Có nên áp dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?

Trước đây, ERP được xem là “miếng bánh” chỉ dành riêng cho các tập đoàn lớn. Tuy nhiên, thời gian gần đây, việc ứng dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ ngày càng được ưa chuộng bởi khả năng đơn giản hóa quản lý hoạt động kinh doanh. Mặc dù nhiều doanh nghiệp vẫn e ngại rằng họ “quá nhỏ” để áp dụng ERP. Nhưng thực tế, các công ty vừa và nhỏ càng cần ERP hơn bao giờ hết để gia tăng khả năng cạnh tranh trong môi trường kinh doanh đầy biến động hiện nay.

1. Doanh nghiệp vừa và nhỏ có nên đầu tư cho giải pháp ERP?

So với các công ty – tập đoàn lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có bộ máy đơn giản và ít nghiệp vụ phát sinh hơn. Tuy nhiên, đi kèm theo đó là nhân viên chủ chốt có thể phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau nên sai sót là điều khó tránh khỏi. Vì vậy, ứng dụng các công nghệ hiện đại như phần mềm ERP để tự động hóa các công việc thủ công và tối ưu quy trình vận hành là điều cần thiết.

Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên đầu tư phần mềm ERP

Bên cạnh đó, doanh nghiệp vừa và nhỏ càng cần phải nhạy bén trước những xu hướng mới trên thị trường. Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ trong thời đại số đang từng bước thúc đẩy doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực, quy mô dịch chuyển từ cách làm truyền thống sang ứng dụng công nghệ hiện đại để gia tăng năng lực cạnh tranh. Vậy nên, doanh nghiệp vừa và nhỏ không nên nằm ngoài xu thế này nếu không muốn trở thành “kẻ đến sau”.

Có thể thấy rằng, triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là một bước đi quan trọng và đem lại hiệu quả lớn. Song, đây là một hệ thống lớn tích hợp nhiều nghiệp vụ chức năng và sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới nhiều bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, trước khi xây dựng giải pháp ERP, doanh nghiệp lập kế hoạch cẩn thận để giảm thiểu rủi ro thất bại và đảm bảo các mục tiêu được đáp ứng. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể nhận được ROI (Return on Investment – Tỷ suất hoàn vốn) thực sự từ việc sử dụng ERP nếu hệ thống được xây dựng hiệu quả.

2. Khi nào doanh nghiệp vừa và nhỏ nên triển khai phần mềm ERP?

Phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ thường bắt đầu với phần mềm kế toán và một số phần mềm quản lý đơn giản như: Quản lý khách hàng, quản lý kho, quản lý bán hàng… hoặc quản lý tất cả bằng Excel. 

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, lượng giao dịch và dữ liệu tăng lên, quy trình kinh doanh – vận hành trở nên phức tạp hơn thì các nghiệp vụ như: Nhập đơn hàng, cập nhật tồn kho, xử lý hóa đơn, thanh toán và theo dõi tương tác khách hàng sẽ tốn thời gian hơn trước và dễ xảy ra sai sót. Giải pháp ERP có thể tự động hóa các quy trình thủ công này, giúp doanh nghiệp tập trung nhiều hơn vào việc bán hàng và phát triển kinh doanh thay vì các nhiệm vụ hành chính.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp bạn đang phải đối mặt với một trong những vấn đề dưới đây, hãy cân nhắc đến việc triển khai hệ thống ERP:

6 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp vừa và nhỏ nên triển khai phần mềm ERP

• Sử dụng nhiều phần mềm quản lý riêng lẻ: Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp sử dụng một phần mềm riêng biệt. Các phần mềm rời rạc, không thể tích hợp hay liên kết dữ liệu với nhau khiến nhân viên mất nhiều thời gian để nhập dữ liệu thủ công, kiểm tra thông tin chéo giữa các bộ phận hay sao chép dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác.
• Sai sót xảy ra ngày càng nhiều: Việc nhân viên phải đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau hay thường xuyên phải nhập liệu thủ công do không có hệ thống thông tin đồng bộ khiến sai sót thường xuyên xảy ra làm ảnh hưởng đến kết quả công việc và quá trình ra quyết định của nhà quản trị.
• Khó xác định chính xác số lượng hàng tồn kho: Doanh nghiệp thường xuyên gặp tình trạng thiếu hàng hoặc dư thừa hàng tồn kho, việc kiểm kê hàng hóa tốn nhiều thời gian, công sức và không có cái nhìn thời gian thực về tình trạng hàng tồn tại các kho
• Dự báo doanh số chủ yếu dựa trên phỏng đoán: Công ty không có dữ liệu lịch sử chính xác hoặc đầy đủ để phân tích xu hướng bán hàng, thiếu công cụ phân tích dữ liệu để dự đoán nhu cầu thị trường và hành vi khách hàng, việc lập kế hoạch sản xuất và nhập hàng thường dựa vào kinh nghiệm cá nhân hơn là dữ liệu cụ thể.
• Quy mô mở rộng nhanh: Các đơn hàng gia tăng nhanh chóng và doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động kinh doanh lên quy mô lớn hơn nên triển khai ERP để tối ưu quy trình vận hành và quản lý tài nguyên hiệu quả hơn
• Yêu cầu của khách hàng: Khi khách hàng ngày càng khắt khe hơn về hiệu suất, chất lượng và thời gian giao hàng, doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm ERP để đáp ứng tốt những yêu cầu này.

Có thể bạn quan tâm: Phần mềm ERP giá bao nhiêu?

3. Lợi ích lớn của phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Đồng bộ và minh bạch dữ liệu

Thay vì cho mỗi bộ phận sử dụng một hệ thống thông tin riêng khiến dữ liệu giữa các phòng khập khiễng, không khớp với nhau, nhân viên phải nhập đi nhập lại nhiều lần dễ sai sót, việc triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ giúp dữ liệu đồng bộ và kết nối chặt chẽ với nhau trên cùng một hệ thống. Nhờ đó, nhân viên có thể truy cập và chia sẻ thông tin dễ dàng, giảm bớt sai sót trong quá trình thu thập thông tin và nâng cao tính minh bạch trong toàn bộ tổ chức.

ERP giúp đồng bộ hóa dữ liệu giữa các bộ phận trong doanh nghiệp

Nâng cao năng suất

Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên chính là tiền đề tạo nên sự phát triển của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bằng cách tự động hóa các công việc thủ công, sắp xếp các quy trình kinh doanh hợp lý, ERP giúp các nhân viên tập trung hơn vào công việc chuyên môn của họ để mang lại nhiều kết quả tốt hơn, đồng thời cũng giúp các phòng ban làm việc ăn khớp với nhau hơn.

Giảm chi phí vận hành

ERP là giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể, có thể xử lý công việc của nhiều phòng ban khác nhau trên cùng một hệ thống nên khi triển khai phần mềm ERP, doanh nghiệp không cần phải tốn chi phí cho các phần mềm đơn lẻ mà vẫn có thể giải quyết nhiều bài toán quản lý khác nhau.

Ứng dụng ERP giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tăng năng suất, giảm chi phí vận hành

Ngoài ra, doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể triển khai giải pháp Cloud ERP thay vì On-premise ERP do giá thành phải chăng hơn và không cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng đắt đỏ hay các chi phí khác liên quan đến bảo trì, nâng cấp. Tuy nhiên, cần lưu ý những hạn chế của Cloud ERP so với On-premise ERP để có được quyết định triển khai chính xác.

Ra quyết định chính xác hơn

Phần mềm ERP có thể cung cấp bức tranh toàn cảnh về mọi hoạt động trong doanh nghiệp, từ tiếp thị, mua hàng, bán hàng, kho đến kế toán… giúp nhà quản trị đưa ra quyết định chính xác và phản ứng nhanh với môi trường kinh doanh thay đổi.

4. Phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ thế nào là phù hợp?

Dưới đây là một số yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp vừa và nhỏ cần xem xét khi lựa chọn giải pháp ERP:

Phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ nên được thiết kế dễ sử dụng

• Dễ sử dụng: Giao diện phần mềm ERP nên được thiết kế đơn giản, dễ sử dụng để nâng cao trải nghiệm của người dùng
• Khả năng mở rộng: Cần xem xét phần mềm có khả năng mở rộng khi quy mô của doanh nghiệp tăng lên trong tương lai không
• Dịch vụ hỗ trợ: Hãy tìm hiểu kỹ các chính sách hỗ trợ của nhà cung cấp liên quan đến việc đào tạo, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp và khắc phục sự cố phần mềm sau triển khai

Với sự đa dạng của các giải pháp ERP trên thị trường như hiện nay, tìm kiếm một nhà cung cấp ERP uy tín sẽ đảm bảo triển khai dự án thành công.

Hy vọng với những chia sẻ trên của ITG, doanh nghiệp có thể chọn được giải pháp phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ phù hợp nhất. Để nhận tư vấn thêm các vấn đề liên quan đến giải pháp ERP, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline 092.6886.855 để được hỗ trợ.