5 Form đánh giá nhà cung cấp mới nhất và quy trình tạo form chuẩn cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh chuỗi cung ứng liên tục biến động như hiện nay, việc lựa chọn và duy trì quan hệ tốt với các nhà cung cấp chất lượng điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp duy trì nguồn cung ổn định. 5 mẫu form đánh giá nhà cung cấp ITG Technology chia sẻ dưới đây sẽ liệt kê rõ ràng các tiêu chí quan trọng để doanh nghiệp đánh giá năng lực nhà cung cấp một cách khách quan nhất. Cùng xem và tải về ngay!

Tại sao doanh nghiệp cần có form đánh giá nhà cung cấp?

Sở hữu một biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp rõ ràng, thống nhất sẽ mang lại nhiều giá trị thực tiễn cho doanh nghiệp sản xuất. Cụ thể:

Lý do doanh nghiệp cần có form đánh giá nhà cung cấp

Minh bạch hóa tiêu chí lựa chọn đối tác

Khi doanh nghiệp sử dụng form đánh giá nhà cung cấp thống nhất, toàn bộ quy trình tuyển chọn và đánh giá sẽ trở nên rõ ràng, khách quan. Điều này giúp loại bỏ yếu tố chủ quan trong việc ra quyết định, đảm bảo mọi nhà cung ứng đều được xem xét dựa trên cùng một bộ tiêu chuẩn.

Giảm thiểu rủi ro trong chuỗi cung ứng

Việc đánh giá năng lực nhà cung cấp định kỳ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các rủi ro về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng và năng lực tài chính của đơn vị cung ứng,… Từ đó, lãnh đạo có thể chủ động tìm kiếm nguồn cung thay thế để tránh tình trạng gián đoạn sản xuất.

Tối ưu chi phí mua hàng

Thông qua dữ liệu phân tích từ form đánh giá nhà cung cấp, bộ phận mua hàng sẽ có cơ sở để so sánh và đàm phán giá cả, điều khoản thanh toán với các bên. Ngoài yếu tố về giá, biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp còn phân tích các khía cạnh như độ tin cậy, chi phí bảo trì và hỗ trợ sau bán, từ đó, giúp doanh nghiệp lựa chọn ra đối tác phù hợp nhất.

Đảm bảo chất lượng đầu vào

Xây dựng hệ thống đánh giá nhà cung cấp nguyên vật liệu chặt chẽ giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng đầu vào ổn định, giảm thiểu rủi ro nhận hàng lỗi hoặc không đạt yêu cầu kỹ thuật. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối cùng mà còn giảm chi phí phát sinh do xử lý hàng tồn kho kém chất lượng.

Xem thêm các cách quản lý nhà cung cấp hiệu quả: Quản Lý Nhà Cung Cấp Là Gì? Cách Thức Xây Dựng Mối Quan Hệ Tốt Đẹp Với Nhà Cung Cấp

Checklist những nội dung quan trọng trong phiếu đánh giá nhà cung cấp

Một mẫu đánh giá nhà cung cấp chuẩn cần bao quát đầy đủ các khía cạnh sau:

Những thông tin quan trọng cần có trong phiếu đánh giá nhà cung cấp

Thông tin tổng quan về nhà cung cấp

Phần này cần ghi rõ các thông tin cơ bản về nhà cung cấp, bao gồm: Tên công ty, ngành nghề kinh doanh, giấy phép, thông tin pháp lý, quy mô nhân sự, mã số thuế, đại diện phụ trách và các thông tin cơ bản khác. Mục đích là giúp doanh nghiệp xác định tính hợp pháp, mức độ chuyên nghiệp và sự minh bạch của đơn vị cung cấp.

Năng lực sản xuất hoặc cung ứng

Đây là hạng mục quan trọng nhất khi đánh giá năng lực nhà cung cấp. Trong form đánh giá nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố về:

• Quy mô nhà xưởng, sản lượng sản xuất
• Số lượng máy móc và mức độ hiện đại
• Tỷ lệ tự động hóa, mức độ ổn định của dây chuyền
• Khả năng tùy chỉnh theo yêu cầu riêng
• Khả năng mở rộng quy mô khi cần thiết

Đơn vị cung cấp có năng lực sản xuất/cung ứng yếu sẽ khó đáp ứng kịp tiến độ và đảm bải chất lượng theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Chất lượng sản phẩm dịch vụ

Trong checklist đánh giá nhà cung cấp cần có nội dung đánh giá về:

• Tỷ lệ lỗi, tỷ lệ trả hàng
• Tỷ lệ sản phẩm đạt chuẩn
• Quy trình kiểm soát chất lượng (QC/QA)
• Chứng nhận tiêu chuẩn được nhà cung ứng áp dụng (Ví dụ: ISO, RoHS, CE,…)
• Khả năng truy xuất nguồn gốc
• chính sách bảo hành và xử lý khiếu nại

Tiến độ giao hàng

Tiêu chí này sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ tin cậy của nhà cung cấp trong việc đáp ứng thời gian giao hàng theo kế hoạch. Một số chỉ số doanh nghiệp cần thu thập để đánh giá tiến độ giao hàng của đối tác bao gồm:

• Tỷ lệ giao hàng đúng hạn (OTD)
• Mức độ chủ động thông báo khi có chậm trễ
• Năng lực logistics đi kèm (kho, xe, vận chuyển nội bộ,…)

Mức độ cạnh tranh về giá và điều khoản thanh toán đi kèm

Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp cần xem xét sự cạnh tranh về giá giữa các nhà cung cấp, chính sách chiết khấu, điều khoản thanh toán (thời hạn công nợ, hình thức thanh toán), mức độ ổn định giá trong dài hạn, và khả năng đàm phán linh hoạt khi có thay đổi về thị trường hoặc khối lượng đặt hàng.

Năng lực tài chính

Đánh giá tình hình tài chính giúp doanh nghiệp xác định khả năng duy trì hoạt động kinh doanh ổn định và thực hiện các cam kết dài hạn của nhà cung ứng. Thông qua đó, tổ chức có thể giảm thiểu rủi ro gián đoạn chuỗi cung ứng đột ngột do nhà cung cấp gặp khó khăn về tài chính, phá sản hoặc không đủ khả năng mở rộng sản xuất.

Các chỉ số cần xem xét khi đánh giá năng lực tài chính của đơn vị cung ứng gồm:

• Doanh thu hàng năm
• Lợi nhuận
• Tỷ lệ nợ
• Khả năng thanh khoản

Đối với các hợp đồng lớn hoặc dài hạn, việc yêu cầu cung cấp báo cáo tài chính đã kiểm toán là yêu cầu cần thiết để đảm bảo nhà cung cấp có đủ nguồn lực thực hiện cam kết.

Dịch vụ khách hàng và hỗ trợ

Chất lượng dịch vụ sau bán hàng ảnh hưởng rất lớn đến trải nghiệm hợp tác. Vì vậy, trong form đánh giá nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể thêm các checklist về dịch vụ khách hàng và hỗ trợ của đối tác như:

• Thời gian phản hồi yêu cầu
• Khả năng xử lý khiếu nại và vấn đề kỹ thuật
• Chính sách đổi trả hàng

Khả năng quản lý rủi ro

Việc đánh giá khả năng quản lý rủi ro của nhà cung ứng là vô cùng cần thiết để doanh nghiệp đảm bảo tính liên tục của chuỗi cung ứng trước các sự kiện bất ngờ (thiên tai, xung đột, hay khủng hoảng kinh tế,…). Trong checklist đánh giá năng lực nhà cung cấp, doanh nghiệp nên tập trung vào các yếu tố như:

• Kế hoạch dự phòng của nhà cung cấp
• Nguồn cung dự phòng
• Khả năng phục hồi sau sự cố
• Lịch sử xử lý khủng hoảng

Tuân thủ pháp lý

Đối với các ngành nghề có nhiều quy định, yêu cầu cao về chất lượng hoặc các tiêu chuẩn về môi trường; trong form mẫu đánh giá năng lực nhà cung cấp, doanh nghiệp nên xem xét:

• Các chứng nhận quốc tế hoặc chứng nhận chuyên ngành nhà cung ứng đã đạt được
• Cam kết ESG của công ty
• Quy trình xử lý chất thải
• …

Các bước tạo form đánh giá nhà cung cấp chuyên nghiệp

Một form đánh giá nhà cung cấp chuyên nghiệp cần được xây dựng theo quy trình rõ ràng để đảm bảo tính đầy đủ, nhất quán và có thể sử dụng lâu dài. Dưới đây là cách tạo form đánh giá năng lực nhà cung cấp chuẩn, doanh nghiệp có thể áp dụng:

Quy trình tạo form đánh giá nhà cung cấp

Bước 1: Xác định mục tiêu đánh giá

Đầu tiên, doanh nghiệp cần làm rõ mục đích xây dựng mẫu đánh giá nhà cung cấp. Form này sẽ được dùng để đánh giá lần đầu khi lựa chọn nhà cung cấp mới, đánh giá định kỳ nhà cung cấp hiện tại hay đánh giá đặc biệt khi có sự cố. Việc xác định rõ mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp chọn ra các tiêu chí đánh giá phù hợp nhất.

Bước 2: Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá

Doanh nghiệp có thể dựa vào những checklist đánh giá nhà cung cấp ở phần trên và chọn ra những yêu cầu phù hợp nhất với ngành nghề, quy mô và yêu cầu kỹ thuật của mình.

Lưu ý, doanh nghiệp chỉ nên chọn những tiêu chí thực sự tác động đến hiệu quả chuỗi cung ứng, tránh tạo ra biểu mẫu quá phức tạp với những thông tin không cần thiết. Ngoài ra, các tiêu chí đánh giá nên được lượng hóa càng nhiều càng tốt để tránh đưa ra nhận xét theo cảm tính.

Bước 3: Xây dựng thang đo và cách tính điểm

Mỗi tiêu chí trong checklist đánh giá nhà cung cấp cần có thang đo rõ ràng và cách tính điểm cụ thể. Thang đo phổ biến thường là 1 – 5 hoặc 1 – 10. Ví dụ, về tỷ lệ giao hàng đúng hạn, 5 điểm cho ≥98%, 4 điểm cho 95-97%, 3 điểm cho 90 – 94%.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần xác định trọng số cho từng nhóm tiêu chí. Điều này giúp phản ánh mức độ quan trọng của từng tiêu chí khi đánh giá năng lực của nhà cung cấp. Ví dụ, yếu tố chất lượng có thể chiếm 30%, giá cả 20%, giao hàng 25%, dịch vụ 15%, tài chính 10%.

Bước 4: Thiết kế bố cục và định dạng biểu mẫu

Form mẫu đánh giá năng lực nhà cung cấp nguyên vật liệu cần có cấu trúc logic, dễ đọc và dễ điền. Người thiết kế nên chia biểu mẫu thành các phần rõ ràng theo nhóm tiêu chí, sử dụng bảng biểu, checkbox, menu thả xuống để thuận tiện cho việc thu thập dữ liệu.

Nếu sử dụng file Excel đánh giá nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể áp dụng các công thức tự động tính điểm để dễ dàng tổng hợp và báo cáo.

Bước 5: Xây dựng hướng dẫn sử dụng

Để đảm bảo tính nhất quán trong việc đánh giá, doanh nghiệp nên xây dựng tài liệu hướng dẫn chi tiết về cho từng tiêu chí, cách chấm điểm, nguồn thông tin tham khảo và quy trình thu thập dữ liệu. Hướng dẫn này giúp những người đánh giá khác nhau đưa ra kết quả tương đồng khi đánh giá cùng một nhà cung cấp, tăng tính khách quan và tin cậy của hệ thống.

Xem thêm: Cách nâng cao hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng

5 mẫu form đánh giá nhà cung cấp phổ biến nhất hiện nay

Dưới đây là 5 mẫu đánh giá nhà cung cấp toàn diện đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhất hiện nay:

Form mẫu đánh giá năng lực nhà cung cấp mới

Đây là biểu mẫu dùng trong giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp lần đầu, giúp doanh nghiệp xác minh mức độ phù hợp của nhà cung ứng trước khi hợp tác. Mẫu đánh giá năng lực nhà cung cấp bằng Excel này tập trung vào phân tích hồ sơ doanh nghiệp, năng lực cung ứng và khả năng đáp ứng yêu cầu đặc thù.

Biểu mẫu đánh giá hiệu suất nhà cung cấp

Biểu mẫu này được sử dụng định kỳ để đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp dựa trên số liệu thực tế. Các chỉ số quan trọng thường được sử dụng trong biểu mẫu này có thể kể đến: Tỷ lệ giao hàng đúng hạn, tỷ lệ lỗi chất lượng, thời gian phản hồi và mức độ tuân thủ hợp đồng. Mục đích của checklist đánh giá nhà cung cấp này là để đo lường hiệu suất liên tục giúp doanh nghiệp có căn cứ xếp hạng, duy trì hoặc yêu cầu cải thiện nhà cung ứng.

Biểu mẫu đánh giá hoạt động nhà cung cấp

Mẫu này tập trung đánh giá tổng thể cách thức vận hành của nhà cung cấp, bao gồm: Hệ thống quản lý chất lượng, quy trình sản xuất, tiêu chuẩn an toàn, bảo trì thiết bị và khả năng kiểm soát rủi ro. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể xem xét mức độ chuyên nghiệp, sự ổn định và khả năng duy trì chất lượng của đơn vị cung cấp trong dài hạn.

Form đánh giá lại nhà cung cấp

File đánh giá này được sử dụng trong các trường hợp nhà cung cấp đã phát sinh vấn đề như chất lượng không ổn định, giao hàng chậm,… Nội dung đánh giá thường tập trung vào rà soát lại toàn bộ dữ liệu liên quan đến hiệu suất, phân tích nguyên nhân và đánh giá mức độ cải thiện của nhà cung ứng sau các hành động khắc phục. Đây là cơ sở để tổ chức quyết định tiếp tục hợp tác, đưa vào danh sách theo dõi hoặc loại bỏ khỏi hệ thống.

Bảng đánh giá tổng thể nhà cung cấp

Mẫu đánh giá tổng thể giúp doanh nghiệp nhận xét một cách toàn diện nhà cung cấp trên nhiều nhóm tiêu chí: chất lượng, giá cả, tiến độ, dịch vụ, quản trị rủi ro và tuân thủ pháp lý. Form đánh giá nhà cung cấp tổng thể bằng Excel thường đi kèm thang điểm và trọng số rõ ràng, cho phép đưa ra điểm số cuối cùng và xếp hạng nhà cung cấp theo chuẩn A – B – C hoặc Tốt – Trung Bình – Yếu kém.

Xem thêm: Bí quyết quản trị mua hàng tối ưu cho doanh nghiệp

Quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO

Với những doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2015, việc đánh giá nhà cung cấp là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo chất lượng đầu vào. Tiêu chuẩn này yêu cầu các tổ chức phải xác định và lưu giữ bằng chứng về tiêu chí lựa chọn, đánh giá, tái đánh giá nhà cung ứng bên ngoài.

Theo ISO, quy trình đánh giá nhà cung ứng tiềm năng nên được chia theo 3 giai đoạn: Đánh giá trước khi lựa chọn, đánh giá trong quá trình và đánh giá định kỳ. Doanh nghiệp nên lưu trữ hồ sơ đánh giá nhà cung cấp để theo dõi và cải tiến liên tục.

Việc tuân thủ quy trình đánh giá nhà cung cấp theo chuẩn ISO là chìa khóa để cải thiện hiệu quả quản lý chất lượng trong doanh nghiệp. Điều này mang lại nhiều lợi ích lớn như: Tăng cường sự tin tưởng của khách hàng, tạo tiền đề cho việc thâm nhập các thị trường quốc tế khó tính, đồng thời chứng minh cam kết không ngừng về chất lượng của doanh nghiệp.

3S ERP – Giải pháp quản lý nhà cung cấp hiệu quả cho doanh nghiệp sản xuất

Việc chỉ sử dụng form đánh giá nhà cung cấp bằng Excel khiến dữ liệu phân tán và khó theo dõi. Để chuẩn hóa toàn bộ quy trình, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng 3S ERP.

3S ERP là giải pháp quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tổng thể. Phần mềm cho phép lãnh đạo quản lý các nguồn lực quan trọng như: Tài chính, con người, nguyên vật liệu, máy móc, nhà xưởng thông qua 6 module chức năng lõi gồm:  Tài chính kế toán, mua hàng, bán hàng, hàng tồn kho, sản xuất, trục kế hoạch sản xuất thông minh.

Trong đó, module quản trị mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý, đánh giá lựa chọn nhà cung cấp hiệu quả với các tính năng chính như:

• Thiết lập danh mục nhà cung cấp
• Quản lý báo giá nhà cung cấp
• Đánh giá chất lượng nhà cung cấp theo nhiều tiêu chí: Chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng, cost down,…

Nhờ sự trợ giúp của 3S ERP, doanh nghiệp có thể quản lý đơn vị cung cấp xuyên suốt quá trình hợp tác, đồng thời, xây dựng hệ thống quản lý nhà cung cấp chuyên nghiệp, minh bạch để nâng cao năng lực cạnh tranh và đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra.

Có thể thấy, việc xây dựng và áp dụng form đánh giá nhà cung cấp chuẩn hóa là chiến lược cốt lõi để doanh nghiệp kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu đầu vào, tối ưu chi phí và giảm thiểu rủi ro chuỗi cung ứng. Bằng cách tham khảo 5 mẫu form và quy trình tạo form đánh giá chi tiết được chia sẻ ở trên, kết hợp cùng với các giải pháp quản trị chuyên nghiệp như 3S ERP, doanh nghiệp hoàn toàn có thể xây dựng hệ thống quản lý nhà cung cấp chuyên nghiệp, hiệu quả. Hãy bắt tay vào chuẩn hóa hệ thống đánh giá ngay hôm nay!