Dashboard là gì? Hướng dẫn xây dựng dashboard chuyên nghiệp, hiệu quả

Dashboard là công cụ giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác dựa trên dữ liệu. Vậy dashboard là gì? Cách xây dựng hệ thống dashboard hiệu quả cho doanh nghiệp? Hãy cùng ITG Technology tìm hiểu câu trả lời trong bài viết dưới đây.

Dashboard là gì?

Dashboard hay bảng điều khiển là một giao diện trực quan hoá dữ liệu, có khả năng tổng hợp và hiển thị các thông tin từ nhiều nguồn khác nhau dưới dạng biểu đồ, bảng số liệu hoặc chỉ số hiệu suất (KPI).

Khái niệm dashboard là gì?

Các thông tin được thể hiện trên hệ thống dashboard thường liên quan đến một mục tiêu hoặc quy trình cụ thể. Thông qua dữ liệu trực quan hóa và được cập nhật theo thời gian thực, người quản lý có thể nhanh chóng nhận diện xu hướng, phát hiện vấn đề và đưa ra quyết định kịp thời.

Ví dụ: Trong nhà máy sản xuất, hệ thống dashboard có thể hiển thị ngay lập tức tỷ lệ OEE, sản lượng theo ca, mức tiêu hao nguyên liệu, tình trạng máy móc,… từ đó hỗ trợ phòng sản xuất điều chỉnh kế hoạch.

Các thành phần chính của bảng điều khiển dashboard

Hầu hết các loại dashboard hiện nay đều sở hữu hai thành phần chính bao gồm: Phần trực quan hóa và Bảng thống kê số liệu cụ thể.

Dashboard được tạo nên từ 2 thành phần chính

Phần trực quan hóa

Đây là khu vực thể hiện thông tin thông qua các biểu đồ, đồ thị, hình ảnh trực quan. Mục tiêu của phần trực quan hoá dữ liệu là giúp người xem nắm bắt tình hình nhanh chóng, không cần đọc quá nhiều dữ liệu thô.

Phần trực quan hóa của dashboard thường gồm hai phần:

• Biểu đồ tổng quát: Gồm những biểu đồ lớn, hiển thị trạng thái chung của hệ thống hoặc dữ liệu. Tùy thuộc vào thông tin đầu vào, bảng dữ liệu dashboard sẽ thể hiện dữ liệu dưới dạng biểu đồ đường, biểu đồ cột, biểu đồ tròn,… phù hợp.
• Biểu đồ chi tiết: Cung cấp thông tin chi tiết về các chỉ số, xu hướng hoặc khía cạnh cụ thể của dữ liệu như chỉ số Marketing, chỉ số doanh thu, lợi nhuận, chỉ số sản xuất,… Những biểu đồ này thường được đặt bên cạnh hoặc dưới biểu đồ dashboard tổng quát để người dùng có cái nhìn toàn diện hơn.

Bảng thống kê số liệu cụ thể

Đây là phần trình bày các số liệu hoặc danh sách phân tích chi tiết, thường được thể hiện dưới dạng bảng và có thể sắp xếp hoặc lọc để người dùng dễ dàng theo dõi.

Hệ thống dashboard sẽ liên tục cập nhật dữ liệu đầu vào từ nhiều phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp như: Bộ phận kinh doanh, sản xuất, kho, nhân sự, marketing,… giúp người dùng nắm bắt thông tin chi tiết hơn.

Sự khác biệt giữa bảng điều khiển (dashboard) và báo cáo (report)

Mặc dù dashboard và report đều là công cụ trình bày dữ liệu, nhưng chúng có sự khác biệt rõ rệt. Dưới đây là những so sánh chi tiết giữa dashboard và báo cáo report:

>> Xem thêm: Download mẫu báo cáo tồn kho mới nhất – Cách tạo báo cáo tồn kho nhanh, chính xác

Các loại dashboard phổ biến hiện nay và mục đích sử dụng

Dashboard là công cụ có tính cá nhân hóa cao, có thể tùy chỉnh giao diện và thông tin hiển thị theo mục đích sử dụng. Do đó, rất khó để liệt kê đầy đủ tất cả các loại dashboard theo nhu cầu. Tuy nhiên, có 9 loại báo cáo dashboard cơ bản được ưa chuộng sử dụng trong các doanh nghiệp hiện nay.

Operations dashboard (Bảng vận hành tổng quát)

Operations dashboard là bảng phân tích tổng thể thông tin từ nhiều bộ phận khác nhau, cung cấp dữ liệu tổng quan về hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp như: Hiệu suất sản xuất, mức tồn kho, chất lượng sản phẩm, tình hình trang thiết bị, hiệu quả chuỗi cung ứng,…

• Đối tượng sử dụng chính: Giám đốc điều hành, quản lý vận hành, các trưởng phòng
• Mục đích sử dụng: Giám sát các hoạt động vận hành hàng ngày của doanh nghiệp và hỗ trợ ra quyết định vận hành.

Business dashboard (Bảng phân tích kinh doanh)

Dashboard phân tích kinh doanh cung cấp thông tin tổng quát về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp thông qua các chỉ số như: Tổng doanh thu, lợi nhuận, chi phí vận hành, tỷ suất sinh lời, tốc độ tăng trưởng, thị phần và số lượng khách hàng.

• Đối tượng sử dụng chính: Giám đốc điều hành, giám đốc tài chính, giám đốc kinh doanh, quản lý cấp cao
• Mục đích sử dụng: Đánh giá sức khỏe tài chính của doanh nghiệp và định hướng phát triển của công ty.

Manufacturing dashboard (Bảng thông tin sản xuất)

Manufacturing dashboard là loại bảng dashboard quản lý hệ thống sản xuất tập trung theo dõi các chỉ số vận hành trong nhà máy như: Năng suất máy móc, tỷ lệ lỗi sản phẩm, thời gian ngừng máy, hiệu suất thiết bị tổng thể, tình trạng kho bãi,…

• Đối tượng sử dụng chính: Giám đốc sản xuất, quản đốc, kỹ sư vận hành
• Mục đích sử dụng: Tối ưu hóa hiệu suất sản xuất, giảm thiểu thời gian chết máy, quản lý chất lượng sản phẩm và dự báo nhu cầu.

Human Resources Dashboard (Bảng thông tin nhân sự)

Dashboard quản lý nhân sự giúp cung cấp góc nhìn toàn diện về tình hình nhân sự của tổ chức, bao gồm các chỉ số như: Hiệu suất nhân viên, số ngày nghỉ phép, số lần vi phạm nội quy, hiệu quả đào tạo, chi phí nhân sự và tiến độ tuyển dụng,…

• Đối tượng sử dụng chính: Chuyên viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, giám đốc điều hành
• Mục đích sử dụng: Hỗ trợ ra quyết định về chính sách nhân sự, cải thiện môi trường làm việc và tối ưu hóa hiệu quả quản trị nhân sự.

KPI dashboard (Bảng theo dõi chỉ số KPI)

Bảng báo cáo dashboard KPI được sử dụng để theo dõi và đo lường các chỉ số KPI quan trọng của doanh nghiệp như: Tiến độ hoàn thành dự án, tỷ lệ chuyển đổi, chi phí đầu tư,…

• Đối tượng sử dụng chính: Mọi đối tượng trong doanh nghiệp, từ nhân viên đến cấp quản lý
• Mục đích sử dụng: Đo lường hiệu suất thực tế so với mục tiêu đã đặt ra để có điều chỉnh phù hợp (nếu cần), đảm bảo KPI được hoàn thành theo kế hoạch.

Performance dashboard (Bảng đo lường hiệu suất)

Là một loại báo cáo kết quả giúp đánh giá hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp hoặc của một bộ phận hay một cá nhân cụ thể theo nhiều tiêu chí như: Tỷ lệ hoàn thành công việc, phần trăm hoàn thành kế hoạch, hiệu suất và công việc,…

• Đối tượng sử dụng chính: Trưởng phòng, quản lý, ban lãnh đạo
• Mục đích sử dụng: Đánh giá tình hình hoạt động và đưa ra các biện pháp cải thiện phù hợp.

Financial dashboard (Bảng theo dõi tài chính)

Dashboard quản lý tài chính giúp phân tích và theo dõi tình hình tài chính của doanh nghiệp để hỗ trợ ra quyết định kinh doanh. Các chỉ số thường được thể hiện ở bảng theo dõi tài chính gồm: Báo cáo dòng tiền, lãi lỗ, bảng cân đối kế toán, dự báo tài chính,…

• Đối tượng sử dụng chính: Giám đốc tài chính, kế toán trưởng, các chuyên viên tài chính, ban lãnh đạo Mục đích sử dụng: Phát hiện sớm các rủi ro tài chính, hỗ trợ việc lập kế hoạch ngân sách và đánh giá hiệu quả đầu tư.

Project dashboard (Bảng quản lý dự án)

Bảng điều khiển giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ dự án và điều phối các công việc theo kế hoạch đề ra. Dashboard này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về: Tiến độ thực hiện, ngân sách, nguồn lực cho dự án,…

• Đối tượng sử dụng chính: Quản lý dự án, trưởng nhóm và các thành viên dự án
• Mục đích sử dụng: Quản lý hiệu quả dự án và nhận diện các rủi ro liên quan để có phương án xử lý kịp thời.

Marketing dashboard (Bảng phân tích tiếp thị tổng hợp)

Cung cấp bức tranh toàn cảnh về hiệu quả của của các chiến dịch marketing đã và đang thực hiện thông qua các chỉ số như: Lưu lượng truy cập, tỷ lệ chuyển đổi, chi phí quảng cáo, khách hàng,…

• Đối tượng sử dụng chính: Bộ phận marketing
• Mục đích sử dụng: Đo lường hiệu quả chiến dịch marketing và dự báo xu hướng thị trường.

Quy trình thiết kế dashboard chuyên nghiệp, tối ưu

Một bảng điều khiển dashboard chuyên nghiệp cần được thiết kế theo quy trình bài bản để đảm bảo tính chính xác, dễ sử dụng và mang lại giá trị thực tiễn. Dưới đây là 5 bước xây dựng báo cáo dashboard hiệu quả cho doanh nghiệp:

Các bước xây dựng dashboard

Bước 1: Xác định mục tiêu và đối tượng sử dụng dashboard

Dashboard chỉ thực sự phát huy giá trị khi được xây dựng với mục tiêu rõ ràng và hướng đến đúng đối tượng sử dụng. Do đó, trước khi bắt tay vào xây dựng dashboard, doanh nghiệp cần xác định:

• Mục đích sử dụng báo cáo là gì?
• Ai là người xem dashboard?
• Những thông tin nào cần được thể hiện trên bảng điều khiển?
• Phân quyền truy cập cho từng nhóm đối tượng (giám đốc, quản lý, nhân viên,…) như thế nào?

Ví dụ: CEO thường sử dụng các bảng dashboard như: Bảng vận hành tổng quát, bảng phân tích kinh doanh, bảng theo dõi tài chính để hỗ trợ ra quyết định chiến lược. Trong khi đó, nhân viên dưới nhà máy thường dùng bảng dữ liệu theo dõi thông tin sản xuất để quản lý hiệu suất và xử lý sự cố kịp thời.

Bước 2: Chọn dữ liệu và nguồn dữ liệu đầu vào

Sau khi đã xác định mục tiêu và đối tượng, bước tiếp theo, doanh nghiệp cần lựa chọn các chỉ số và nguồn dữ liệu phù hợp để đưa vào hệ thống dashboard. Quá trình này bao gồm 2 công việc chính:

• Xác định dữ liệu cốt lõi: Nhà quản trị cần xác định đâu là những chỉ số hiệu suất quan trọng cần đo lường và theo dõi nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Ví dụ: Với Marketing Dashboard, các chỉ số không thể thiếu là tỷ lệ tương tác (engagement rate), tỷ lệ chuyển đổi (conversion rate), số lượng khách hàng tiềm năng (leads) và lợi tức đầu tư (ROI).
• Xác định nguồn dữ liệu: Cần quy định rõ ràng dữ liệu sẽ được lấy từ những hệ thống nào để đảm bảo tính chính xác và nhất quán. Việc này giúp ngăn chặn nhưng sai sót dữ liệu khi xây dựng báo cáo dashboard, vốn có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến các quyết định kinh doanh. Các nguồn dữ liệu được sử dụng phổ biến là: Hệ thống ERP, hệ thống MES, phần mềm CRM, Google Analytics, Excel,…

Bước 3: Thiết kế giao diện bảng điều khiển

Thiết kế giao diện dashboard là bước quan trọng quyết định trải nghiệm người dùng và hiệu quả sử dụng bảng điều khiển trực quan. Một hệ thống dashboard được thiết kế tốt phải đảm bảo tính trực quan, dễ hiểu và phù hợp với quy trình làm việc của người dùng.

Khi thiết kế giao diện báo cáo, doanh nghiệp nên lưu ý một số nguyên tắc sau:

• Nguyên tắc thứ bậc: Các thông tin quan trọng nhất nên được đặt ở vị trí nổi bật và sử dụng các tín hiệu thị giác như màu sắc, kích thước để thu hút sự chú ý. Thông tin chi tiết có thể được đặt ở các vị trí phụ hoặc phía dưới.
• Nguyên tắc lựa chọn biểu đồ: Biểu đồ đường tốt cho việc hiển thị xu hướng theo thời gian, biểu đồ cột phù hợp để so sánh giữa các danh mục, biểu đồ tròn chỉ nên sử dụng khi có ít danh mục và cần hiển thị tỷ lệ.
• Nguyên tắc sử dụng màu sắc: Màu sắc cần được sử dụng một cách nhất quán và có ý nghĩa. Màu đỏ trong dashboard thường được hiểu là cảnh báo hoặc hiệu suất kém, màu xanh lá thể hiện tình trạng tốt. Cần tránh sử dụng quá nhiều màu sắc gây rối mắt.

Bước 4: Xây dựng và cấu hình dashboard

Khi đã có dữ liệu hoàn chỉnh, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ tạo dashboard chuyên nghiệp như Power BI, Tableau, Google Data Studio, Qlik Sense,… để xây dựng báo cáo. Những công cụ này cho phép người dùng tùy chỉnh giao diện và cài đặt các yếu tố như màu sắc, font chữ, biểu tượng để phù hợp nhu cầu sử dụng.

Hiện nay trên thị trường, các phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể thường được tích hợp sẵn các báo cáo dashboard nhằm giúp các lãnh đạo nắm được bức tranh toàn cảnh về hoạt động của tổ chức. Một trong những công cụ nổi bật nhất phải kể đến 3S ERP.

Phần mềm này có thể tự động thu thập dữ liệu từ các bộ phận cốt lõi trong doanh nghiệp như: Tài chính kế toán, mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất, nhân sự,… và tạo báo cáo trực quan, giúp các cấp quản lý có thể dễ dàng nhận diện các xu hướng, phát hiện tắc nghẽn trong quy trình vận hành, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược nhanh chóng.

[form_single id=”3″]

Bước 5: Đánh giá và cải tiến

Sau khi hoàn thành việc xây dựng hệ thống dashboard, bước cuối cùng, doanh nghiệp hãy kiểm tra lại bảng điều khiển để đảm bảo mọi thông tin đều chính xác. Doanh nghiệp cũng đừng quên tiến hành đánh giá định kỳ để đảm bảo thông tin được cung cấp trên dashboard hữu ích với người dùng. Đồng thời, cấp quản lý cũng có thể điều chỉnh KPI, thêm bớt thông tin trong dashboard khi mục tiêu doanh nghiệp thay đổi.

Lợi ích của hệ thống dashboard đối với doanh nghiệp

Một số lợi ích cụ thể mà hệ thống dashboard mang lại cho doanh nghiệp có thể kể đến như:

Lợi ích nhận được khi sử dụng dashboard

• Cải thiện độ chính xác và tốc độ ra quyết định: Thay vì phải chờ đợi báo cáo định kỳ hoặc tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, bảng dashboard cho phép nhà quản trị nắm bắt tình hình thực tế ngay lập tức và đưa ra quyết định chính xác, kịp thời dựa theo dữ liệu thực tế được phân tích theo thời gian thực.
• Tăng khả năng giám sát: Bảng dữ liệu dashboard giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình của nhiều bộ phận khác nhau cùng lúc, từ kinh doanh, sản xuất, bán hàng đến tài chính, nhân sự… mà không cần mở nhiều báo cáo riêng lẻ.
• Giảm thời gian tổng hợp báo cáo: Dashboard tự động thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo.
• Tăng tính minh bạch: Dữ liệu được thể hiện trực quan, minh bạch và công khai trên bảng điều khiển dashboard, từ đó tạo ra môi trường làm việc mở, giúp các cá nhân, phòng ban có trách nhiệm hơn với kết quả công việc của mình.
• Tăng khả năng chia sẻ thông tin: Người dùng có thể chia sẻ các báo cáo dashboard đến các đối tượng liên quan nhanh chóng, dễ dàng hơn; đảm bảo các bên nắm bắt thông tin kịp thời, nhanh chóng và đồng bộ.

Tổng hợp 12 mẫu báo cáo dashboard chuyên nghiệp theo từng bộ phận

6. Mẫu dashboard cho bộ phận kế toán

Tiêu chí lựa chọn phần mềm thiết kế dashboard cho doanh nghiệp

Dưới đây là những tiêu chí để doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm thiết kế dashboard hiệu quả:

• Giao diện trực quan, dễ sử dụng: Phần mềm xây dựng dashboard cần có giao diện thân thiện, dễ làm quen và thao tác ngay cả với những người không có chuyên môn kỹ thuật. Các biểu đồ, mô hình cần thể hiện rõ ràng, dễ hiểu để người dùng có thể nhanh chóng nắm bắt thông tin.
• Khả năng tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn: Dữ liệu của doanh nghiệp thường phân tán ở nhiều hệ thống khác nhau. Nếu phần mềm không tích hợp được các nguồn này, dashboard sẽ bị giới hạn thông tin, thiếu tính toàn diện. Vì vậy, doanh nghiệp nên ưu tiên chọn những phần mềm có tính tích hợp cao.
• Cập nhật dữ liệu theo thời gian thực: Phần mềm cần có khả năng cập nhật dữ liệu tự động theo thời gian thực (real-time) sẽ đảm bảo các nhà quản lý và nhân viên luôn có thông tin mới nhất để đưa ra quyết định kịp thời.
• Bảo mật thông tin: Nên ưu tiên các phần mềm có các biện pháp bảo mật cao như mã hóa dữ liệu, phân quyền người dùng, kiểm soát truy cập,… để đảm bảo an toàn dữ liệu.
• Khả năng xử lý dữ liệu lớn: Đối với các doanh nghiệp quy mô lớn, sở hữu khối lượng dữ liệu khổng lồ, phần mềm thiết kế dashboard được chọn nên có khả năng xử lý dữ liệu lớn nhanh chóng, đảm bảo hiệu suất cao và độ chính xác trong phân tích.

3S ERP – Phần mềm hỗ trợ xây dựng báo cáo dashboard trực quan hiệu quả

Phần mềm 3S ERP là giải pháp quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tổng thể, cho phép kết nối toàn bộ quy trình tác nghiệp lõi của tổ chức vào một hệ thống duy nhất, đảm bảo dữ liệu giữa các phòng ban được kết nối đồng bộ.

Bên cạnh các chức năng quản trị, phần mềm 3S ERP còn sở hữu chức năng báo cáo thông minh 3S BIZHUB, cung cấp cho người dùng các mẫu báo cáo dashboard trực quan, sinh động để hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc ra quyết định.

Khác với việc phải triển khai một phần mềm xây dựng dashboard riêng biệt và kết nối thủ công với hệ thống quản trị, báo cáo dashboard của 3S ERP được tích hợp sẵn trong lõi hệ thống nên có thể thu thập trực tiếp dữ liệu từ các phân hệ khác (sản xuất, kinh doanh, kế toán, nhân sự,…) và tự động cập nhật realtime. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro sai sót dữ liệu và sự phức tạp khi tích hợp với hệ thống ngoài.

Đặc biệt, phần mềm cũng tích hợp đa dạng mẫu dashboard chuyên dụng để phục vụ cho các nhu cầu quản lý khác nhau như: Manufacturing Dashboard, Business Dashboard, Human Resources Dashboard, KPIs Dashboard, Financial Dashboard, Marketing Dashboard,…

[button_blog id=”1″]

Hệ thống dashboard là công cụ hữu ích giúp các nhà lãnh đạo quản lý toàn diện mọi khía cạnh trong doanh nghiệp. Do đó, hiểu rõ dashboard là gì và nắm được cách xây dựng bảng điều khiển chính xác, hiệu quả chính là yếu tố cần thiết giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình giám sát, phân tích và ra quyết định. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một công cụ vừa hỗ trợ quản trị vừa có thể trích xuất dashboard theo thời gian thực, hãy liên hệ ngay đến ITG theo số Hotline: 092.6886.855 để được tư vấn chi tiết!

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology