đích sử dụng.

[form_single id=”5″]

Ví dụ về cách tạo mã SKU

Để hiểu rõ hơn về ý nghĩa của các thông số của Stock Keeping Unit, ở phần này, ITG Technology sẽ lấy một vài ví dụ cụ thể về cách đặt mã SKU của sản phẩm ở một số doanh nghiệp khác nhau. Ví dụ về SKU trong lĩnh vực F&B Đây là mã đơn vị lưu kho của sản phẩm sữa socola hãng Vinamilk: MVNM180SCL27092024. Trong đó:

• M: loại sản phẩm (milk – sữa)
• VNM: tên thương hiệu (Vinamilk)
• 180: dung tích (180ml)
• SCL: hương vị (Socola)
• 27092024: ngày sản xuất (27/09/2024)

Ví dụ về SKU trong lĩnh vực May mặc

Đây là mã đơn vị lưu kho của sản phẩm áo phông Gucci đen cỡ vừa: BLK-MED-G123-GUC. Trong đó:

• Dấu gạch ngang được sử dụng để phân tách thông tin cụ thể về sản phẩm
• BLK: màu sắc của sản phẩm (Đen)
• MED: kích thước của sản phẩm (Trung bình)
• G123: số kiểu máy do nhà sản xuất cung cấp
• GUC: tên thương hiệu (Gucci)

Một ví dụ khác, cách đọc mã SKU của sản phẩm váy xòe Cotton màu xanh size S của thương hiệu Zara: ZACOTVX71115HN_SXA như sau:

• ZA: tên thương hiệu (Zara)
• COTVX: mô tả (váy xòe Cotton)
• 71115: thời gian nhập hàng (ngày 11 tháng 7 năm 2015)
• Kho lưu trữ: kho Hà Nội
• SX: kích cỡ (S)
• Màu sắc: màu xanh

Đối với nhiều doanh nghiệp, bài toán về việc quản lý kho là một bài toán khó, để kiểm soát lượng tiền đọng trong hàng tồn, kiểm tra hàng tồn trong kho. ITG Technology chia sẻ tới bạn “bí kíp” quản lý kho hiệu quả qua bài viết: Quy trình quản lý kho chuẩn trong doanh nghiệp

Phân biệt mã SKU với mã Barcode (UPC)

SKU và Barcode (mã vạch) đều được sử dụng để quản lý thông tin hàng hóa, nhưng có sự khác nhau về hình thức và cách sử dụng.

Hệ thống SKU là một mã số hoặc chuỗi ký tự do doanh nghiệp tự tạo ra để phân biệt các sản phẩm khác nhau trong kho. Mã SKU sản phẩm có thể bao gồm cả chữ, số và các ký tự đặc biệt, với độ dài không giới hạn nên chứa nhiều thông tin chi tiết về sản phẩm hơn như kích thước, màu sắc, phiên bản… Hiện nay, không có một quy định ràng buộc chung nào về cách đặt mã SKU trong bán hàng nên các đơn vị kinh doanh hoàn toàn có thể quy định và điều chỉnh theo mục đích sử dụng.

Barcode (mã vạch) là một tập hợp các vạch đen trắng có độ rộng và khoảng cách khác nhau, được sắp xếp theo một quy tắc nhất định. Mã vạch thường chỉ chứa các con số và có độ dài tiêu chuẩn (thường là 12 số). Thông tin trên Barcode được mã hóa theo một quy ước quốc tế, cho phép máy quét đọc và bóc tách thông tin một cách nhanh chóng. Vì vậy, mã vạch chủ yếu được sử dụng trong quá trình thanh toán và quản lý hàng hóa tại các điểm bán hàng (nhà bán lẻ).

Để thấy được sự khác biệt giữa mã SKU và mã UPC thì bạn có thể tham khảo bảng so sánh dưới đây:

Tiêu chí	Mã SKU (Stock Keeping Unit)	Mã Barcode (Mã vạch)
Khái niệm	Mã SKU là mã do doanh nghiệp tự tạo ra để phân biệt các sản phẩm trong kho.	Mã Barcode là tập hợp dãy vạch đen trắng kèm số để mã hoá và trích xuất thông tin.
Mục đích sử dụng	Sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp. Mã giúp kiểm soát các sản phẩm theo thuộc tính như màu sắc, chủng loại, nhà cung cấp,…	Mã UPC được sử dụng trong bán lẻ, thanh toán, truy xuất nguồn gốc hàng hoá. Mã giúp các máy POS nhận diện hàng hoá và được sử dụng trên phạm vi toàn cầu.
Thành phần trong mã	Mã SKU gồm có các thành phần chữ, số, ký tự độ dài không giới hạn, có thể điều chỉnh dễ dàng.	Mã UPC là một dãy số gồm 12 chữ số trong đó: 6 ký tự đầu là mã quốc gia, 5 ký tự tiếp theo là mã nhà sản xuất, 1 ký tự cuối cùng là mã sản phẩm.
Khả năng tuỳ chỉnh	Không có quy định ràng buộc, có thể tuỳ chỉnh linh hoạt theo nhu cầu.	Không thể điều chỉnh cấu trúc hay định dạng.
Phạm vi sử dụng	Mã SKU thường được sử dụng nội bộ trong doanh nghiệp	Mã UPC được sử dụng rộng rãi trên phạm vi toàn cầu.

[form_single id=”4″]

Lợi ích của mã SKU trong quản lý kho hàng

SKU là công cụ được sử dụng từ lâu trên toàn thế giới trong việc quản lý hàng tồn kho. Mã đơn vị lưu kho sản phẩm đang ngày càng chứng minh được hiệu quả rõ rệt hơn, bất chấp sự phát triển của mã vạch. Hiện nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng SKU trong bán hàng vì những nguyên nhân sau:

Quản lý kho hàng hiệu quả Một trong những lợi ích chính của mã SKU sản phẩm chính là giúp phân loại và sắp xếp hàng hoá một cách tối ưu. Do đó giảm thiếu tối đa thời gian tìm kiếm sản phẩm cũng như thời gian xử lý các đơn hàng. Cụ thể, việc quản lý kho hàng bằng hệ thống SKU giúp doanh nghiệp:

• Quản lý sản phẩm theo đặc điểm: Mã đơn vị lưu kho giúp phân loại hàng hoá theo các đặc điểm khác nhau như: chủng loại, kích thước, nhà cung cấp, màu sắc,… Việc phân loại giúp quản lý kho hàng gọn gàng hơn và dễ dàng tìm kiếm sản phẩm khi cần.
• Xác định vị trí sản phẩm: Khi sản phẩm được quản lý theo mã SKU thì các nhân viên sẽ dễ dàng tìm được sản phẩm trong nhà kho mà không cần tốn nhiều thời gian tìm kiếm.

Hạn chế lỗi khi kiểm kê hàng hoá Kiểm kê kho hàng là công việc rất dễ mắc sai sót khi không có sự kiểm soát đồng bộ, đặc biệt là với các kho có nhiều chủng loại sản phẩm. Việc sử dụng mã SKU giúp giảm thiểu lỗi trong quá trình kiểm kê hàng hoá. Cụ thể:

• Giảm thiểu sai sót: Mã SKU giúp nhân viên kiểm tra một cách nhanh chóng số lượng hàng tồn kho. Từ đó nhân viên sẽ dễ dàng phát hiện những vấn đề như dư thừa hay thiếu hụt hàng tồn kho đối với từng loại sản phẩm.
• Tự động hoá quy trình kiểm kho: Các hệ thống quản lý kho hàng WMS có thể tích hợp với tông tin SKU sản phẩm để tự động hoá trích xuất thông tin về hàng hoá trong kho. Điều này giúp giảm thiểu những sai sót do nhân viên và nâng cao được độ chính xác trong vận hành.

Quản lý hoạt động phân phối hàng hoá Mã SKU giúp doanh nghiệp theo dõi quá trình vận chuyển của hàng hoá từ khi nhập kho đến khi xuất kho. Do đó, tác động trực tiếp đến quy trình lưu kho và quản lý tồn kho.

• Mã thông tin đơn vị lưu kho giúp theo dõi tình trạng của từng loại sản phẩm như: đang lưu kho, đã bán, hết hàng, đã xuất kho,… Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về hiện trạng sản phẩm trong kho.
• Dữ liệu SKU giúp doanh nghiệp có thể dự đoán xu hướng tiêu dùng hiện tại và nhu cầu của thị trường trong tương lai. Từ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra những phương án sản xuất phù hợp để tránh dư thừa hay thiếu hụt hàng hoá.

Tiết kiệm diện tích lưu trữ Hệ thống SKU giúp doanh nghiệp phân loại và bố trí sản phẩm hợp lý, từ đó tối ưu được diện tích của kho bãi. Điều này giúp tăng hiệu quả lưu trữ và giảm chi phí lưu kho. Cụ thể:

• Các sản phẩm cùng loại hoặc sản phẩm có kích thước tương đương nhau sẽ được sắp xếp gần nhau để tối ưu diện tích cũng như thuận tiện khi vận chuyển.
• Sử dụng SKU có thể nắm bắt được các sản phẩm đang bán chạy và sắp xếp chúng ở vị trí dễ tiếp cận trong kho. Còn đối với các sản phẩm đang lưu trữ để sử dụng sau thì có thể sắp xếp chúng ở khu vực xa hơn. Việc sắp xếp kho một cách khoa học sẽ giúp tiết kiệm tối đa diện tích vận chuyển khi xuất các đơn hàng.

Báo cáo dễ dàng và chính xác Sử dụng SKU sẽ giúp xây dựng các báo cáo chính xác và minh bạch về tình hình vận hành của kho:

• Với SKU, doanh nghiệp có thể nhanh chóng tạo báo cáo tồn kho sản phẩm dựa trên từng mặt hàng giúp theo dõi số lượng tồn kho theo thời gian thực.
• Mã đơn vị lưu kho còn giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra các báo cáo xuất – nhập kho, giúp phát hiện ra những sai sót một cách chính xác.

>> Xem thêm: Số lô sản xuất là gì? Phương pháp quản lý hàng hóa theo số lô hiệu quả

Lưu ý khi tạo mã SKU đối với doanh nghiệp

Khi tạo mã SKU sản phẩm, doanh nghiệp cần chú ý những vấn đề sau:

• Sử dụng dãy số ngắn gọn: SKU giới hạn 32 ký tự trở xuống để cùng một dữ liệu phù hợp với tất cả các hệ thống.
• Mỗi số SKU đều có những dấu hiệu riêng: Doanh nghiệp không được sử dụng lại thông tin SKU của sản phẩm từ các mùa trước, năm trước.
• Không bắt đầu bằng số 0: Điều này đặc biệt đúng, nhất là khi doanh nghiệp sử dụng excel để quản lý các mã SKU. Bởi theo quy ước của bảng tính trên, nếu ký tự đầu tiên là 0, hệ thống sẽ xóa đi và có thể gây ra sự cố nhầm lẫn.
• Làm cho SKU đơn giản hóa: Hãy sử dụng các số và chữ in hoa với các dấu phân cách để làm cho mã SKU sản phẩm của bạn trở nên dễ hiểu và đơn giản hơn.
• Tránh font chữ và ký tự dễ gây nhầm lẫn: Trong 1 chuỗi ký tự SKU của sản phẩm, nên tránh sử dụng các chữ và số dễ gây nhầm lẫn. Ví dụ: O và 0 (chữ o viết hoa và là số 0); hay I và l (chữ i viết hoa và chữ l viết thường?) thường bị nhầm với nhau. Trường hợp bắt buộc phải sử dụng thì nên quy định chỉ sử dụng chữ viết hoa trong mã SKU, chữ và số phải được phân cách rõ ràng.
• Sử dụng phần mềm quản lý kho: Thay vì quản lý SKU sản phẩm bằng Excel hoặc sổ sách thủ công mất nhiều thời gian và dễ nhầm lẫn, doanh nghiệp có thể áp dụng các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp để hỗ trợ quản lý kho bằng mã SKU hiệu quả hơn. Phần mềm quản lý kho không chỉ giúp quản lý thông tin sản phẩm bằng mã đơn vị lưu kho tự động mà còn có thể quản lý giá, số lượng tồn kho… chính xác, nhanh chóng.

Hy vọng với những thông tin chúng tôi cung cấp sẽ giúp bạn hiểu mã SKU là gì và quy tắc tạo mã SKU tối ưu nhất. Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp, mỗi lĩnh vực sẽ có những cách thức quản lý kho và tổ chức xây dựng doanh nghiệp khác biệt. Do đó, quy ước thiết kế mã SKU là không giống nhau. Doanh nghiệp có thể được tư vấn thêm các thông tin về quản lý kho thông minh, hãy liên hệ với chuyên gia của chúng tôi qua hotline: 092.6886.855

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology