ERP không đơn thuần chỉ là một phần mềm, đó là một phong cách quản lý mới

Ứng dụng ERP vào quản lý là một bước phát triển tất yếu sau nhiều năm các doanh nghiệp Việt Nam đã áp dụng các hệ thống phần mềm kế toán tài chính. Như đã nói, muốn áp dụng được ERP trước hết phải chuẩn hoá được quy trình nghiệp vụ, vì vậy không phải doanh nghiệp nào cũng dùng được ERP. ERP chỉ dành cho những doanh nghiệp thực sự hướng tới một văn hoá quản lý rành mạch, nghiêm túc. Các doanh nghiệp đã áp dụng ISO là những đối tượng rất tốt để triển khai ERP.

Áp dụng ERP sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết nhiều bài toán quản lý, một số ví dụ hiện đang là bức xúc của nhiều doanh nghiệp như sau:

• Tạo hệ thống kiểm soát tài chính nội bộ với các kiểm tra chéo.
• Tạo các báo cáo phân tích theo nhiều chiều một cách nhanh chóng.
• Quản lý một hệ thống nhiều kho để tránh tình trạng nơi này xuất nơi kia không nhập…
• Quản lý công nợ khách hàng.
• Quản lý hàng sản xuất dở dang, vật tư thu hồi, hàng trả lại…
• Tính giá thành sản xuất

Việc ứng dụng ERP cũng cần đi từ thấp đến cao theo một kế hoạch được cân nhắc thấu đáo, để tránh tình trạng chạy nhanh quá trong khi chân còn yếu. Vấn đề chủ yếu là các thành viên từ nhân viên đến lãnh đạo trong doanh nghiệp đều cần thời gian để làm quen với ERP và những sự thay đổi trong cách làm việc đi kèm với việc áp dụng ERP. Doanh nghiệp có thể triển khai ERP theo nhiều giai đoạn, với các giai đoạn chính như sau:

1. Giai đoạn 1: triển khai các phân hệ liên quan đến kế toán tài chính. Các phân hệ này nói chung cung cấp các chức năng của một phần mềm kế toán như hiện nay nhiều doanh nghiệp đã dùng. Vì vậy giai đoạn 1 sẽ tương đối dễ dàng.
2. Giai đoạn 2: triển khai các phân hệ liên quan đến hậu cần như quản lý kho, quản lý việc giao nhận hàng… Các phân hệ này sẽ lập tức tự tích hợp vào các phân hệ kế toán. Sau giai đoạn này ERP đã quản lý gần như mọi phòng ban trong doanh nghiệp, chỉ trừ dưới phân xưởng.
3. Giai đoạn 3: đối với các doanh nghiệp sản xuất, giai đoạn này sẽ triển khai các phân hệ liên quan đến quản lý sản xuất và giá thành sản phẩm. Tùy từng hệ thống ERP, việc quản lý sản xuất có thể rất chi tiết đến từng giờ máy và giờ công lao động.

Giai đoạn 1 và 2 nói chung có thể triển khai tại mọi doanh nghiệp. Giai đoạn 3 đòi hỏi việc sản xuất của doanh nghiệp phải tương đối quy củ và hiện đại. Có thể doanh nghiệp chỉ chọn áp dụng ERP đến giai đoạn 2 nếu thấy việc quản lý phân xưởng của mình còn quá nhiều yếu tố phi chuẩn. Nói chung trong thời gian mấy năm tới áp dụng được ERP đến giai đoạn 3 sẽ chỉ tập trung vào một số doanh nghiệp đầu đàn.

Muốn áp dụng được ERP trước hết phải hiểu ERP có thể làm được gì và không thể làm được gì. Đối với các nhà quản lý, điều cần nhớ là ERP không tự tạo ra sự thay đổi về quy trình làm việc mà điều này cần được làm trước khi áp dụng ERP. Ngược lại ERP sẽ góp phần đắc lực củng cố những quy trình làm việc mới theo ý đồ nhà quản lý. ERP giúp nhà quản lý tạo ra cơ chế kiểm soát nội bộ đáng tin cậy và tạo ra một nhịp làm việc đồng bộ với sự phân chia trách nhiệm rõ ràng, nhưng đồng thời lại phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

(Nguồn: eac.vn)