Tài liệu SRS là gì? Hướng dẫn viết tài liệu SRS chuyên nghiệp

Trong các dự án phần mềm, việc hiểu sai hoặc diễn giải không đầy đủ yêu cầu từ phía doanh nghiệp thường là nguyên nhân chính dẫn đến chậm tiến độ, sản phẩm tạo ra không đáp ứng yêu cầu. Do đó, tài liệu SRS đã ra đời nhằm tạo ra “tiếng nói chung” cho khách hàng và đội ngũ phát triển phần mềm. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu tài liệu SRS là gì, cấu trúc và cách viết tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm SRS chuẩn.

Tài liệu SRS là gì?

Tài liệu SRS (Software Requirement Specification) là tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm, mô tả chi tiết yêu cầu chức năng, phi chức năng (hiệu suất, bảo mật, giao diện người dùng,…) và các ràng buộc kỹ thuật của hệ thống trước khi bắt đầu phát triển.

Tài liệu SRS là gì?

Trong chu trình phát triển phần mềm, tài liệu đặc tả SRS thường được tạo ra ở giai đoạn phân tích yêu cầu. Tài liệu này đóng vai trò là cầu nối giúp người dùng và đội ngũ kỹ thuật của nhà phát triển hiểu đúng, đủ về phạm vi, cách thức hoạt động của phần mềm.

Các thành phần trong tài liệu SRS

Cấu trúc tài liệu SRS chuẩn thường bao gồm 6 thành phần chính sau đây:

7 Thành phần trong tài liệu SRS

Phần giới thiệu (Introduction)

Phần giới thiệu giúp các bên liên quan hiểu tổng quan về mục tiêu dự án, phạm vi phần mềm và những thuật ngữ, từ viết tắt được sử dụng trong tài liệu.

Chi tiết các mục trong phần giới thiệu của tài liệu SRS gồm:

• Mục tiêu: Mô tả mục tiêu của tài liệu SRS và phạm vi của tài liệu này trong dự án.
• Phạm vi dự án: Mô tả các chức năng chính của phần mềm và giới hạn phạm vi của hệ thống.
• Đối tượng sử dụng tài liệu: Xác định các đối tượng sử dụng tài liệu như BA, Developer, Tester, PM, khách hàng,…
• Tài liệu tham chiếu: Liệt kê các tài liệu liên quan như BRD, tài liệu thiết kế hệ thống, chuẩn kỹ thuật được áp dụng,…
• Định nghĩa thuật ngữ: Liệt kê các từ viết tắt, thuật ngữ chuyên ngành sử dụng trong tài liệu đặc tả SRS để tránh nhầm lẫn trong quá trình trao đổi.

Yêu cầu mức độ tổng thể (High Level Requirement)

Phần này trong tài liệu SRS tập trung mô tả các yêu cầu chức năng và phi chức năng quan trọng của phần mềm ở mức độ tổng quan thay vì phân tích chi tiết từng thành phần kỹ thuật. Các mục chính của phần High Level Requirement gồm:

• Yêu cầu chức năng cấp cao (High Level Functional Requirements): Liệt kê các nhóm chức năng chính mà hệ thống sẽ cung cấp. Ví dụ, đăng nhập, quản lý người dùng, tạo báo cáo, xử lý đơn hàng. Không cần chi tiết từng màn hình, nhưng nên mô tả mục đích và phạm vi của các chức năng lớn.
• Yêu cầu phi chức năng cấp cao (High Level Non-Functional Requirements): Bao gồm các yêu cầu về hiệu năng, mức độ bảo mật, khả năng mở rộng, tính khả dụng và khả năng bảo trì hệ thống,…
• Ràng buộc: Xác định các ràng buộc mà hệ thống phần mềm phải tuân theo để hoạt động ổn định. Ví dụ, phần cứng, nền tảng hoạt động cụ thể, quy định pháp lý hoặc tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng,…
• Giả định: Là các giả thiết mà người viết SRS đưa ra để phát triển tài liệu như giả định về hạ tầng IT, sự ổn định của API bên thứ ba, cách người dùng sử dụng phần mềm,…

Yêu cầu bảo mật (Security Requirement)

Mô tả chi tiết yêu cầu và khả năng bảo mật thông tin của hệ thống. Thông qua phần này, người dùng có thể thấy được quyền hạn của mình khi sử dụng phần mềm. Các mục chính được đề cập trong phần yêu cầu bảo mật bao gồm:

• Quản lý truy cập: Mô tả cách xác thực người dùng, phân quyền, quản lý phiên đăng nhập/đăng xuất, timeout phiên,…
• Bảo vệ dữ liệu: Liệt kê các biện pháp bảo vệ dữ liệu khi truyền và lưu trữ như mã hóa, kiểm soát truy cập tới dữ liệu nhạy cảm, cách quản lý khoá mã hóa, sao lưu dữ liệu và bảo mật dữ liệu khi ở trạng thái nghỉ hoặc di chuyển.

Đặc tả Use Case (Use Case Specification)

Phần đặc tả Use Case của tài liệu yêu cầu phần mềm SRS mô tả chi tiết các tình huống mà người dùng tương tác với phần mềm và cách thức hệ thống phản hồi lại trong những tình huống đó. Thông thường, mỗi Use Case sẽ đề cập đến một chức năng/tính năng cụ thể của phần mềm.

Dưới đây là các mục chính được đề cập đến trong phần đặc tả Use Case:

• ID và Tên Use Case: Mỗi Use Case được đánh số và đặt tên rõ ràng để dễ theo dõi.
• Mô tả: Giải thích ngắn gọn mục tiêu và nội dung của  từng Use Case
• Các bước thực hiện: Mô tả cụ thể các bước người dùng sẽ thực hiện để tương tác với hệ thống và cách thức hệ thống xử lý, phản hồi lại.
• Điều kiện tiên quyết: Những điều kiện cần được thỏa mãn để đảm bảo Use Case có thể hoạt động được (ví dụ: Người dùng đã đăng nhập, có quyền truy cập).
• Luồng chính và luồng thay thế: Các kịch bản (chính và phụ) có thể xảy ra trong quá trình sử dụng phần mềm.
• Kết quả mong đợi: Kết quả người dùng mong đợi sẽ nhận được sau khi hoàn thành xong Use Case.

Những yêu cầu khác (Other Requirement)

Trong tài liệu SRS, phần yêu cầu khác đề cập đến những khía cạnh bổ sung quan trọng nhưng không nằm trong mục chức năng cao hay bảo mật. Đây là phần ghi nhận tất cả các yêu cầu còn lại như giao diện người dùng, dữ liệu, tính tương tác,… để SRS trở nên đầy đủ và toàn diện.

Các mục nằm trong phần yêu cầu khác gồm:

• Yêu cầu giao diện người dùng: Mô tả các yêu cầu về thiết kế giao diện như menu, bố cục, tương tác, màu sắc, khả năng tương thích,…
• Yêu cầu dữ liệu: Liệt kê cách thức hệ thống quản lý dữ liệu
• Yêu cầu về khả năng sử dụng: Mô tả yêu cầu về trải nghiệm người dùng (khả năng dễ học, dễ sử dụng, hỗ trợ đa ngôn ngữ,…)
• Yêu cầu về khả năng bảo trì: Phần mềm cần đáp ứng yêu cầu về khả năng mở rộng, chỉnh sửa,…
• Yêu cầu về khả năng phục hồi lỗi: Khi xảy ra lỗi hoặc sự cố, hệ thống cần có cách tự phục hồi, backup.
• Yêu cầu pháp lý: Tuân thủ quy định về thuế/kế toán, quy định bảo mật, quy định chất lượng,…

Yêu cầu tích hợp (Integration)

Phần này đề cập đến các yêu cầu liên quan đến việc tích hợp phần mềm với hệ thống khác hoặc các bên dịch vụ mạng. Các mục được đề cập trong phần yêu cầu tích hợp thường là:

• Yêu cầu giao diện phần cứng: Mô tả khả năng kết nối với các thiết bị phần cứng như máy quét barcode, thiết bị IoT,…
• Giao diện tích hợp: Mô tả các API, giao thức kết nối, định dạng dữ liệu (JSON, XML…) mà phần mềm sẽ cung cấp hoặc sử dụng.
• Khả năng tương thích: Mô tả khả năng hoạt động trên các trình duyệt, thiết bị, hệ điều hành khác nhau và khả năng tích hợp với các hệ thống bên thứ ba.
• Chuẩn giao tiếp: Xác định các chuẩn giao tiếp hoặc các giao thức cụ thể mà nền tảng công nghệ phải tuân thủ để đảm bảo khả năng tích hợp thông suốt với các phần mềm hoặc hệ thống ngoại vi khác.

Phụ lục (Appendices)

Phụ lục là nơi chứa các thông tin bổ sung và chi tiết mở rộng không nằm trong phạm vi chính của tài liệu SRS. Các mục trong phần phụ lục thường bao gồm:

• Sơ đồ và biểu đồ: Biểu đồ luồng dữ liệu, biểu đồ lớp, UML, BPMN… giúp minh họa cấu trúc và luồng xử lý.
• Dữ liệu mẫu: Bao gồm ví dụ về mẫu dữ liệu, kịch bản kiểm thử ban đầu, bộ dữ liệu thử nghiệm,…
• Tài liệu tham khảo: Liệt kê các tiêu chuẩn, sách, bài viết, báo cáo hoặc tài liệu nội bộ đã sử dụng khi xây dựng SRS.

Xem thêm: ​​Tài liệu URD là gì? Cách viết tài liệu URD

Phân biệt tài liệu SRS, BRD, FRS

Trong quá trình triển khai phần mềm, một số doanh nghiệp thường bị nhầm lẫn giữa ba loại tài liệu BRD, SRS và FRS. Hiểu rõ sự khác biệt giữa các tài liệu này sẽ giúp tổ chức tạo đúng tài liệu vào đúng thời điểm để phục vụ cho quá trình triển khai dự án.

Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp các đơn vị phát triển phần mềm phân biệt rõ tài liệu SRS với BRD và FRS:

Hướng dẫn cách viết tài liệu SRS chi tiết

Dưới đây là quy trình từng bước để tạo ra một tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm SRS chuyên nghiệp:

Cách viết tài liệu SRS chi tiết

Bước 1: Thu thập và phân tích yêu cầu

Bước đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của dự án và yêu cầu cụ thể của người dùng. Thông qua các buổi trao đổi làm việc, phỏng vấn trực tiếp khách hàng và các bên liên quan, đội phát triển có thể nắm bắt toàn bộ yêu cầu của hệ thống phần mềm sắp xây dựng.

Bước 2: Đặc tả yêu cầu chức năng

Xây dựng phần mô tả chi tiết tất cả các tính năng mà hệ thống cần cung cấp. Các mô tả này nên được tiếp cận từ góc độ của người dùng, làm rõ cách người dùng sẽ tương tác với nền tảng, luồng hoạt động và các đặc tính cụ thể của từng chức năng.

Bước 3: Xác định các yêu cầu phi chức năng

Song song với việc đặc tả chức năng, trong tài liệu SRS, doanh nghiệp cũng cần xác định rõ các yêu cầu phi chức năng mà hệ thống cần đáp ứng như: Chất lượng, hiệu năng, mức độ bảo mật, tính khả dụng (UX/UI), khả năng mở rộng,…

Bước 4: Hoàn thiện tài liệu

Để người đọc hiểu chính xác các nội dung trong tài liệu yêu cầu phần mềm SRS, người viết phải đảm bảo các yếu tố sau:

• Trình bày logic: Tài liệu SRS phải được sắp xếp theo bố cục khoa học, đảm bảo các thành phần được thể hiện rõ ràng, chi tiết.
• Chuẩn hóa ngôn ngữ: Tài liệu cần sử dụng thuật ngữ kỹ thuật tiêu chuẩn (có giải thích rõ ràng), tránh dùng các từ ngữ mơ hồ, dễ gây nhầm lẫn.
• Minh họa trực quan: Sử dụng biểu đồ, sơ đồ, khung giao diện mẫu, bảng biểu để trực quan hóa và làm rõ các yêu cầu phức tạp.

Bước 5: Xác nhận và phê duyệt yêu cầu

Sau khi hoàn thiện bản thảo, người viết tài liệu SRS cần trình bày và xác nhận lại tất cả các yêu cầu với khách hàng và các bên liên quan chính. Quá trình này giúp đảm bảo tài liệu đặc tả SRS phản ánh chính xác, đầy đủ mong đợi của các bên trước khi chuyển giao cho đội ngũ phát triển.

>> Tham khảo thêm: Các giai đoạn triển khai ERP: 10 bước triển khai phần mềm ERP thành công

Nguyên tắc khi viết tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm SRS

Để tài liệu SRS trở thành nền tảng tham chiếu chuẩn xác cho đội ngũ phát triển và các bên liên quan, việc tuân thủ các nguyên tắc biên soạn là vô cùng quan trọng. Dưới đây là những nguyên tắc viết nội dung SRS vừa dễ đọc, vừa đảm bảo khả năng triển khai thực tế:

1. Viết rõ ràng, cụ thể: Từ ngữ sử dụng trong tài liệu đặc tả SRS phải rõ ràng, tránh diễn giải mơ hồ hoặc đa ý để mọi đối tượng liên quan, từ khách hàng đến BA, PM, lập trình viên, tester đều hiểu được.
2. Minh họa yêu cầu bằng ví dụ thực tế (Specification by Example – SBE): Các yêu cầu nên đi kèm ví dụ hoặc kịch bản sử dụng, giúp người đọc hình dung cách hệ thống vận hành trong ngữ cảnh thực, tránh hiểu sai hoặc hiểu thiếu.
3. Tập trung vào nội dung cốt lõi: Nên tránh đưa các thông tin không quan trọng vào tài liệu SRS khiến người đọc mất tập trung. Thay vào đó, người viết nên tập trung vào những yêu cầu cốt lõi để tài liệu rõ ràng, dễ hiểu hơn.
4. Đảm bảo khả năng truy vết: Mỗi yêu cầu cần có mã định danh riêng và phải liên kết với các phần thiết kế, thử nghiệm, triển khai để dễ dàng truy vết, xử lý lỗi khi cần thiết.
5. Xác định tiêu chí chấp nhận: Xác định tiêu chí có thể đo lường được cho từng yêu cầu để xác nhận thành công sau khi hoàn thành.
6. Sắp xếp các yêu cầu theo mức độ ưu tiên: Phân loại các yêu cầu dựa trên mức độ quan trọng hoặc cấp bách để tập trung nguồn lực phát triển các tính năng mang lại giá trị cao trước.
7. Duy trì tính nhất quán: Sử dụng cùng một bộ thuật ngữ, cấu trúc chương mục, định dạng, cách đánh số xuyên suốt cấu trúc tài liệu SRS.
8. Thường xuyên rà soát và cập nhật yêu cầu: Xem xét, rà soát các yêu cầu thường xuyên với tất cả bên liên quan để đảm bảo tài liệu luôn chính xác, đầy đủ và phù hợp với mục tiêu dự án đang phát triển.

Vai trò của tài liệu SRS

SRS là tài liệu quan trọng được sử dụng trong quá trình phát triển phần mềm. Tài liệu này giúp doanh nghiệp:

Vai trò của tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm SRS

• Giảm rủi ro hiểu sai yêu cầu: Tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm SRS đóng vai trò như tiêu chuẩn chung để tất cả các bên bám theo. Khi các yêu cầu được mô tả rõ ràng, chi tiết và có sơ đồ minh họa trực quan, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu tình trạng hiểu sai, diễn giải thiếu chính xác yêu cầu của người dùng.
• Cơ sở để thiết kế và lập trình: Dựa vào thông tin mô tả về yêu cầu chức năng, hiệu suất, giao diện người dùng,… trong tài liệu SRS, đội ngũ phát triển phần mềm có thể nắm rõ chính xác các công việc cần thực hiện, đồng thời đưa ra quyết định quan trọng liên quan đến kiến trúc hệ thống, công nghệ sử dụng và luồng xử lý chi tiết.
• Đáp ứng đúng yêu cầu khách hàng: Căn cứ vào tài liệu yêu cầu SRS, doanh nghiệp có thể thiết kế phần mềm đáp ứng đúng yêu cầu và mong đợi của người dùng.
• Nâng cao hiệu quả kiểm thử: Dựa trên các yêu cầu chức năng và phi chức năng được mô tả chi tiết trong SRS, các chuyên viên kiểm thử có thể xây dựng các kịch bản kiểm thử đầy đủ và hiệu quả, đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra.
• Tạo thuận lợi cho bảo trì và nâng cấp: Tài liệu SRS được thể hiện rõ ràng sẽ giúp việc bảo trì, sửa lỗi, nâng cấp và mở rộng chức năng mới cho hệ thống trong tương lai trở nên nhanh chóng, dễ dàng hơn.

Thông qua bài viết, chúng ta có thể thấy, tài liệu SRS là nền tảng quan trọng của mọi dự án phát triển phần mềm. Hy vọng rằng, từ những chia sẻ ở trên, doanh nghiệp bạn có thể xây dựng một tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm SRS chuẩn mực và chuyên nghiệp.

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology