ERP TRONG MÔI TRƯỜNG ĐẠI HỌC

Nói đến giải pháp ERP (Enterprise Resource Planning), người ta nghĩ ngay đến các hệ thống phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp (DN). Tuy nhiên, từ năm 2000 trở lại đây, xu thế ứng dụng giải pháp ERP vào môi trường đại học (ĐH) đang phát triển mạnh mẽ. Những nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới như SAP, Peoplesoft đã và đang thành công với mô hình ERP cho hàng trăm ĐH lớn tại Mỹ, Anh, Đức…

Ở Việt Nam, công ty CMC là nhà cung cấp giải pháp quản lý thông tin tổng thể đầu tiên cho các ĐH theo mô hình ERP. Thực tế ứng dụng ở ĐH Nông Nghiệp 1 Hà Nội và một vài nơi khác đã cho thấy triển vọng của cách làm này.

Khái niệm giải pháp phần mềm ERP cho ĐH

Một hệ thống phần mềm ERP nói chung sẽ tích hợp tất cả các hoạt động quản lý và hành chính của DN từ khi nhập nguyên liệu, sản xuất cho đến khi bán hàng và sau bán hàng, bao gồm các phân hệ tài chính – kế toán, nhân sự, hậu cần, sản xuất, dịch vụ bảo hành và khách hàng, lập kế hoạch, báo cáo… Đối với mô hình ĐH, hệ thống ERP phải được chỉnh sửa và thêm bớt một số phân hệ như quản lý đào tạo – nghiên cứu, thư viện… (xem mô hình ERP mà hãng SAP đã áp dụng cho một số ĐH trên thế giới – hình 1).

Tại sao ĐH nên áp dụng giải pháp phần mềm ERP?

Trước tiên, việc chính phủ các nước khuyến khích ứng dụng CNTT trong giáo dục và sức ép của việc cắt giảm ngân sách giáo dục buộc các ĐH phải tìm phương pháp quản lý hiệu quả hơn, theo mô hình DN hạch toán độc lập. ĐH tích cực áp dụng phần mềm ERP còn do: Lượng sinh viên tăng nhanh trong khi năng lực và tài nguyên các trường hạn chế; khó khăn trong quản lý khi trường mở thêm chi nhánh; xu hướng tin học hoá giảng dạy và quản lý…

Giải pháp ERP có thể đưa được vào ĐH vì ĐH cũng là tổ chức có bộ máy hoạt động tương tự những DN lớn, nhiều phòng ban như: tài vụ, nhân sự, kế hoạch, hành chính, vật tư… ĐH cũng có những “bài toán” cần giải quyết như các cơ quan hiện đại khác: điều phối các nguồn tài nguyên, kiểm soát chi phí, thúc đẩy tính chuyên nghiệp và tự hạch toán các phòng ban.

Ích lợi của phần mềm ERP trong ĐH

Cũng như trong DN, giải pháp ERP đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho ĐH, đặc biệt trong việc quản lý tập trung cho những trường lớn có nhiều cơ sở cách xa nhau. ERP cho phép các tổ chức này hoạt động thông qua hệ thống mạng nội bộ và Internet với cấu trúc dữ liệu tập trung. Người sử dụng phân tán ở nhiều nơi có thể cập nhật dữ liệu và lấy thông tin cần thiết cho nhu cầu nghiệp vụ của mình thông qua máy tính cá nhân nối mạng. Nhờ hệ thống, báo cáo được cập nhật thông tin tức thời và thống nhất trong toàn bộ trường.

Sử dụng giải pháp phần mềm ERP, quá trình xét duyệt yêu cầu mua hàng trong nhà trường sẽ được thực hiện chỉ trong 1 ngày, chi phí giảm thiểu đáng kể. ĐH sẽ cùng với các công ty chuyên cung cấp hàng lập sẵn các mẫu hợp đồng thỏa thuận mua vật liệu và thiết bị khác nhau. Khi đơn đặt hàng của trường truyền đến các nhà cung cấp qua Internet, hợp đồng sẽ được phát sinh, giảm thiểu việc tái nhập liệu và nhiều công việc giấy tờ khác.

Giải pháp ERP cũng rất hữu ích trong quản lý nhân sự. Hệ thống quản lý nhân sự tốt cần có thông tin chính xác, báo cáo hiệu quả. Trước khi sử dụng ERP, dữ liệu được quản lý bằng các tệp dữ liệu sau khi thu thập thông số từ các phòng ban. Quản lý kiểu này gây khó khăn khi báo cáo và kiểm tra số liệu, chẳng hạn số liệu thu nhập cá nhân. Phần mềm ERP cho phép chỉnh sửa nhiều lần thông qua hệ thống quản lý thu nhập online, mọi nhân viên bây giờ có thể tin tưởng và kiểm soát được thu nhập của mình.

Thách thức khi áp dụng

Giải pháp phần mềm ERP thường có đủ chức năng quản lý nhà trường, tuy nhiên các trường sẽ gặp không ít khó khăn trong quá trình triển khai. Nguyên nhân sâu xa là nhiều tổ chức hiện tại thường quen ứng dụng CNTT “rời rạc” cho từng hoạt động chuyên biệt, trong khi ERP cố gắng tích hợp và liên kết tất cả hoạt động trong tổ chức. Ngoài ra, các giải pháp ERP được thiết lập sao cho ít phải thay đổi nhất khi áp dụng cho các tổ chức khác nhau. Nhưng không thể tránh việc luôn có sai lệch giữa hệ thống ERP với những tình huống cụ thể, những yêu cầu thực tế của các tổ chức riêng biệt.

Lựa chọn giữa việc “chỉnh sửa” giải pháp chuẩn hay thay đổi hoạt động hiện tại của tổ chức sao cho phù hợp với mô hình ERP có sẵn thường được đặt ra khi ứng dụng giải pháp ERP. Người dùng cần biết rằng chỉnh sửa chương trình quá nhiều sẽ làm hệ thống xa rời các tiêu chuẩn của nhà cung cấp, đồng nghĩa với việc khó sử dụng các phiên bản cập nhật hoặc mở rộng những chức năng mới. Việc chỉnh sửa do đó sẽ rất phức tạp và tốn kém. Thông thường các tổ chức chấp nhận giải pháp thay đổi cấu trúc của tổ chức cho phù hợp với hệ thống phần mềm ERP.

Quá trình đổi mới tổ chức và quy trình làm việc cho phù hợp mô hình ERP thực sự là một thách thức lớn đối với các ĐH. Quá trình này thường kéo dài ít nhất từ 3 đến 5 năm. Trong đó, chuyển đổi được thực hiện từng bước, nhiều quy trình công việc phải thực hiện theo phương án bán tự động để vừa sử dụng được phần mềm vừa linh hoạt trong thực tiễn hàng ngày. Người sử dụng nhiều lúc phải thực hiện thêm công việc liên quan tới quá trình đổi mới mà không đem lại lợi ích trực tiếp cho họ. Điều này đòi hỏi lãnh đạo nhà trường ở các cấp phải có nhiều biện pháp khuyến khích nhân viên tích cực đưa hệ thống ERP vào hoạt động.

Lời kết

Cũng giống như các DN lớn, ĐH áp dụng giải pháp phần mềm ERP thu được nhiều lợi ích, đặc biệt làm chuyển biến về chất công tác quản lý và điều hành. Tuy nhiên để thành công, nhà trường cần nỗ lực rất lớn thay đổi phương pháp làm việc sao cho phù hợp. Đây là quá trình lâu dài, đòi hỏi nhà trường và nhà cung cấp giải pháp luôn luôn hợp tác với nhau để giải quyết khó khăn hàng ngày khi đưa hệ thống vào thực tế.

“Không có thắng lợi nào không phải trả giá” (No Pain, No Gain). Đây là logic tất yếu cho việc ứng dụng PM quản lý vào tổ chức nói chung và ERP vào ĐH nói riêng. Người viết hy vọng đây sẽ là một gợi ý mở cho các nhà quản lý khi triển khai dự án “Nâng cao chất lượng giáo dục ĐH” (do Ngân Hàng Thế Giới – WB tài trợ 103,3 triệu USD, trong đó 4,5 triệu USD dùng cho các PMQL trong ĐH)

Theo pcworld.com.vn