Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho file Excel, Word mới nhất

Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho là một quy trình quan trọng trong hoạt động quản lý kho. Thông qua biên bản kiểm kê kho, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ hàng hóa, phát hiện sai lệch trong quá trình nhập xuất và đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính. Trong bài viết này, ITG Technology sẽ chia sẻ các mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo thông tư 133 và 200 cũng như cách lập biên bản chuẩn nhất.

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là văn bản ghi nhận số lượng, chất lượng và giá trị của hàng hóa, vật tư, công cụ, tài sản được lưu trữ trong kho tại một thời điểm nhất định do kế toán, thủ kho và những người có liên quan lập ra. Đây là chứng từ quan trọng được sử dụng làm căn cứ đối chiếu giữa số liệu tồn kho thực tế với số liệu kế toán, từ đó xác định chênh lệch (nếu có) và tiến hành điều chỉnh kịp thời.

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là tài liệu quan trọng trong quản lý kho

Thông thường, biên bản kiểm kê kho sẽ được lập định kỳ (hàng tháng, quý, năm) hoặc đột xuất khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý. Nội dung của biên bản phải đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, khách quan và được xác nhận bởi các thành viên trong đội ngũ kiểm kê để làm cơ sở cho việc xử lý sau này.

Vai trò của biên bản kiểm kê kho

• Xác định số lượng và giá trị hàng tồn kho: Số liệu kiểm kê giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác số lượng, chất lượng và giá trị hàng hóa trong kho, từ đó đảm bảo tính chính xác trong sổ sách kế toán.
• Phát hiện chênh lệch: Nhờ biên bản kiểm kê hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể phát hiện kịp thời các sai lệch giữa số liệu trong sổ sách và thực tế, từ đó tiến hành điều chỉnh kịp thời.
• Giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa: Kiểm kê kho thường xuyên giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro mất mát, thất lạc hàng hóa trong quá trình quản lý và tránh các hành vi gian lận làm thâm hụt tài sản chung.
• Cải thiện hiệu quả quản lý kho: Kết quả từ biên bản kiểm kê hàng tồn kho sẽ cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn tổng quan về tình trạng lưu trữ. Nhờ đó, các nhà quản lý có thể đề xuất các biện pháp cải thiện quy trình quản lý kho, tối ưu hóa không gian lưu trữ và nâng cao hiệu quả hoạt động phù hợp.
• Hỗ trợ ra quyết định kinh doanh: Thông tin từ báo cáo kiểm kê hàng tồn kho giúp ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả của các chính sách bán hàng và hoạt động marketing, đồng thời điều chỉnh kế hoạch sản xuất, nhập hàng hợp lý.

05 Vai trò chính của biên bản kiểm kê kho

Trách nhiệm của các bên khi lập biên bản kiểm kho

Để biên bản kiểm kê hàng tồn kho có giá trị pháp lý và đảm bảo tính minh bạch, doanh nghiệp cần xác định rõ trách nhiệm của các bên liên quan:

Đội ngũ kiểm kê

Đội kiểm kê thường bao gồm: Chủ tich hội đồng kiểm kê (thường là lãnh đạo cấp cao), đại diện phòng kế toán, đại diện bộ phận kho và đại diện các phòng ban liên quan. Đây là những người chịu trách nhiệm chính trong việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kiểm kê theo đúng quy trình.

Xác định rõ trách nhiệm của các bên liên quan khi lập biên bản kiểm kho

Những thành viên trong đội ngũ cần đảm bảo toàn bộ quá trình kiểm kê được thực hiện minh bạch, chính xác và tuân thủ các quy định đã thiết lập. Mỗi thành viên cần thực hiện nghiêm túc nhiệm vụ được phân công, ghi nhận chi tiết kết quả kiểm kê và báo cáo kết quả một cách khách quan, trung thực.

Quản lý kho (thủ kho)

Trách nhiệm của quản lý kho là tạo điều kiện thuận lợi, hỗ trợ cho các bên liên quan thực hiện công tác kiểm kê hàng hóa. Các công việc chính của quản lý kho trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho gồm:

• Chuẩn bị đầy đủ tài liệu, chứng từ liên quan
• Sắp xếp, phân loại hàng hóa trước khi kiểm kê
• Hỗ trợ đội ngũ kiểm kê trong quá trình thực hiện
• Giải trình các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm kê
• Thực hiện các biện pháp khắc phục theo yêu cầu

Bộ phận kế toán

Nhiệm vụ của bộ phận kế toán là đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế với dữ liệu trên sổ sách. Bên cạnh đó, nhân viên kế toán sẽ phối hợp với đội kiểm kê để tiến hành xử lý các chênh lệch, đảm bảo số liệu kế toán phản ánh chính xác tình trạng kho. Sau khi quá trình kiểm kê hoàn tất, bộ phận kế toán sẽ cập nhật các con số này vào sổ sách và báo cáo tài chính.

Ban lãnh đạo

Vai trò của ban lãnh đạo là giám sát và đảm bảo quy trình kiểm kê được thực hiện chính xác, hiệu quả. Kết quả kiểm kê chính là cơ sở để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định mang tính chiến lược, đồng thời đề xuất những thay đổi cần thiết nhằm cải thiện hệ thống quản lý kho, từ đó nâng cao hiệu suất hoạt động chung của doanh nghiệp.

Hướng dẫn cách ghi biên bản kiểm kê hàng tồn kho chính xác

Khi lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho, doanh nghiệp cần đảm bảo ghi đầy đủ, chính xác các thông tin. Các nội dung cơ bản trong biểu mẫu kiểm kê hàng tồn kho bao gồm:

• Thông tin chung: Ghi tên doanh nghiệp, bộ phận kho, thời gian, địa điểm kiểm kê.
• Thành phần tham gia: Liệt kê đầy đủ các cá nhân trong ban kiểm kê, đại diện kế toán, kho, ban lãnh đạo.
• Danh mục hàng hóa kiểm kê: Ghi rõ tên hàng, mã hàng, đơn vị tính, số lượng/giá trị hàng hóa theo sổ kế toán.
• Kết quả kiểm kê thực tế: Ghi rõ số lượng và giá trị hàng hóa thực tế đếm được.
• Chênh lệch và nguyên nhân: Nếu có sự chênh lệch giữa số lượng giữa sổ sách và kết quả kiểm kê thực tế, cần ghi rõ nguyên nhân và biện pháp xử lý.
• Ký xác nhận: Các bên liên quan ký và ghi rõ họ tên, đảm bảo giá trị pháp lý.

Lưu ý: 

• Mỗi kho được kiểm kê cần lập một biên bản kiểm kê riêng
• Biên bản xử lý hàng thừa thiếu được lập phải có đầy đủ chữ ký xác nhận của tất cả các bên liên quan: Trưởng ban kiểm kê, thủ kho, kế toán, giám đốc.
• Biên bản kiểm kê hàng tồn kho phải được lập thành 2 bản. Trong đó, một bản sẽ được phòng kế toán lưu giữ, một bản do thủ kho giữ.

Cách ghi biên bản kiểm kê hàng tồn kho chính xác

Thông thường, sau khi lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ phải đối chiếu lại với số liệu ghi chép trong sổ kế toán. Công việc này thường tốn rất nhiều thời gian, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sở hữu lượng hàng tồn kho lớn.

Để khắc phục vấn đề này, nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm hỗ trợ. Chẳng hạn, với phần mềm quản lý kho thông minh 3S WMS, dữ liệu xuất nhập kho sẽ được tự động cập nhật lên hệ thống và kết nối liên thông, đồng bộ hóa với dữ liệu phòng kế toán. Nhờ đó, việc đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ sách sẽ được rút ngắn đáng kể.

[button_blog id=”3″]

Các mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho thông dụng nhất hiện nay

Dưới đây là một số mẫu file kiểm kê hàng tồn kho Excel & Word mới nhất theo Thông tư của Bộ Tài chính, các doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng trong công việc:

Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo thông tư 133 – BTC

• Tải biên bản kiểm kê hàng tồn kho Excel – Thông tư 133 TẠI ĐÂY
• Tải biên bản kiểm kê hàng tồn kho Word – Thông tư 133 TẠI ĐÂY

Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo thông tư 200 – BTC

• Tải biên bản kiểm kê hàng tồn kho file Excel Thông tư 200 TẠI ĐÂY
• Tải biên bản kiểm kê hàng tồn kho file Word Thông tư 200 TẠI ĐÂY

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc sử dụng các mẫu báo cáo kiểm kê hàng tồn kho Excel miễn phí là một giải pháp quản lý kho hiệu quả và tiết kiệm. Những mẫu này rất dễ dùng và đáp ứng tốt các nhu cầu kiểm kê kho cơ bản.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, khối lượng hàng hóa tăng lên, Excel sẽ không còn đủ khả năng đáp ứng. Việc nhập liệu thủ công làm tăng nguy cơ sai sót, và Excel cũng không thể cung cấp các tính năng hiện đại như cập nhật dữ liệu tức thì hay phân tích chuyên sâu, gây cản trở cho hoạt động quản lý. Lúc này, phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp sẽ là giải pháp toàn diện, mang lại hiệu quả cao hơn.

Phần mềm 3S WMS của ITG có thể giúp các doanh nghiệp:

• Tự động hóa quy trình kiểm kê hàng tồn kho: Nhờ ứng dụng các công nghệ hiện đại (Barcode, QR Code, RFID, Pick to light), phần mềm có thể ghi nhận và xử lý thông tin nhập, xuất, kiểm kê kho tự động, giúp doanh nghiệp đẩy nhanh tốc độ kiểm kê.
• Quản lý tồn kho hiệu quả: Phần mềm hỗ trợ quản lý hàng tồn kho theo nhiều tiêu chí (định mức tồn kho, tuổi hàng tồn kho,…) và cảnh báo tồn kho Max, Min.
• Tự động tính giá vốn hàng tồn kho: Tính toán giá vốn hàng tồn kho theo nhiều phương pháp (Đích danh theo lô, bình quân gia quyền, FIFO,…).
• Cung cấp biểu mẫu, chứng từ đa dạng: Cung cấp các form mẫu báo cáo phục vụ cho hoạt động quản lý kho như mẫu phiếu xuất kho, mẫu báo cáo tồn kho, biên bản kiểm kê hàng tồn kho,… 
• Báo cáo kiểm kê hàng tồn kho: Tạo báo cáo chi tiết và trực quan về tình trạng hàng hóa trong kho, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực kiểm soát.

[form_single id=”4″]

Biên bản kiểm kê hàng hoá tồn kho không chỉ là một thủ tục kế toán bắt buộc mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp kiểm soát tài sản, hạn chế rủi ro và nâng cao hiệu quả vận hành. Hy vọng, thông qua những thông tin chia sẻ về khái niệm, vai trò, trách nhiệm các bên và mẫu biên bản kiểm kê hàng hóa tồn kho của ITG ở trên, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình kiểm kê minh bạch, khoa học. Nếu bạn cần hỗ trợ về các phần mềm quản lý kho, hãy liên hệ theo số hotline: 092.8668.855 để được tư vấn chi tiết.

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology