Chi phí ngoài sản xuất là gì? Thành phần, cách tính và giải pháp tối ưu chi phí ngoài sản xuất

Mặc dù không liên quan trực tiếp đến quá trình vận hành sản xuất, chi phí ngoài sản xuất lại chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Vậy chi phí ngoài sản xuất là gì? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về chi phí ngoài sản xuất, từ định nghĩa, cách tính đến các phương pháp tối ưu hiệu quả.

Chi phí ngoài sản xuất là gì?

“Chi phí ngoài sản xuất là gì?” là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi xây dựng hệ thống quản lý tài chính.

Theo định nghĩa trong kế toán quản trị, chi phí ngoài sản xuất là tập hợp các khoản chi không phát sinh trực tiếp trong quá trình tạo ra sản phẩm và dịch vụ, nhưng lại liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như: Chi phí quản lý, bán hàng, marketing, nghiên cứu phát triển sản phẩm (R&D),…

Mặc dù không tạo ra sản phẩm cụ thể như chi phí sản xuất trực tiếp (nguyên vật liệu, nhân công hay máy móc), song những chi phí này lại đóng vai trò thiết yếu trong việc duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Những khoản chi này thường xuất hiện trong các báo cáo tài chính và đóng vai trò quan trọng trong việc xác định lợi nhuận thuần, dòng tiền, hiệu quả hoạt động tổng thể.

Chi phí ngoài sản xuất đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh tổng thể

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, chi phí ngoài sản xuất cần phân loại và hạch toán riêng biệt để đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính và hỗ trợ các quyết định quản lý hiệu quả.

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, việc hiểu rõ chi phí ngoài sản xuất là gì không chỉ giúp quản trị tài chính hiệu quả hơn mà còn là cơ sở để doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, từ đó tăng khả năng cạnh tranh và đảm bảo sự phát triển bền vững.

Xem thêm: Chi phí sản xuất chung là gì? Cách phân bổ chi phí sản xuất chung chuẩn xác

Chi phí ngoài sản xuất bao gồm những gì?

Bên cạnh thắc mắc “Chi phí ngoài sản xuất là gì?”, nhiều nhà quản lý cũng muốn làm rõ thêm những thành phần của chi phí ngoài sản xuất. Do đó, trong phần này, ITG Technology giải đáp chi tiết câu hỏi này.

Về bản chất, chi phí ngoài sản xuất được phân thành 4 nhóm chính:

Các thành phần trong chi phí ngoài sản xuất

Chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là một thành phần quan trọng của chi phí ngoài sản xuất, bao gồm các khoản chi phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm hoặc dịch vụ:

• Chi phí quảng cáo và marketing: Các khoản chi cho việc xây dựng hình ảnh thương hiệu, quảng cáo sản phẩm trên các phương tiện truyền thông, tổ chức sự kiện,…
• Chi phí bán hàng trực tiếp: Hoa hồng bán hàng bán hàng cho đại lý, chi phí vận chuyển (phí thuê vận tải, nhiên liệu, phí logistics), đóng gói sản phẩm.
• Chi phí nhân viên bán hàng: Lương, thưởng, phụ cấp và các phúc lợi cho đội ngũ kinh doanh
• Chi phí vật tư tiêu hao cho hoạt động bán hàng: Bao bì, mẫu thử, POSM,…
• Chi phí trưng bày sản phẩm: Phí thuê mặt bằng, điện nước, trang trí showroom, thiết kế gian hàng hội chợ,…

Đây là khoản chi quan trọng giúp doanh nghiệp tạo ra doanh thu, xây dựng lòng tin với khách hàng và mở rộng tệp khách hàng mới. Thông thường, chi phí bán hàng được chia thành hai loại chính là: Chi phí cố định (không thay đổi theo số lượng sản phẩm bán ra) và chi phí biến đổi (thay đổi theo doanh số bán hàng).

Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp là nhóm chi phí liên quan đến hoạt động vận hành và quản lý chung, bao gồm:

• Lương và phụ cấp cho nhân viên quản lý: Lương, thưởng, phụ cấp và các khoản chi khác cho nhân viên tại các bộ phận quản lý, nhân sự, kế toán và hành chính.
• Chi phí mặt bằng và cơ sở hạ tầng: Chi phí thuê văn phòng, nhà kho và các cơ sở vật chất khác.
• Chi phí tiện ích: Điện, nước, internet, viễn thông, văn phòng phẩm và các dịch vụ tiện ích khác.
• Chi phí bảo hiểm: Bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm, và các loại bảo hiểm khác.
• Chi phí công tác: Bao gồm các khoản phí liên quan đến việc đi lại, tiếp khách.
• Chi phí pháp lý và kiểm toán: Chi phí cho dịch vụ luật, tư vấn thuế, kiểm toán nội bộ hoặc thuê ngoài.
• Chi phí công nghệ thông tin: Hạ tầng và thiết bị công nghệ thông tin, chi phí phần mềm quản lý…
• Chi phí đào tạo và phát triển nhân sự: Chi phí cho nhân sự tham gia hội thảo, khóa học, mời chuyên gia cố vấn…

Chi phí tài chính

Nhóm chi phí này bao gồm các khoản chi phí phát sinh từ hoạt động tài chính của doanh nghiệp như:

• Chi phí lãi vay: Lãi phải trả cho các khoản vay ngắn hạn và dài hạn
• Chi phí phát sinh từ các giao dịch tài chính: Gồm chi phí cho các dịch vụ ngân hàng, tổn thất tỷ giá khi chuyển đổi tiền tệ và các chi phí tài chính khác.
• Chi phí dự phòng tài chính: Dự phòng phải thu khó đòi, đầu tư tài chính ngắn hạn hoặc dài hạn.
• Thuế phí: Thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế tài sản và các loại phí khác.

Chi phí nghiên cứu và phát triển (chi phí R&D)

Hoạt động R&D đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đổi mới sản phẩm, dịch vụ; giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh với nhu cầu thay đổi liên tục của thị trường. Vì vậy, chi phí cho hoạt động nghiên cứu và phát triển là một thành phần không thể thiếu trong chi phí ngoài sản xuất. Chi phí này bao gồm:

• Chi phí nhân sự: Lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ cho đội ngũ nghiên cứu, kỹ sư.
• Chi phí thiết bị: Chi phí mua sắm và bảo trì các thiết bị, máy móc, công nghệ phục vụ cho hoạt động nghiên cứu, phát triển sản phẩm.
• Chi phí nguyên vật liệu: Chi phí cho các nguyên vật liệu, hóa chất, linh kiện… dùng trong quá trình nghiên cứu, thử nghiệm.
• Các chi phí khác: Chi phí đăng ký bản quyền, nhãn hiệu, chi phí tham gia các hoạt động nghiên cứu khoa học.

Tóm lại, chi phí ngoài sản xuất bao gồm các khoản chi phục vụ hoạt động vận hành, tiêu thụ sản phẩm và quản trị doanh nghiệp. Dù không trực tiếp cấu thành giá thành sản phẩm, nhưng nếu không được quản lý tốt, những khoản chi này có thể “ăn mòn” lợi nhuận và cản trở tăng trưởng của doanh nghiệp.

Có thể bạn quan tâm: Chi phí sản xuất gồm những gì? Cách tính chi phí sản xuất

Cách tính chi phí ngoài sản xuất

Tính toán chi phí ngoài sản xuất chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp định giá sản phẩm hợp lý mà còn hỗ trợ quản lý ngân sách hiệu quả và đưa ra chiến lược tiết giảm chi phí đúng đắn. Dưới đây là công thức tính chi phí ngoài sản xuất:

Chi phí ngoài sản xuất = Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý doanh nghiệp + Chi phí tài chính + Chi phí nghiên cứu và phát triển

Một số lưu ý quan trọng khi tính chi phí ngoài sản xuất:

Chi phí ngoài sản xuất được tính bằng tổng chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính và chi phí nghiên cứu phát triển

Phân loại chi phí

Ngoài việc phân biệt rõ chi phí sản xuất (chi phí tạo ra sản phẩm) và chi phí ngoài sản xuất (chi phí để bán sản phẩm và phục vụ cho hoạt động quản lý), doanh nghiệp cũng cần phân loại chính xác các khoản chi phí ngoài sản xuất phát sinh trong kỳ theo nhóm phù hợp (Chi phí bán hàng, chi phí quản lý, chi phí tài chính, chi phí nghiên cứu và phát triển).

Xác định kỳ kế toán

Chi phí ngoài sản xuất được tính cho một kỳ kế toán cụ thể (tháng, quý, năm) để phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính. Bên cạnh đó, việc xác định kỳ kế toán cũng giúp doanh nghiệp đặt ra hạn mức chi tiêu cụ thể cho từng loại chi phí và theo dõi sự biến động theo thời gian.

Lựa chọn phương pháp kế toán

Phương pháp kế toán có thể ảnh hưởng đến việc xác định thời điểm và cách thức ghi nhận các khoản chi phí ngoài sản xuất. Áp dụng phương pháp phù hợp sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và phản ánh rõ thực trạng tài chính của doanh nghiệp. Có 2 phương pháp kế toán phổ biến là:

1. Kế toán cơ sở tiền mặt: Theo phương pháp này, các chi phí ngoài sản xuất chỉ được ghi nhận vào sổ sách khi doanh nghiệp đã thanh toán các khoản đó. Nếu có chi phí phát sinh nhưng chưa được thanh toán (ví dụ, hóa đơn quảng cáo chưa đến hạn), khoản này sẽ chưa được ghi nhận là chi phí.
2. Kế toán cơ sở dồn tích: Phương pháp này yêu cầu doanh nghiệp ghi nhận chi phí ngoài sản xuất ngay khi phát sinh, bất kể tiền đã được thanh toán hay chưa. Ví dụ, doanh nghiệp nhận được một hóa đơn tiền điện cho văn phòng vào cuối tháng nhưng chưa thanh toán, chi phí này vẫn sẽ được ghi nhận trong tháng đó.

Xem thêm: 5 Cách giảm chi phí sản xuất cho doanh nghiệp

Cách tối ưu chi phí ngoài sản xuất cho doanh nghiệp

Giảm chi phí ngoài sản xuất không có nghĩa là cắt giảm mọi khoản chi. Thay vào đó, doanh nghiệp cần xác định đâu là khoản chi thiết yếu và đâu là khoản có thể tối ưu, tái cấu trúc hoặc tự động hóa. Dưới đây là một số cách hiệu quả giúp tối ưu chi phí ngoài sản xuất:

Phương pháp tối ưu chi phí ngoài sản xuất cho doanh nghiệp

Áp dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả quản lý chi phí ngoài sản xuất

Một trong những phương pháp hiệu quả nhất để tối ưu chi phí ngoài sản xuất là sử dụng phần mềm quản lý để theo dõi, tính toán và phân bổ chi phí hợp lý.

Chẳng hạn, với phần mềm 3S ERP của ITG, doanh nghiệp có thể kiểm soát chi phí ngoài sản xuất hiệu quả thông qua phân hệ Tài chính kế toán. Với 3S ERP, doanh nghiệp có thể:

• Tự động phân loại chi phí theo từng bộ phận: Giúp doanh nghiệp theo dõi chi phí bán hàng, chi phí quản lý, chi phí tài chính ở từng bộ phận.
• Quản lý ngân sách hiệu quả: Phần mềm hỗ trợ thiết lập và quản lý ngân sách cho từng khoản chi và cảnh báo khi chi tiêu vượt quá giới hạn đã đặt ra, giúp kiểm soát chi phí chặt chẽ.
• Kiểm soát dòng tiền: Hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ dòng tiền trong doanh nghiệp bao gồm: dòng tiền khả dụng, dòng tiền phải thu, dòng tiền phải trả, giá trị tồn kho,…
• Quản lý tiền mặt, tiền gửi, tiền vay: Quản lý quy trình thanh toán và các quỹ tiền mặt, tiền gửi. Quản lý các hợp đồng tín dụng, khế ước vay.
• Quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ: Cho phép khai báo và tính khấu hao tài sản cùng nhiều dữ kiện khác giúp doanh nghiệp tính toán chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả.
• Quản lý hóa đơn điện tử: Tích hợp với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử để quản lý và xuất hóa đơn nhanh chóng.
• Quản lý chi phí sản xuất và tính giá thành: Cho phép tính giá thành theo nhiều phương pháp. Bên cạnh đó, hỗ trợ doanh nghiệp phân tách rõ ràng chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất.
• Báo cáo chi phí chi tiết, đa chiều: Cung cấp các báo cáo phân tích chi phí ngoài sản xuất chi tiết theo từng phòng ban, từng chiến dịch, từng loại chi phí; giúp lãnh đạo có cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính.

3S ERP là giải pháp quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tổng thể. Vì vậy, bên cạnh các tính năng nổi bật của module Tài chính kế toán nhằm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất hiệu quả, phần mềm này còn cung cấp các module mạnh mẽ khác như: Quản trị mua hàng, quản trị bán hàng, quản trị hàng tồn kho, quản trị sản xuất, trục kế hoạch sản xuất thông minh… giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện các nguồn lực quan trọng như Tài chính, Con người, Nguyên vật liệu, Máy móc, Nhà xưởng.

Thiết lập ngân sách chi tiết

Để tối ưu chi phí ngoài sản xuất, doanh nghiệp cần lập một kế hoạch ngân sách chi tiết cho từng khoản chi tiêu. Kế hoạch được lập cần:

• Đặt ra ngân sách chi tiêu cụ thể theo quý/năm cho từng bộ phận
• Thiết lập các chỉ số KPI để đo lường hiệu quả của mỗi khoản chi

Sau khi có kế hoạch cụ thể, doanh nghiệp cũng cần thường xuyên rà soát, đối chiếu chi phí thực tế với kế hoạch đã đặt ra để kịp thời điều chỉnh, đảm bảo dòng tiền được sử dụng một cách tối ưu nhất.

Xác định các khoản chi trọng tâm

Việc xác định rõ các khoản chi trọng tâm cần ưu tiên quản lý sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí ngoài sản xuất.

Thực tế, không phải tất cả mọi khoản chi đều có tác động như nhau đến hiệu quả kinh doanh. Bằng cách phân tích và đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng khoản mục, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào những hoạt động mang lại giá trị cao nhất, đồng thời cắt giảm các khoản chi kém hiệu quả như: Chi phí in ấn không cần thiết, quy trình thủ công,… Để làm được điều này, doanh nghiệp cần phân loại chi phí dựa trên mức độ quan trọng, khả năng kiểm soát và tiềm năng tiết kiệm.

Tích hợp vào chiến lược tổng thể

Chi phí ngoài sản xuất cần được nhìn nhận một cách toàn diện và lồng ghép vào chiến lược kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp. Điều này đồng nghĩa với việc trong quá trình hoạch định chiến lược, doanh nghiệp không chỉ cân nhắc chi phí sản xuất mà còn phải tính đến các khoản chi liên quan đến quản trị, marketing, phân phối và các hoạt động hỗ trợ khác. Việc tiếp cận theo hướng tổng thể sẽ giúp đảm bảo rằng mọi quyết định được đưa ra đều dựa trên cái nhìn toàn diện về hiệu quả vận hành và mục tiêu dài hạn của tổ chức.

Hiểu đúng chi phí ngoài sản xuất là gì, nắm rõ cách tính và kiểm soát chi phí ngoài sản xuất là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì hiệu quả tài chính, tối ưu hoạt động và nâng cao khả năng cạnh tranh. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí ngoài sản xuất hiệu quả, hãy liên hệ đến hotline 092.6886.855 để các chuyên gia của ITG đồng hành cùng bạn!